مسئولیت و اختیار
مسئولیت و اختیار به عنوان بندی مجزا در اکثر استانداردهای مدیریتی مشخص شده است و مدیران ارشد سازمانها باید در این خصوص مسئولیت و اختیار کارکنان خود را تعیین نموده و به کارکنان ابلاغ نمایند.
در این مطلب نکات مهم در تدوین مسئولیتها و اختیارات کارکنان تشریح شده است.
استانداردهای مدیریتی که به مسئولیت و اختیار توجه نمودهاند نظیر:
- بند 5–3 نقشها، مسئولیتها و اختیارت سازمان در استاندارد ISO 9001:2015
- بند5-3 نقشها، مسئولیتها و اختیارت سازمان در استاندارد ISO 45001:2018
مسئولیت چیست؟
مسئولیت حوزهای است که فرد بهدلخواه خود مأمور انجام کاری میشود. درحقيقت الزامی است از سوی مافوق برای اتجام وظایف کاریشان.
بنابراین مسئولیت الترام شخص، در دستیابی به شرایط مطلوبی که به دستور مافوق بر گردن گرفته است اگر شما باعث شدید چیزی اتفاق بیفتد، باید مسئولیت عواقب آن را بر عهده بگیرید همانطور که اگر تصادف میکردید عواقب آن را بر عهده میگرفتید،از این رو برای تعیین مسئولیت یک فرد، چنین سئوال کنید:” از دست شما چه کاری بر میآید؟ ”
اختیار چیست؟
اختیار به زبان ساده به معنای حق انجام کار یا گرفتن تصمیمی است اختیار نوعی نفوذ یا حق انجام کار، هدايت یا هم آهنگسازی اقدامات دیگران، و استفاده از آزادی عمل شغلی – نه آزادی عمل خود شخص میباشد تفویض اختیار موجب میشود که تصمیمات از سوی کسانی که با مسائل در تماس نردیک تری هستند،سریع تر گرفته شود.
لازم است مدیریت مشخص کند که چه کسی بایستی چهکاری انجام دهد،بهگونهای که کار موردنظر به کسی محول شود تا حتماً به انجام برسد. داشتن مسئولیت های مشابه یا بروز وقفه در انجام مسئولیت، مقرون بهصرفه نیست زیرا باعث تعارض د انجام نپذیرفتن وظایف میشود.
کار یک فرد را میتوان به دو جزء تقسیم نمود: اقدامات و تصمیمات، بنابراین، مسئولیتها و اختیارات باید برحسب اقدامات محوله به یک فرد جهت انجام آنها و آزادی عمل تفویض شده، توصیف شوند: یعنی تصمیماتی که مجازند اتخاذ نمایند. در تعریف مسئولیت و اختیار پاره ای قواعد وجود دارند که باید رعایت شوند:
- اختیار در سارمان از بالا به پایین تفویض و در بین کارکنان زیر دست تقسیم میشود،در صورتی که که مسئولیت درست برعکس آن، از پایین به بالاست،
- مدیر ممکن است مسئولیتها را به زیر دست محول و اختیار را تفویض نماید، به هر حال این مدیران هستند که در قبال اختیارات واگذار شده به زیر دستان مسئولند.
- هرگاه مدیری، مسئولیت چیزی را به کسی واگذار نماید، خود نیز در مقابل این واگذاری مسئول میباشد. وقتي مدیری تفویض اختیار میکند حق تصمیم گیری مواردی که تفویض کرده از او سلب میشود. اما در قبال نحوه استفاده از اختیارات محوله مسئول است. مسئولیت او کنترل اختیار محوله به زیر دستان میباشد،
- مسئول دانستن فردی در برابر حوادث ناشی از عوامل کنترل ناشدنی، امری غیر منطقی میباشد.
پیش از اینکه شخصی بتواند در وضعیت کنترل قرار گیرد باید به سه چیز مجهز شود:
الف)شناخت ازآنچه قرار است انجام دهند، یعنی نیازمندی کار و اهدافی که لازم است نائل شوند،
ب) شناخت ازآنچه انجام میدهند، به کمک ادراک خود یا از طریق یک ابزار یا کسی که صلاحیت ارائه چنین اطلاعاتی را دارد،
ج) ابزارهای نظم دادن به آنچه انجام میدهند، در صورت قصور از برآورده شدن اهداف مقررشده، اين ابزارها همواره باید شامل اختیار برای نظم دهی و توانایی نظم دهی، هم از طریق تغییر در رفتار خود شخص و هم از راه تغییر دادن فرآیند تحت اختیار شخص باشند،
- افراد می توانندبه حق،تنها از اختیاری که به آنان دادهشده، استفاده کنند، و اختیار مزبور باید معادل مسئولیت فردباشد، نه کمتر نه بیشتر.
- بدون تفویض اختیار و واگذاری مسئولیت، افراد گمان میکنند که وظایفشان عین وظایفی است که دیگران تصور می کنندبدین ترتیب کارهایی که ضروری ولی بدون جاذبه هستند،به انجام نخواهد رسید. اين کار موجب میشود فقط مدیریت ارشد تصمیم گیری کند و منجر به افزایش حجم کاری مدیریت و ایجاد احساس عدم اعتماد در بین نیروی کار میشود.
روش های مستند نمودن مسئولیتها و اختیارات کارکنان:
- نمودار سازمانی (چارت سازمانی)
چارت سازمانی در نشان دادن ارتباطات ابزاری کارآمد میباشد ولی درعینحال در تعریف مسئولیت و اختیار دقیق نیست. چارت سازمانی خطوط اختیار و مسئولیت را نشان میدهد اما فقط در زنجیره فرمایشی.
- شرح وظایف
شرح وظایف یا شرح شغل مستندی است که برای ارزیابی شغل، استخدام،درجه بندی حقوق یا استقرار سیستم مدیریتی ایجاد میشود. فعالیتهای شغل در ارتباط با اهداف سازمان، مسئول مافوق هر شغل و ارتباطات با سایر بخشهای سازمان در این سند تشریح میشود. - روش اجرایی
روشهای اجرایی کارآمدترین راه تعیین مسئولیتها و اختیارات کارکنان است زیرا در سطح روش اجرایی است که کارکنان میتوانند در کاری که از او خواسته میشود دقیق و اختصاصی باشد روشهای اجرایی اقدامات و تصمیمات فردی را مشخص مینماید کارکنان فقط باید بدانند چه سمتی دارند و مسئولیتها و اختیاراتشان را از طریق روش اجرایی و شرح وظایف تعیین شود.
نمونه شرح وظایف :
- شرح وظایف مدیر عامل
- مسئولیت مدیر تعالی سازمانی
مسئولیت نماینده مدیریت ایزو - شرح وظایف تضمین کیفیت
- شرح وظایف مدیر کارخانه
- شرح وظایف مدیر کنترل کیفیت
- شرح وظایف مدیر فروش
- شرح وظایف مدیر خرید
- شرح وظایف مدیر فنی و مهندسی
- شرح وظایف مدیر انبار
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیهشده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع میباشد.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.