کنترل مدارک
در تمامی استانداردهای مدیریتی ،کنترل مدارک و کنترل سوابق به‌عنوان بندی مجزا تعریف‌شده است .و سازمان‌ها باید تمامی مستندات مرتبط با سیستم مدیریتی خود را کنترل نمایند.
در سال 2015 ، بند اطلاعات مستند شده جایگزین کنترل مستندات شده و در تمامی استانداردهای مدیریتی که از 2015 به بعد منتشر می‌شود این واژه مشاهده می‌شود.
در سازمان‌های کوچک و متوسط کنترل مستندات از طریق فرم های تعریف‌شده اجرا می‌شود و در سازمان‌های بزرگ معمولاً از طریق پرتال مرجعی که مستندات سیستم مدیریتی با سطح دسترسی در آنجا قرار می‌گیرد.
مستندات سیستم مدیریتی ( مستندات ایزو ) را می‌توان به مستندات سازمانی و مستندات با منشأ برون‌سازمانی تقسیم‌بندی نمود مستندات درون‌سازمانی شامل خط‌مشی ، اهداف ، نظامنامه ، روش اجرایی ، دستورالعمل ، فرم‌ها و … و مستندات با منشأ برون‌سازمانی می‌تواند شامل استانداردها، نقشه‌های مشتری ، قوانین و مقرراتی که از بیرون الزام شده باشند.
جهت کنترل مدارک و سوابق سیستم‌های مدیریتی سازمان‌ها باید اقدامات زیر را انجام دهند:
کدگذاری مستندات سیستم مدیریتی
جهت اطلاع کدگذاری مدارک ایزو را مطالعه نمایید.
درخواست ایجاد مدرک / تغییر
در صورت نیاز به تغییر مدارک یا ایجاد مستندات جدید سیستم مدیریتی ، درخواست‌کننده از طریق فرم درخواست ایجاد مدرک / تغییر مدرک ، درخواست خود را ثبت نموده و سپس به ترتیب نماینده مدیریت و تصویب‌کننده مدرک را بررسی می‌نماید.
کفایت مستندات
مراحل تهیه ، تائید و تصویب مستندات برای هر نوع مستندات باید توسط سازمان مشخص شود .مثلاً روش اجرایی توسط مسئول فرآیند تهیه ، توسط نماینده مدیریت تائید و توسط مدیرعامل تصویب می‌شود.
لیست مرجع مستندات
تهیه فهرستی مرجع از مستندات سیستم مدیریتی ، این لیست می‌تواند شامل نام مدرک ، شماره ویرایش ، تاریخ ایجاد و دریافت‌کنندگان مدرک باشد ، مدارک سیستم مدیریتی باید در دسترس کارکنان مرتبط قرار گیرد. در سازمان‌های بزرگ در هنگام تحویل مدارک از تحویل‌گیرنده امضاء گرفته می‌شود.
نگهداری سوابق مستندات منسوخ‌شده
مستندات جدید از طریق سیستم کنترل مدارک به مسئولین مربوطه توزیع‌شده و مستندات با ویرایش قبلی جمع‌آوری‌شده و یک نسخه نزد نماینده مدیریت نگهداری می‌شود.
یک نمونه روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق جهت اطلاع در مطالب مقالات آمده است.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.