نماینده مدیریت ایزو

نماینده مدیریت ایزو

نماینده مدیریت ایزو ،وضعیت عملکرد سیستم مدیریت را به مدیریت ارشد گزارش‌دهی می‌نماید با وجود اینکه در استانداردهای مدیریتی ویرایش جدید از سال 2015 نماینده مدیریت الزامی نیست اما بسیاری از سازمان‌های متوسط و بزرگ هنوز شخصی را به عنوان نماینده مدیریت مشخص می‌نمایند.

در گذشته در تمامی استانداردهای مدیریتی ، استانداردهای ایزو تعیین نماینده مدیریت ازطرف مدیریت ارشد سازمان الزام بوده، اما از سال 2015 در اکثر استانداردهای مدیریتی از جمله ISO 9001:2015 الزامی به تعیین نماینده مدیریت نیست.

مدیریت ارشد سازمان بمنظور حصول اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریتی و دریافت گزارشات مورد نیاز از فرآیندها ، یکی از مدیران خود را بعنوان نماینده مدیریت ایزو در سیستم‌های مدیریتی مشخص می‌نماید . مدیریت ارشد در ابتدای استقرار سیستم‌های مدیریتی در سازمان ، نماینده مدیریت را طی حکمی به کلیه کارکنان معرفی نموده و از تمامی کارکنان تلاش در جهت تحقق بهبود سیستم مدیریتی و همکاری با این نماینده را خواستار است .

نماینده مدیریت کیست ؟

در برخی از ساختارهای سازمانی واحد تضمین کیفیت در نظر گرفته شده و مسئول تضمین کیفیت را بعنوان نماینده مدیریت در سیستم‌های مدیریتی معرفی می‌نمایند .

در ابتدای استقرار سیستم مدیریتی در سازمان‌ها ،بهتر است سازمان با توجه به حجم فعالیت‌های خود ، مدیری را بعنوان نماینده ایزو انتخاب نماید که زمان بیشتری را بتواند صرف امور استقرار سیستم مدیریتی نماید .

مهمترین مشکلاتی که نماینده مدیریت سیستم‌های مدیریتی در استقرار و نگهداری سیستم مدیریتی با آن روبرور است :

  • عدم همکاری مسئولین فرآیند ها با وی ، این موضوع در سازمان‌های بزرگ بیشتر مشاهده می‌گردد .
  • عدم حمایت واقعی مدیریت ارشد سازمان از نماینده ایزو در پیگیری اجرای امور سیستم مدیریت ، در برخی از سازمان های کوچک ، متاسفانه مدیریت ارشد انجام مستندسازی و انجام فعالیت‌های مشخص شده سایر مسئولین را  از نماینده مدیریت انتظار دارد .
  • عدم شناخت کافی نماینده نسبت به تمامی فرآیندهای شرکت .

شرایط احراز  

با توجه به استاندارد مدیریتی مد نظر مدیر ارشد سازمان شرایط احراز شغل نماینده مدیریت سیستم‌های مدیریت تعیین می‌گردد .انتخاب شخصی پیگیر و مسئولیت‌پذیری برای این شغل نماینده می‌تواند به تسریع در روند استقرار سیستم‌های مدیریتی کمک زیادی نماید .

حداقل آموزش های مورد نیاز

نماینده ایزو باید حداقل آموزش‌های لازم را در خصوص موضوعات زیر دوره های آموزش مدیریتی را طی نموده باشد .

  •  آشنایی با استاندارد مدیریتی مد نظر سازمان
  •  آشنایی با دوره ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی

در صورتی که نماینده مدیریت در صنایع خودروسازی انتخاب می‌شود حتما باید علاوه بر آشنایی با موضوعات فوق ، نسبت به ابزارهای مهندسی کیفیت نظیر تجزیه و تحلیل حالت خرابی FMEA ، طراحی مشتری مدار محصول QFD ، تجزیه و تحلیل سیستم اندازه گیری MSA، کنترل فرآیند آماری SPC و … تسلط کافی داشته باشد .

