جلسه افتتاحیه ممیزی

جلسه افتتاحیه ممیزی اولین قدم جهت اجرای ممیزی در سازمان ممیزی شونده است که در این مطلب جزئیات برگزاری جلسه افتتاحیه ممیزی بر اساس استاندارد ایزو 19011 تشریح شده است.

به منظور رسمیت بخشیدن به فرآیند ممیزی، این جلسه با حضور تیم ممیزی و تیم ممیزی شونده قبل از شروع ممیزی در سازمان برنامه‌ریزی و برگزار می‌گردد.
در ممیزی خارجی و ممیزی داخلی در سازمان‌های بزرگ جلسه افتتاحیه ممیزی برگزار می‌گردد که در ادامه موضوعاتی که باید در جلسه افتتاحیه ممیزی مطرح گردد ارائه شده است:

خوش‌آمدگویی

تشکر از حاضرین جلسه افتتاحیه
خوش‌آمدگویی به حاضرین جهت

معرفی شرکت کنندگان

افراد حاضر در جلسه تیم ممیزی و ممیزی شونده و نقش‌های آن در جلسه مرور می‌گردد.

اعضای تیم ممیزی

اعضای تیم ممیزی توسط سرممیزی معرفی می‌شود یا این معرفی با هماهنگی سرممیزی توسط هر ممیز صورت می‌گیرد.

حاضرین در جلسه

حاضرین در جلسه عموما مالکین فرآیندهای سازمان و مدیران ارشد می‌باشند هر یک خودشان و سمت‌شان را معرفی می‌نمایند
در صورتی که جلسه ممیزی رسمی باشد اسامی حاضرین در جلسه و امضاء آن‌ها اخذ می‌گردد.

راهنما

راهنمای ممیزین در فرآیند ممیزی در این جلسه معرفی می‌شوند

مشاهده‌گر

در صورت وجود مشاهده‌گر آن شخص در جلسه معرفی می‌گردد.

ممیزین در حال آموزش

در صورتی که در طی فرآیند ممیزی، از طرف ممیزی شونده نیاز به همراهی تیم ممیز توسط ممیزین در حال آموزش باشد معرفی می‌گردد.

اهداف، دامنه و معیار ممیزی

اهداف

هدف از ممیزی در جلسه بیان می‌گردد به عنوان مثال :

- اطمینان از استقرار سیستم مدیریت کیفیت با الزامات ISO 9001 است
- آمادگی برای انتقال سیستم مدیریت کیفیت از ISO 9001:2008 به ISO 9001:2015 و تعیین فرصت‌های بهبود

دامنه

دامنه کاربرد ممیزی که عموما در ناظمنامه یا دامنه کاربرد سیستم تعریف شده و ممیزی در آن دامنه انجام خواهد گردید در جلسه تاکید می‌گردد.

مثال :

- تولید قطعات پلیمری خودرو در کارخانه کرج و دفتر تهران

معیار ممیزی

الزامات و استانداردهای مورد ممیزی در سازمان مشخص می‌گردد به عنوان مثال:

- بر اساس استاندارد ISO 9001:2015 ، مستندات سیستم مدیریت و الزامات مشتریان
- بر اساس استاندارد ISO 14001:2014 ، مستندات سیستم مدیریت محیط زیست و الزامات محیط زیست

زبان ممیزی

زمان مورد استفاده در فرآیند ممیزی در صورت نیاز تاکید می‌گردد مثلا:

در صورتی که ممیز با زبان فارسی قرار است یک کارخانه را در شهر تبریز ممیزی نماید بهتر است در جلسه افتتاحیه تاکید گردد زبان ممیزی فارسی است.

تائید طرح ممیزی Audit Plan

طرح ممیزی یکبار دیگر توسط سرممیز در جلسه مرور می‌گردد و در خصوص تاریخ، زمان‌ها، زمان اختتامیه، جلسات بین ممیز و ممیزی شونده و هر گونه تغییرات در آتی تائیدیه کارفرما اخذ می‌گردد.

در صورتی که ممیزی شونده پیشنهادتی داشته باشد سرممیزی موارد را با در نظرگیری ریسک‌های آن با توجه به صلاحدید موارد را در طرح ممیزی اعمال نموده و مجددا تائیدیه کارفرما در جلسه اخذ می‌گردد.

