کد گذاری مدارک سیستم مدیریت
جهت کنترل مدارک سیستم های مدیریت ، مستندات سیستم های مدیریت باید از طریق کد منحصر بفردی شناسایی و ردیابی گردد نمونه دستورالعمل کدگذاری مستندات را از طریق لینک انتهای مقاله دانلود کنید.
در هیچ یک از استانداردهای سیستمهای مدیریت ، الزامی در خصوص ساختار کد گذاری مدارک سیستم مدیریتی ارائه نشده است و روش کد گذاری مستندات ایزو ، متناسب با نوع و اندازه سازمان قابل تعریف میباشد
در سازمان های بزرگی که سیستم های مدیریتی استقرار یافته است ، مسئول کنترل مستندات و در سازمان های کوچک نماینده مدیریت / واحد تضمین کیفیت ، کدگذاری مستندات را در مرحله مستندسازی ایزو 9001 انجام میدهند .
کدگذاری مستندات سیستم مدیریت
با توجه به تجارب پیاده سازی ایزو در سازمان های مختلف ، کد گذاری مدارک سیستمهای مدیریتی عموما به یکی از دو روش زیر است.
دلایل کد گذاری مدارک ایزو
- دسترسی سریع به مستندات سیستم های مدیریت
- ردیابی سوابق تغییرات مدارک سیستم های مدیریت
- مستندات سیستم مدیریت شامل نظامنامه سیستم های مدیریت ، روش اجرایی، دستورالعمل ، فرم ها ، اهداف ، خط مشی کیفیت و …است.
دو روش کدگذاری مدارک سیستم های مدیریتی تشریح میگردد :
روش کدینگ مستندات سیستم مدیریت
ساختار کد گذاری مدارک سیستم مدیریت ، سه سلول با کاراکتر حرفی و عددی است
— / — —
سلول سوم سلول دوم سلول اول
سلول اول با دو کاراکتر حرفی مشخص کننده نوع مستند است نظیر :
- FR : فرم
- WI : دستورالعمل
- PR : روش اجرایی
- QM : نظامنامه
- QP : خط مشی
- CP : برنامه کنترل
سلول دوم با دو کاراکتر عددی مشخص کننده شماره سریال مستند بر اساس نوع مستند ( سلول اول ) است این سلول از 01 شروع میگردد
سلول سوم با دو کارکتر عددی مشخص کننده شماره ویرایش مستند است شماره ویرایش از 01 شروع میشود در صورت تغییر اجزای اصلی مستند شماره ویرایش تغییر مینماید
مثال : FR10/03 یعنی دهمین فرم که ویرایش ان 3 میباشد
روش کدگذاری مدارک سیستم مدیریت
ساختار کد گذاری مدارک سیستم مدیریتی ، چهار سلول با کاراکتر حرفی و عددی است.
– / — — —
سلول چهارم سلول سوم سلول دوم سلول اول
سلول اول با دو کاراکتر حرفی مشخصکننده نام واحد مرتبط با مستند است نظیر :
- QC : کنترل کیفیت
- MG : مدیریت
- PR : تولید
- SA : فروش
سلول دوم با دو کاراکتر حرفی مشخصکننده نوع مدرک مرتبط با واحد است مانند :
- FR : فرم
- WI : دستورالعمل
- PR : روش اجرایی
- QM : نظامنامه
- QP : خط مشی
- CP : برنامه کنترل
سلول سوم با دو کارکتر عددی مشخصکننده شماره سریال مستند بر اساس نوع سند و واحد مربوطه است شماره از 01 شروع میگردد
سلول چهارم با یک کارکتر حرفی مشخصکننده شماره ویرایش مستند است شماره ویرایش از A شروع میشود در صورت تغییر اجزای اصلی مستند شماره ویرایش تغییر مینماید
مثال کد گذاری مدارک : MGPR06/A یعنی ششمین روش اجرایی واحد مدیریت که ویرایش آن A است
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .
انتشار مطلب با ذکر آدرس سایت www.kharazian.ir و نام نویسنده پیام خرازیان بلامانع می باشد .
با سلام
ممنون از مطالب مفیدی که به اشتراک میگذارید.
سوال بنده در خصوص تغییر شماره ویرایش مدارک میباشد اینکه به پارامترهایی از فرایند تولید که کنترل میشدند موارد جدید کنترلی اضافه گردد آیا نیاز به تغییر شماره ویرایش فرم دارد؟ یا با اضافه کردن فیلد تاریخ به روز رسانی و یا شماره بازنگری مدرک در فرم اصلی پوشش داده میشود؟ سپاسگزارم
سلام، در خصوص فرمها و جدولها باید به موضوعات زیر توجه داشته باشید:
الف)برخی از فرمها و جداول، اطلاعاتی به عنوان سابقه توسط کارکنان ثبت می گردد در این حالت فرم یا جدول کد سند و ویرایش داشته و در صورت تغییرات در فیلدهای اطلاعاتی( اضافه نمودن ستون یا حذف یا جابجایی) فرم یا جدول، شماره ویرایش این سند بر اساس روال کنترل اسناد و مدارک تعریف شده درون سازمان باید تغییر نماید.
ب) برخی از فرمها و جدوال، در صورتی که اطلاعاتی در آنها درج شود خودش به عنوان محتوای یا سند مرجع مورد استفاده قرار میگیرد ( مثل فرم برنامه کنترل یا جدولی که تنظیمات دستگاه را تعریف نموده است ) یعنی قالب فرم یا جدول کد سند و ویرایش دارد و محتوای تکمیل شده درون آن نیز میتواند شماره ویرایشی مجزا داشته باشد
درود بر شما. بسیار سپاسگزارم.
سلام وقت بخیر،
تفاوت بین مدارک با مستندات سیستم مدیریت را امکانش هست توضیح بدین؟ یعنی برای چه نوع اسنادی باید از روش اول(سه سلولی) و چه نوع اسنادی از روش دوم(چهار سلولی) باید استفاده کرد؟
سلام، کلمه Document به مستند یا مدرک ترجمه شده است ساختار کدگذاری مدارک باید متناسب با سازمان طراحی بشه ولی در کل روش اول (سلول اول نوع سند، سلول دوم شماره سریال سند و سللول سوم شماره ویرایش) ساده تر است . روش دوم که سلول اول فرآیند یا واحد مرتبط با سند میباشد با تغییر فرآیندها یا ساختار سازمانی کدینگ مدارک شما دستخوش تغییرات زیادی قرار خواهد گرفت.
با عرض سلام و ادب
آیا فرمهایی که در قالب نرم افزار در سازمان جاری هستند(پرینت کاغذی نمی شوند) نیاز به کدگذاری دارند؟
تشکر
سلام، برخی از سازمان ها از سامانه هایی مبتنی بر فناوری اطلاعات برای سیستم های مدیریتی مورد نظر خود استفاده می نمایند بکارگیری این سامانه متناسب با بلوغ سازمان است برخی از این سامانه ها قابلیت فرم ساز دارد که فرم های مد نظر سازمان در آن طراحی و از طریق تعریف گردش کار ایجاد می گردد