حداقل مهارت‌های مورد نیاز

  • تسلط به استاندارد ایزو مد نظر سازمان .
  • تسلط به انجام ممیزی داخلی سازمان بر اساس استاندارد ایزو 19011
  • مهارت های ارتباط با کارکنان
مستندسازی سیستم مدیریت

مستندسازی سیستم مدیریت یکی از اصلی‌ترین وظیفه نماینده مدیریت در هر شرکت است جهت انجام مستندسازی باید به انواع مستندات، ساختار و نحوه نگارش هریک از مستندات مسلط شوید

شرح وظایف نماینده مدیریت

مهمترین شرح وظایف نماینده مدیریت در سیستم‌های مدیریتی می‌تواند شامل موارد زیر باشد :

  • درخواست اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه به منظور حذف عدم انطباق بالفعل یا بالقوه
  • پیگیری اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه بمنظور حذف عدم انطباق بالفعل یا بالقوه
  • ارائه گزارش و پیشنهادات در جهت بهبود فعالیت‌ها به مدیریت ارشد
  • شناسایی نیاز و انتظارات ذی‌نفعان سازمان و تلاش در جهت برآورده‌سازی الزامات آن‌ها.
  • شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌های کسب و کار و فرآیندها.
  • همکاری  در پایش و اندازه‌گیری فرآیندهای مرتبط
  • همکاری در مستندسازی سیستم مدیریت شامل تدوین یا بازنگری روش اجرایی ، دستورالعمل ، فرم ها و …
  • دریافت نتایج پایش و اندازه‌گیری فرآیند از سایر فرآیندها .
  • نظارت بر تحت کنترل قرار گرفتن مدارک سیستم مدیریت
  • نظارت بر تحت کنترل قراردادن مدارک با منشاء برون سازمانی
  • نظارت بر نگهداری سوابق هر فرآیند .
  • بررسی درخواست تغییر مدارک و بررسی آن و ارائه به مدیریت ارشد جهت بررسی و تایید آن‌ها
  • نظارت بر فرآیندهای سیستم مدیریت و ارائه گزارش از وضعیت آن به مدیریت ارشد .
  • تهیه گزارشات مورد نیاز از وضعیت سیستم مدیریت کیفیت به مدیریت ارشد .
  • همکاری در تجزیه و تحلیل نمودارها و گزارش‌های دریافت شده .
  • تعیین تیم ممیزی داخلی و همکاری در اجرای ممیزی داخلی  .
  • تهیه گزارش ممیزی داخلی و ارائه آن به مدیریت ارشد .
  • اعلام برنامه ممیزی داخلی به کلیه فرآیندها .
  • پیگیری عدم انطباق‌های ممیزی‌ها و همکاری جهت بر طرف نمودن آن .
  • نگهداری سوابق ممیزی‌های داخلی و خارجی .
  • ارتباط با سازمان بیرونی از جمله شرکت‌های صدور گواهی دهنده و بازرسی در خصوص  مسائل سیستم مدیریت .
  • بازنگری مستندات سیستم مدیریت سالیانه .
  • جمع آوری گزارشات مورد نیاز جهت جلسات بازنگری مدیریت و ارائه آن به مدیریت ارشد .
  • پیگیری مصوبات جلسه بازنگری مدیریت و گزارش  وضعیت تحقق آن به مدیریت ارشد .
  • تهیه گزارش از وضعیت تحقق اهداف و ارائه به مدیریت ارشد .
  • و …
    در صورتی که سازمان چند سیستم مدیریتی را استقرار نموده باشد می تواند با توجه به تخصص‌های مورد نیاز برای هر سیستم مدیریتی یک نماینده مجزاء انتخاب نماید ولی توصیه می‌گردد در صورتی که شخصی با چند تخصص مدیریتی در سازمان وجود داشته باشد جهت تسریع در اجرای موضوعات سیستمی ، یک نفر بعنوان نماینده مدیریت ایزو انتخاب گردد .

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .

انتشار این مطلب با ذکر منبع www.kharazian.ir و نام نویسنده بلامانع می باشد .

0 پاسخ

پاسخ دهید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
مشارکت رایگان.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.