روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

تدوین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق یا اطلاعات مستند شده تنها در برخی از استانداردهای مدیریتی ویرایش جدید الزام شده است و به‌منظور تحت کنترل قراردادن مدارک سیستم مدیریت و کنترل سوابق می‌توان این روش اجرایی را تدوین نمود

در استاندارد ISO 9001:2015 تدوین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق یا اطلاعات مستند شده  الزام نیست و سازمان‌ها می‌توانند در صورت نیاز، این روش اجرایی را مستند نمایند تنها در برخی از استانداردها نظیر اخذ نشان استاندارد ملی ایران یا استقرار ISO 13485 تدوین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق الزام است

در روش اجرایی کنترل مستندات و سوابق ، نحوه تعیین کد گذاری مدارک ،‌ نحوه بررسی کفایت مستندات ایزو وتوزیع و کنترل آنها، نحوه جمع‌آوری مستندات منسوخ‌شده و کنترل بر روی سوابق تشریح می‌شود.

در تمامی استانداردهای مدیریتی بر کنترل مستندات و سوابق تاکید شده است نظیر:

• بند 7–5 اطلاعات مستند شده در استاندارد ISO 9001:2015
• بند 7-5 اطلاعات مستند شده در استاندارد ISO 45001:2018
• بند 7-5 اطلاعات مستند شده در استاندارد ISO 14001:2015
• بند 4–2–3 کنترل مستندات در استاندارد ISO 9001:2008
• بند 4–2–4 کنترل سوابق استاندارد ISO 9001:2008
• بند 4–4–5 کنترل مستندات استاندارد OHSAS 18001  و استاندارد 2004:ISO 14001
• بند 4–5–4 کنترل سوابق استاندارد OHSAS 18001  و استاندارد 2004:ISO 14001
• بند 4–3–2 الزامات قانونی و سایر الزامات استاندارد OHSAS 18001  و استاندارد 2004:ISO 14001 (تحت کنترل قرار دادن مدارک برون سازمانی،بروز آوری و توزیع الزامات قانونی)

می‌توان برای کنترل مدارک و کنترل سوابق روش اجرایی مجزاء تهیه نمود یا کنترل مدارک و کنترل سوابق را در یک روش اجرایی با عنوان ” روش اجرایی کنترل مدارک وسوابق “‌ تشریح نمود.
با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان،یک نمونه روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق در ساختار روش اجرایی به شرح زیر ارائه شده است.

در ویرایش جدید استاندارد ایزو 9001، ‌ISO 9001:2015 اصطلاح اطلاعات مستند شده جایگزین کنترل مدارک و کنترل سوابق شده است.

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

1) هدف:

• تحت کنترل قرار دادن مدارک سیستم مدیریت
• شناسایی، جمع‌آوری، ثبت، دستیابی، تشکیل پرونده بایگانی، نگهداری و تعیین تکلیف برای سوابق  و برقرار نگهداشتن آن.

2)  دامنه کاربرد:

کلیه  مدارک و سوابق سیستم مدیریت

3) تعاریف:

سوابق کیفیت: مدارکی که شواهد عینی از فعالیتهای انجام‌گرفته یا نتایج حاصله را به‌دست می‌دهد. این سوابق شامل انواع فرمهای پرشده و گزارشات مختلف است.

4)      مراجع:

استاندارد ISO 9001:2015

5) مسئولیت‌ها

• مسئولیت کد گذاری مدارک سیستم مدیریت برعهده مدیر تضمین کیفیت است.
• مسئولیت شناسایی مدارک با منشأ برون‌سازمانی و تحت کنترل قرار دادن مدارک فنی بر عهده مدیر فنی است.
• مسئولیت شناسایی سایر مدارک (به‌جز مدارک فنی) با منشأ برون‌سازمانی بر عهده مدیر تضمین کیفیت است.
• مسئولیت نگهداری سوابق کیفیت هر واحد برعهده مسئول هر واحد می‌باشد.
• مسئولیت تکمیل فرم کنترل سوابق  برعهده  نماینده مدیریت  با همکاری مدیر/مسئول واحد مربوط است.
• مسئولیت نظارت بر اجرای این روش اجرایی بر عهده نماینده مدیریت است

6) شرح فعالیتهای روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

6–1) كنترل مدارک:

کدگذاری مدارک ایزو

ساختار کدگذاری مدارک ایزو می‌تواند در قالب دستورالعملی مجراء تهیه شود یا در همین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق لحاظ شود.

ساختار کد گذاری مدارک ايزو از سه سلول با کاراکتر حرفی و عددی می باشد
—             /       —                   —
سلول سوم              سلول دوم       سلول اول
سلول اول با دو کاراکتر حرفی مشخص کننده نوع مستند می باشد نظیر :
FR : فرم
WI : دستورالعمل
PR : روش اجرایی
QM : نظامنامه
QP : خط مشی
CP : برنامه کنترل

سلول دوم با دو کاراکتر عددی مشخص کننده شماره سریال  مستند  بر اساس نوع مستند ( سلول اول ) می باشد  این سلول از ۰۱ شروع می گردد
سلول سوم با دو کارکتر عددی مشخص کننده شماره ویرایش مستند می باشد شماره ویرایش از ۰۱ شروع می شود در صورت تغییر اجزای اصلی مستند شماره ویرایش تغییر می نماید

• مدارک جدید/ تغییریافته ازطریق واحد درخواست‌کننده، ازطریق فرم درخواست تغییر/ ایجادمدرک دریک نسخه به اطلاع نماینده مدیریت رسانده می‌شود.
• نماینده مدیریت با توجه به جدول زیر، هماهنگی لازم جهت طی مراحل، تأیید و تصویب  می‌نماید.
• جدول تعیین تهیه کننده، تأیید کننده و تصویب کننده مستندات
• نماینده مدیریت مطابق جدول فرم” درخواست تغییر/ایجاد/حذف مدرک” را به همراه تغییرات پیشنهادی / مدرک جدید را به واحد تأیید کننده ارسال می‌نماید.
• تأیید کننده، نتیجه بررسی را به اطلاع نماینده مدیریت می‌رساند.

