فرآیندهای سیستم مدیریت

طرحریزی فرآیندهای سیستم مدیریت نقش مهمی در استقرار سیستم های مدیریتی دارد در استانداردهای مدیریتی به شناسایی فرآیندها ، تعیین ورودی و خروجی فرایند ها و تعیین معیارهای پایش و اندازه‌گیری فرایندها و رویکرد فرآیندی تاکید شده است.

در این مطلب نحوه طرحریزی فرآیندهای سیستم مدیریتی بر اساس الزامات استانداردهای مدیریتی را تشریح می‌کنیم.

مهمترین استانداردهای مدیریتی که در آن به فرآیندهای سیستم مدیریت اشاره نموده است شامل:

• استاندارد ISO 9001:2015 بند 4-4- سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندها
• استاندارد ISO 13485:2016 بند 4 سیستم مدیریت کیفیت

فرآیندهای سیستم مدیریت را بر چه اساسی تعیین نماییم؟

• بر اساس جوهره  و مقاصد سازمان
• بر اساس دامنه سیستم مدیریتی
• شناخت از سازمان
• مصاحبه با مسئولین فرآیندهای سازمان
• الگوبرداری از تجارب موفق سازمان‌ها

مصاحبه نقش مهمی در شناسایی فرآیندهای سیستم مدیریتی دارد در برخی از سازمان ها، شناسایی فرآیندهای ان نیاز به شناخت دقیق مشاور از ان سازمان دارد .
مثال :
در یک سازمان A ، فرآیند فروش و فرآیند بازاریابی به تفکیک شناسایی شده است و در سازمان B ، فقط فرآیند فروش شناسایی شده و فعالیت‌های بازاریابی در داخل فرآیند فروش اجراء می‌شود.

مهمترین موضوعات طرحریزی فرآیندهای سیستم مدیریت :

تعیین ورودی و خروجی های فرآیندها

ورودی های موردنیاز و خروجی های مورد انتظار از هر فرآیند تعیین شود بدین منظور سازمان می تواند روش های مختلفی این ورودی و خروجی ها را به نمایش گذارد.
ورودی و خروجی هر یک از فرآیندها را می توان از طریق مدل های فرآیندی تعیین نمود عمومی ترین روش جهت تعیین ورودی و خروجی فرایندهای روش SIPOC می‌باشد.

تدوین شناسامه فرآیند برای هر یک از فرآیندهای سازمان، یکی از روش های متداول در تعیین ورودی و خروجی فرآیندهای سازمان می‌باشد

تعیین توالی و تعامل فرآیندها

در یک سازمان معمولا چندین فرآیند وجود دارد و توالی و تعامل بین فرآیندها از طریق ترسیم فلوچارت یا ترسیم تقشه فرایندها امکان پذیر است.

نقشه فرآیند موارد زیر را می تواند شامل شود:

• ورودی ها
• فرآیندهای اصلی
• تعامل بین فرآیندها با فلش‌ها
• خروجی ها
• فرآیندهای پشتیبانی

مثال توالی و تعامل فرآیندها :

• نقشه فرآیند تولید
• نقشه فرآیند مدرسه
• نقشه فرآیند تعمیرگاه

تعیین معیارها و روش های مورد نیاز جهت اطمینان از اثربخشی این فرآیندها

معیارها و روش های آن جهت اطمینان از اثربخشی اجرای فرآیندها و تعیین شاخص‌های عملکرد جهت پایش و اندازه‌گیری می‌باشد.

مثال شاخص های فرآیند

• شاخص های پایش و اندازه گیری در فرآیند های مدرسه
• نمونه شاخص فرآیند

تعیین منابع مورد نیاز جهت اجرای این فرآیندها

منابع شامل مواد اولیه، تامین کننده مشخصات امکانات و هر چیر دیگری که به کار گرفته می‌شود.

تعیین مسئولیت ها و اختیارات فرآیندها

مسئولیت و اختیارات به هر یک از فرآیندها تخصیص یابد مسئولیت ها و اختیارات هر یک از فرآیند معمولا در روش اجرایی یا دستورالعمل های مرتبط با ان فرآیند مشخص می شود همچنین می توان در شرح مسئولیت ها و اختیارات هر یک از شغل های مرتبط با ان فرایند این موضوع را تبیین نمود.

مثال مسئولیت ها و اختیارات فرآیندها :

• شرح وظایف نماینده مدیریت ایزو
• روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
• روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق
• روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

تعیین ریسک ها و فرصت های مرتبط با فرآیندها

این موضوع در استاندارد ISO 9001:2015 اضافه شده است و سازمان‌ها باید ریسک‌های مرتبط با فرآیندهای خود را جهت دستیابی به نتایج مورد انتظار ، پیشگیری یا کاهش اثرات نامطلوب و بهبود تعیین نمایند.

ارزیابی فرآیندها واعمال تغییر مورد نیاز در فرآیندها

ارزیابی فرآیندها از طریق مقایسه نتایج واقعی و نتایج مورد انتظار و تعیین انحراف آن صورت می‌گیرد.

بهبود فرآیندها

بهبود از طریق مختلف در فرآیندهای سیستم مدیریتی منجر به کاهش هزینه ها، کاهش عدم انطباق ها ، افزایش رضایتمندی مشتری می‌شود

روش های به کارگیری بهبود فرآیندها:

• به کارگیری چرخه دمینگ PDCA
• به کارگیری نمودارهای آماری منجر به کاهش یا حذف متغییرهای فرآیند می‌شود
• به کارگیری فرآیند نمونه گیری کنترل کیفیت
• تعیین ریسک ها و فرصت‌ها
• به کارگیری نمودار علت و معلول – استخوان ماهی Fish bon
• طراحی مجدد و مهندسی مجدد

می‌توان از فرم شناسنامه فرآیند برای تعیین توالی و تعامل و معیارهای فرآیند استفاده نمود.

مثال از فرآیند سیستم مدیریت برای اجرای دوره آموزشی:

نام فرآیند : اجرای دوره آموزشی

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد