نماینده مدیریت ایزو

در تمامی استانداردهای مدیریتی ، استاندارد های ایزو تعیین نماینده مدیریت ازطرف مدیریت ارشد سازمان الزام می باشد .
مدیریت ارشد سازمان بمنظور حصول اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریتی و دریافت گزارشات مورد نیاز از فرآیند ها ، یکی از مدیران خود را بعنوان نماینده مدیریت ایزو در سیستم های مدیریتی مشخص می نماید . مدیریت ارشد در ابتدای استقرار سیستم های مدیریتی در سازمان ، نماینده مدیریت را طی حکمی به کلیه کارکنان معرفی نموده و از تمامی کارکنان تلاش در جهت تحقق بهبود سیستم مدیریتی و همکاری با نماینده مدیریت خواستار می باشد .

نماينده مديريت كيست ؟

در برخی از ساختار های سازمانی واحد تضمین کیفیت در نظر گرفته شده و مسئول تضمین کیفیت را بعنوان نماینده مدیریت در سیستم های مدیریتی معرفی می نمایند .
در ابتدای استقرار سیستم مدیریتی در سازمان ها ،بهتر است سازمان با توجه به حجم فعالیت های خود ، مدیری را بعنوان نماینده مدیریت انتخاب نماید که زمان بیشتری را بتواند صرف امور استقرار سیستم مدیریتی نماید .

مهمترین مشکلاتی که نماینده مدیریت سیستم های مدیریتی در استقرار و نگهداری سیستم مدیریتی با آن روبرور می باشند :

–    عدم همکاری مسئولین فرآیند ها با نماینده مدیریت ، این موضوع در سازمان های بزرگ بیشتر مشاهده می گردد .
–    عدم حمایت واقعی مدیریت ارشد سازمان از نماینده مدیریت در پیگیری اجرای امور سیستم مدیریت ، در برخی از سازمان های کوچک ،  متاسفانه مدیریت ارشد انجام مستند سازی وانجام فعالیت های مشخص شده سایر مسئولین را  از نماینده مدیریت انتظار دارد .
–    عدم شناخت کافی نماینده مدیریت نسبت به تمامی فرایند های شرکت .

شرایط احراز نماینده مدیریت ایزو :

با توجه به استاندارد مدیریتی مد نظرو نظر مدیرارشد سازمان شرایط احراز شغل نماینده مدیریت سیستم های مدیریت تعیین می گردد .انتخاب شخصی پیگیر و مسئولیت پذیری برای شغل نماینده مدیریت ایزو می تواند به تسریع در روند استقرار سیستم های مدیریتی کمک زیادی نماید .
حداقل آموزش های مورد نیاز نماینده مدیریت استاندارد های ایزو :
نماینده مدیریت باید حداقل آموزش های لازم را در خصوص موضوعات زیردوره های آموزش مدیریتی را طی نموده باشد .
–    آشنایی با استاندارد مدیریتی مد نظر سازمان
–    آشنایی با دوره ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی
در صورتی که نماینده مدیریت در صنایع خودروسازی انتخاب می شود حتما باید علاوه بر آشنایی با موضوعات فوق ، نسبت به ابزارهای مهندسی کیفیت نظیر تجزیه و تحلیل حالت خرابی FMEA ، طراحی مشتری مدار محصول QFD ، تجزیه و تحلیل سیستم اندازه گیری MSA، کنترل فرآیند آماری SPC و … تسلط کافی داشته باشد .

حداقل مهارت های مورد نیاز جهت نماینده مدیریت ایزو :

–    تسلط به استاندارد ایزو مد نظر سازمان .
–    تسلط به انجام ممیزی داخلی سازمان بر اساس استاندارد ایزو 19011
–    مهارت های ارتباط با کارکنان
مهمترین شرح وظایف نماینده مدیریت در سیستم های مدیریتی می تواند شامل موارد زیر باشد :
– درخواست اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه به منظور حذف عدم انطباق بالفعل یا بالقوه
– پيگيري اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه بمنظور حذف عدم انطباق بالفعل يا بالقوه
– ارائه گزارش و پیشنهادات در جهت بهبود فعالیت ها به مدیریت ارشد
– همكاري  در پايش واندازه گيري فرآيندهاي مرتبط
– دریافت نتایج پایش و اندازه گیری فرایند از سایر فرآیند ها .
– نظارت بر تحت كنترل قرار گرفتن مدارك سيستم مديريت
– نظارت بر تحت كنترل قراردادن مدارك  با منشاء برون سازماني
– نظارت بر نگهداری سوابق هر فرآیند .
-بررسی  درخواست تغيير مدارک و بررسی آن و ارائه به مدیریت ارشد جهت بررسی و تایید آنها
– نظارت بر فرآیندهای  سيستم مديريت و ارائه گزارش از وضعيت آن به مدیریت ارشد .
– تهيه گزارشات مورد نياز از وضعيت سيستم مديريت كيفيت به مديریت ارشد .
–  همکاری در تجزیه و تحلیل نمودارها و گزارش های دریافت شده .
– تعیین تیم ممیزی داخلی و همکاری در اجرای ممیزی داخلی  .
– تهیه گزارش ممیزی داخلی و ارائه آن به مدیریت ارشد .
– اعلام برنامه ممیزی داخلی به کلیه فرآیند ها .
– پی گیری عدم انطباق های ممیزی ها و همکاری جهت بر طرف نمودن آن .
– نگهداری سوابق ممیزی های داخلی و خارجی .
– ارتباط با سازمان بیرونی از جمله  شرکت های صدور گواهی  دهنده و بازرسی در خصوص  مسائل سیستم مدیریت .
– بازنگری مستندات سیستم مدیریت سالیانه .
– جمع آوری گزارشات مورد نیاز جهت جلسات بازنگری مدیریت و ارائه آن به مدیریت ارشد .
– پیگیری مصوبات جلسه بازنگری مدیریت و گزارش  وضعیت تحقق آن به مدیریت ارشد .
– تهیه گزارش از وضعیت تحقق اهداف و ارائه به مدیریت ارشد .
و …
در صورتی که سازمان چند سیستم مدیریتی را استقرار نموده باشد می تواند با توجه به تخصص های مورد نیاز برای هر سیستم مدیریتی یک نماینده مدیریت مجزاء انتخاب نماید ولی توصیه می گردد در صورتی که شخصی با چند تخصص مدیریتی در سازمان وجود داشته باشد جهت تسریع در اجرای موضوعات سیستمی ، یک نفر بعنوان نماینده مدیریت ایزو انتخاب گردد .

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .

انتشار این مطلب با ذکر منبع www.kharazian.ir و نام نویسنده بلامانع می باشد .

0 پاسخ

پاسخ دهید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
مشارکت رایگان.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.