الف ) در صورت تأیید نمودن:  فرم درخواست تغییر / ایجاد مدرک  به تصویب کننده مطابق جدول ارائه می‌گردد.

• تصویب کننده پس از بررسی، در صورت موافقت، فرم درخواست را به نماینده مدیریت ارائه می‌نماید.

ب ) در صورت موافقت نکردن با تغییرات پیشنهادی / مدرک جدید توسط تأیید کننده / تصویب کننده موارد به اطلاع درخواست‌کننده رسانده می‌شود.

• مدیرتضمین کیفیت تغییرات پیشنهادی را اعمال نموده و شماره ویرایش مدرک را تغییر می‌دهد. مستندات قبلی جمع‌آوری و معدوم شده و یک نسخه از سند با ویرایش قدیمی ممهور به مهر قرمز ”فاقد اعتبار” شده و تاریخ ابطال در فهرست اصلی مدارک  مشخص می‌گردد. یک نسخه از مدارک منسوخ سیستم کیفیت نزد نماینده مدیریت حدود 1 سال نگهداری می‌گردد.
• در صورتیکه مدرک جدید باشد مطابق روش کدگذاری مستندات ايزو ، کد جدید توسط  مدیر تضمین کیفیت تخصیص داده می‌شود.
• مدیر تضمین کیفیت مشخصات نسخ جدید / تغییر یافته مدرک را در فهرست اصلی مدارک ثبت می‌نماید. سپس مدرک را ممهور به مهر ”اعتبار دارد” می‌نماید. یک نسخه از مدرک  نزد نماینده مدیریت نگهداری شده و نسخ دیگر ممهور به مهر ” اعتبار دارد” به واحدهای استفاده‌کننده توزیع می‌شود.
• مدارک برون‌سازمانی شامل نقشه‌ها توسط مدیر فنی در فهرست اصلی مدارک مشخص می‌گردد استانداردها و مقررات مرجع توسط مدیر تضمین کیفیت در فهرست اصلی مدارک لیست شده و مطابق روش فوق تحت کنترل قرار می‌گیرد.
• به‌منظور اطمینان از در دسترس بودن آخرین ویرایش مقررات و الزامات قانونی و بروز آوری آن نماینده مدیریت به‌طور سالیانه از مراکز یا مؤسسات ذیصلاح استعلام به عمل می‌آورد.
• کلیه مدارک مدیریت کیفیت حداقل سالیانه توسط نماینده مدیریت موردبازنگری قرار می‌گیرد و در صورت لزوم تغییرات اعمال می‌گردد

6–2) كنترل سوابق

• به‌منظور اطمینان از نگهداری سوابق، سیستم مدیریت، کلیه سوابق سیستم مدیریت توسط نماینده مدیریت با همکاری مسئولین واحدها شناسایی شده و در فرم کنترل سوابق مشخص می‌گردد. ترتيب دستیابی، مدت نگهداری فعال و راکد، مسئول نگهداری و محل نگهداری در فرم مشخص می‌گردد.
• مدیرعامل و نماینده مدیریت مجاز به دستیابی به کلیه سوابق واحدها می‌باشند. مميزان در هنگام ممیزی داخلی و خارجی مجاز به دستیابی به کلیه سوابق می‌باشند. مدیران واحدها مجاز به دستیابی سوابق واحد خود می‌باشند. و با اخذ اجازه از نماینده مدیریت / مدیرعامل مجاز به دستیابی به سوابق سایر واحدها می‌باشند.
• نماینده مدیریت کلیه سوابق را ازنظر زمان نگهداری فعال و راکد و به‌طور سالیانه کنترل می‌نماید. درصورت به اتمام رسیدن زمان فعال سوابق، هماهنگی جهت ارسال سوابق به محل نگهداری راکد صورت می‌گیرد. همچنين ممیزان داخلی در هنگام ممیزی کنترل سوابق را بررسی می‌نمایند.
• پس از مدت ذکر شده به‌عنوان نگهداری راکد سوابق، معدوم‌سازی سوابق توسط نماینده مدیریت صورت می‌پذیرد. قابل‌ذکر است سوابق راکد موجود در شرکت در پایان همان سال با حضور نماینده مدیریت امحاء می‌گردد.
• سوابق در محل هایی که دور از آب و آلودگی می‌باشد، نگهداری می‌شوند. درصورتیکه نیاز باشد درون کاور نگهداری می‌گردد.

توجه: سوابق الکترونیکی مورداستفاده  نظیر سوابق انبار  ماهیانه به‌صورت اتوماتیک بر روی سرور در مسیر D:\\kharazian\Store ذخیره می‌شود.

7) مستندات مرتبط با روش كنترل مدارك و سوابق

• فهرست اصلی مستندات
• درخواست تغییر / ایجاد مدرک
• فرم کنترل سوابق

این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .

انتشار مطلب با ذکر آدرس سایت www.kharazian.ir  و نام نویسنده مهندس پیام خرازیان بلامانع می باشد .