ممیزی داخلی

ممیزی داخلی در استانداردهای مدیریتی الزام است. طرحریزی، اجراء و پیگیری ممیزی داخلی در تمامی استانداردهای مدیریتی بر اساس استاندارد ISO 19011 اجرا می‌شود این مطلب خلاصه فرآیند ممیزی ایزو را تشریح می‌نماید

ممیزی داخلی

ممیزی داخلی یکی از انواع ممیزی است که ممیزی شخص اول نیز نامید می‌شود ممیزی داخلی توسط کارکنان آموزش دیده درون سازمان برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود

برنامه ممیزی

برنامه ممیزی ایزو مشخص می‌نماید هر یک از فرآیندهای سازمان چندبار در سال باید ممیزی شوند دوره‌های ممیزی می‌تواند با توجه به موارد زیر تعیین شود

• اهمیت فرآیند
• پیچیدگی فرآیندها، محصولات و خدمات
• عدم انطباق‌های قبلی فرآیند
• جنبه‌های محیط‌زیست و ریسک‌های ایمنی و بهداشت شغلی
• بازخورد مشتریان

برنامه ممیزی عموما به صورت سالانه تعیین می‌شود در این برنامه مشخص شده که هر فرآیند در چه ماه‌هایی باید ممیزی شود.

اگر در سازمانی بیش از یک سیستم مدیریتی وجود داشته باشد می‌توانید با اجرای ممیزی ترکیبی الزامات سیستم مدیریتی مرتبط، نیز ممیزی شود.

طرح ممیزی

حداقل دو هفته قبل از اجرای ممیزی، جزییات ممیزی داخلی در سندی به نام طرح ممیزی مشخص می‌شود در این سند تاریخ ممیزی، ساعت ممیزی ، نام فرآیند مورد ممیزی، ممیز و ممیز شونده تعیین می‌شود این سند معمولا توسط مسئول تضمین کیفیت یا مسئول سیستم‌ها و روش‌ها تدوین می‌شود.

برای تدوین طرح ممیزی تیم ممیزی باید مشخص شود یک نفر از اعضای تیم ممیزی به عنوان سر ممیز و سایرین به عنوان ممیز انتخاب می‌شوند

در تدوین طرح ممیزی استقلال تیم ممیزی باید مد نظر قرار گیرد. یعنی اگر من به عنوان ممیز انتخاب شوم و مسئول انبار باشم در ممیزی انبار نمی‌توانم به عنوان ممیز انتخاب شوم به صورت ساده‌تر هر کسی نمی‌تواند کار خودش را ممیزی نماید.

تدوین چک لیست ممیزی

چک لیست ممیزی، راهنمای ممیزی داخلی است و قبل از اجرای ممیزی داخلی، چک لیست ممیزی توسط تیم ممیزی تهیه یا بازنگری می‌شود سوالات چک لیست ممیزی داخلی با توجه به معیار ممیزی مشخص می‌شود

ممیزان داخلی با مطالعه مستندات سازمان و الزامات استاندارد ایزو مورد نظر و الزامات قانونی، سوالاتی را مشخص می‌نماید تا در طی فرآیند ممیزی از آن استفاده نمایند.

اجرای ممیزی

قبل از اجرای فرایند ممیزی ، ریسک‌ها و فرصت‌های آن شناسایی شده و در صورت مواجهه با آن ریسک‌ها، اقدامات از قبل طرحریزی شده اجرا می‌شود.

افتتاحیه

در سازمان‌های بزرگ به منظور رسمیت بخشیدن به فرآیند ممیزی، جلسه افتتاحیه برای ممیزی داخلی با حضور مسئولین واحدها برگزار می‌شود در این جلسه اهداف ممیزی، دامنه ممیزی و معیار ممیزی مورد تاکید قرار گرفته و طرح ممیزی نیز مجددا به اعضای جلسه اعلام می‌شود.

انجام ممیزی

• ممیزین در زمان‌های تعیین شده در محل ممیز شونده بر اساس زمان‌های مشخص شده در طرح ممیزی حاضر شده و اقدام به ممیزی می‌نمایند.
• ممیزین از چک لیست ممیزی داخلی در طی ممیزی استفاده نموده و شواهد ممیزی را در فرم چک لیست ممیزی ثبت می‌نمایند.
• شواهد ممیزی با ذکر تاریخ، شماره و نام نمونه سابقه بررسی شده در قسمت شواهد ممیزی چک لیست درج می‌شود.
• در صورتی که عدم انطباقی مشاهده شود فرم عدم انطباق ممیزی توسط ممیز صادر شده و مهلت زمانی برای برطرف نمودن آن ارایه می‌شود

اختتامیه

در سازمان‌های بزرگ به منظور اطلاع مسئولین از نتایج ممیزی، جلسه اختتامیه با حضور ممیزین و مسئولین برگزار شده و سرممیز گزارش ممیزی را ارایه می‌نماید.

گزارش ممیزی

با توجه به یافته‌های ممیزی، گزارش ممیزی توسط سرممیز تهیه شده و به مدیریت ارشد ارایه می‌شود. خلاصه‌ای از این گزارش می‌تواند در جلسه اختتامیه ممیزی (در صورت برگزاری) ارایه شود.

پیگیری ممیزی و بهبود

پیگیری ممیزی از طریق اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه ، جزئی از فرآیند ممیزی داخلی ایزو است. اقدامات مورد نیاز برای رفع عدم انطباق ممیزی توسط ممیزی شونده انجام شده و پیگیری رفع ان توسط ممیز صورت می‌گیرد.

نگهداری سوابق

سوابق ممیزی شامل برنامه ممیزی، طرح ممیزی، چک لیست ممیزی و شواهد آن، عدم انطباق‌های ممیزی ایزو توسط مسئول تضمین کیفیت یا مسئول سیستم‌ها و روش‌ها نگهداری می‌شود.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.