ممیزی : “آیا طرح ممیزی مورد تائید شما است؟”

مثال:

ممکن است بدلیل بروز اتفاق برای اعضای خانواده یکی از مدیران، ممیزی شونده ( مثلا مدیر خرید) در روز دوم امکان حضور مطابق طرح ممیزی را نداشته باشد که در جلسه اعلام می‌شود و زمان آن با هماهنگی سرممیز به روز اول ممیزی منتقل می‌گردد.

روش‌های ممیزی

سرممیز در خصوص موضوعات زیر به ممیزی شونده در جلسه اطلاع‌رسانی می‌نماید:

ممیزی به صورت تصادفی و نمونه‌ای است و عدم قطعیت در فرآیند ممیزی
تعریف درجه بندی عدم‌انطباق‌ها در فرآیند ممیزی ( در صورتی که این موضوع در شرکت گواهی‌دهنده تعریف شده باشد توسط سرممیز بیان می‌گردد)
روش گزارش‌دهی یافته‌های ممیزی به ممیزی شونده
اطلاع شرایطی که ممیزی ممکن است پایان یابد نظیر ممیزی مجدد

ارتباطات حین ممیزی

روش‌های ارتباط رسمی بین ممیز و ممیزی شونده بیان می‌گردد به عنوان مثال:

در طی ممیزی از طریق ارتباط سرممیز با نماینده مدیریت به طور مستمر وجود دارد و تغییرات و موضوعات با وی درمیان گذاشته خواهد شد.
همچنین موضوعات و عدم‌انطباق‌های شناسایی شده طی ممیزی به اطلاع ممیزی شونده ( مسئول فرآیند ممیزی) رسانده می‌شود.
بازخورد از ممیزی شونده در خصوص یافته‌ها و نتایج ممیزی از جمله شکایت یا اعتراض

دسترسی به منابع و تسهیلات

اطمینان از در دسترس بودن منابع و تسهیلات مورد نیاز نظیر اتاق جلسات برای جلسات ممیزین، وسایل حمل و نقل بین سایت‌های مشتری، تجهیزات ایمنی مورد نیاز و …

محرمانگی و امنیت اطلاعات

محرمانگی اطلاعات مشاهده شده توسط ممیزین و امنیت اطلاعات تاکید می‌گردد.
” هر چیزی که ما در طی ممیزی می‌بینیم و شواهدی که جمع‌آوری می‌کنیم کاملا نزد ما محرمانه است ما هرگز آن را با شخص دیگری در بیرون از سازمان شما به اشتراک نمی‌گذاریم”

ایمنی و بهداشت

اطلاع از موضوعات ایمنی و بهداشتی در ارتباط با فرآیند ممیزی شامل:

روش‌های اجرایی مرتبط با ایمنی و بهداشت شغلی که باید توسط ممیزین رعایت گردد.
اقدامات لازم جهت آمادگی واکنش در شرایط اضطراری

اطلاعات جلسه اختتامیه

تاریخ و زمان جلسه اختتامیه و موضوعاتی که در جلسه اعلام می‌گردد مثلا “خلاصه گزارشی از یافته‌های ممیزی در جلسه اختتامیه اعلام می‌شود ”

در برخی از سازمان‌ها که تعداد سایت‌های مختلفی دارند بنا به‌صلاحدید سرممیز ممکن است در انتهای زمان ممیزی هر سایت جلسه اختتامیه برای یافته‌های آن سایت برگزار گردد.

سوال

به منظور اطمینان از نداشتن سوال در خصوص موضوعات مطرح شده در پایان جلسه ممیز سوال زیر را مطرح می‌نماید.

” آیا نظر یا سوالی دارید ؟

تشکر و قدردانی دوباره

تشکر و قدرداتی از حاضرین در جلسه و همراهی‌ آن‌ها در ممیزی پیشرو، توسط سرممیز صورت می‌گیرد.

جلسه افتتاحیه در ممیزی راه دور Remote Audit نیز توسط سرممیز برگزار می‌گردد.

منبع :

استاندارد ISO 19011

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است

انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.

جلسه افتتاحیه ممیزی