تشریفات ممیزی
تشریفات ممیزی تاثیر به سزایی در دستیابی به اهداف ممیزی برای سازمان‌ها دارد بدین منظور موضوعات کلیدی تشریفات ممیزی یا ارزیابی در این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان بیان شده است.
تشریفات ممیزی
- تشریفات ممیزی در یک ممیزی خارجی ایزو باید به شیوه‌ای باشد که باعث ایجاد تجربه‌ای مثبت و خاطره انگیزی برای ممیزین شده و اثربخشی فرآیند ممیزی را بهبود دهد.
- گرچه در استانداردهای مدیریتی نظیر ایزو 19011 راهنمایی برای تشریفات ممیزی بیان نشده است اما توجه به نکات فوق می‌تواند منجر به استفاده از منافع اجرای ممیزی برای سازمان گردد.
- تشریفات مجموعه‌ای از آداب، نزاکت و رعایت ترتیبات، قوانین، مقررات و کنوانسیون‌های داخلی و بین المللی است
مزایای اجرای این تشریفات
- ارتقاء سطح رضایتمندی تیم ممیزی؛
- انتقال تصویر مناسب از سازمان به ممیز یا ارزیابان؛
- مدیریت بهتر زمان ممیزی؛
- بهبود ارتباطات ممیز و ممیزی شونده در طی ممیزی؛
- آسوده خاطر بودن ممیزی شونده در شواهد ممیزی.
قدم‌های کلیدی تشریفات ممیزی
حمل و نقل ممیزین به سایت
- در صورتی که محل شرکت ممیزی شونده و ممیز یکی باشد هماهنگی جهت جابجایی ممیز از طریق ارسال وسلیه حمل و نقل با راننده به محل ممیز در ساعت توافق شده صورت می‌گیرد.
- در صورتی که محل شرکت ممیزی شونده و ممیز یکی نباشد بلیط حمل و نقل به محل شهر ممیز شونده ، تهیه شده و در اختیار ممیز قرار می‌گیرد سپس هماهنگی برای جابجایی ممیز از طریق وسیله حمل و نقل با راننده از ترمینال صورت می‌گیرد.
- جابجایی بین سایت‌های ممیزی شونده نیز از طریق وسیله حمل و نقل صورت می‌گیرد بدین منظور وسیله و راننده باید در زمان‌های برنامه‌ریزی شده در دسترس باشد.
نکات قابل توجه در این خصوص شامل:
- پوشش مناسب راننده؛
- راننده با اخلاق، خوش‌رو و منظم؛
- حضور به موقع راننده مطابق برنامه؛
- در دسترس بودن راننده؛
- کامل بودن سوخت وسیله حمل و نقل؛
- سالم بودن وسیله حمل و نقل؛
- مجهز به تجهیزاتی نظیر زنجیز چرخ، جعبه کمک اولیه و …
آمادگی کارکنان.
- کارکنان حراست و پشتیبان نیز همانند سایر کارکنان باید از تاریخ ممیزی و اهداف ممیزی قبل از حضور ممیزین مطلع شده و امادگی لازم را برای استقبال از ممیزین داشته باشند.
- نقطه فیزیکی ورود هر ممیز در هر شرکت ممیزی شونده، نگهبانی یا حراست است که بدین منظور باید موضوعات زیر به افراد نگهبانی اطلاع داده شود.
نکات قابل توجه در این خصوص شامل:
- معیار ممیزی واهداف آن؛
- محل جغرافیایی سایت‌هایی که ممیزی می‌گردد؛
- آشنایی کلی با موضوع ممیزی؛
- نحوه برخورد با ممیز در خصوص اطلاعات نظیر لپ تاپ، عکس برداری و …
اقامت
- در صورتی که ممیزی بیش از یک روز باشد و از محل اسکان ممیز دور باشد ممیز شونده امکانات لازم جهت اقامت ممیز را فراهم می‌نماید
- اقامت می‌تواند متناسب با سیاست شرکت در هتل یا مهمانسرای کارخانه باشد که واحد پشتیبانی و رفاهی باید اقدامات لازم جهت کاهش ریسک‌های مرتبط با این سرویس را در نظر گیرد
نکات قابل توجه در این خصوص شامل:
- در نظر گیری اتاق مجزا برای هر یک از افراد ممیز؛
- کنترل وضعیت بهداشت و خدمات قابل ارایه در هتل یا مهمانسرا؛
- کیفیت و تنوع غذای در دسترس در مهمانسرا یا هتل.
آماده‌سازی فضای مناسب
- فضای کاری برای جلسات ممیزین ( جلسه افتتاحیه ممیزی ، جلسه اختتامیه ممیزی و جلسات بین ممیزین) با امکانات لازم نظیر ویدیو پروژکتور، میکروفون، سیستم تهویه، نور مناسب با صندلی کافی باید در نظر گرفته شود.
- فضای پذیرایی یا استراحت در طی ممیزی باید در یک محل مناسب قرار گیرد و از نظر اندازه، نورپردازی و تهویه مناسب باشد.
- از لوازم پاک‌کننده و ضدعفونی کننده برای تمیز کردن محیط قبل از استفاده از فضاها و امکانات توسط ممیزین استفاده شود.
پذیرایی
- پذیرایی از ممیزین خارجی بهتر است با رعایت فرهنگ و سنت‌های محلی آن‌ها باشد بدین منظور پیش از شروع ممیزی، از ممیزین درباره ترجیحات غذایی و فرهنگی سوال شود و برای آن‌ها غذا و نوشیدنی مناسبی تهیه شود.
- پذیرایی مهمان‌ها در جلسه ممیزی، طی ممیزی، جلسه اختتامیه و زمان‌های استراحت و ناهار باید مورد توجه قرار گیرد.
- پذیرایی باید شامل نوشیدنی‌هایی مانند قهوه، چای، آب، میوه و خوراکی‌هایی مانند کیک، شیرینی فراوان در دسترس باشد.
- تمامی لوازم پذیرایی باید تمیز و ضدعفونی شده باشند.
رفتار مهمان‌نوازانه
- رفتاری با احترام و مهمان‌نوازی در پذیرایی از ممیزین ضروری است.
- نیروهای خدماتی برای پذیرایی از ممیزین در دسترس باشند.
- ممیز شونده به سوالات و درخواست‌های ممیزین با حوصله و دقت پاسخ دهد.
- به رسم یادبود می‌توان در انتهای جلسه ممیزی، هدیه‌ای به ممیزین اعطا نمود در صورتی که شهر شرکت ممیزی شونده، سوغاتی داشته باشد سوغات آن شهر را می‌توان به ممیز اعطاء نمود.
- همچنین پس از اتمام ممیزی، مدیریت ارشد از تلاش همکاران و مدیران قدردادنی نموده و در صورت صلاحدید پاداشی تخصیص می‌یابد.
مستندسازی
مستندسازی اقدامات انجام شده توسط واحد روابط عمومی یا واحد پشتیبان به صورت تصویری یا فیلم صوت می‌گیرد.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.