جلسه اختتامیه ممیزی
جلسه اختتامیه ممیزی به وسیله رهبر تیم ممیزی برای ارایه یافته‌ها و نتایج ممیزی برگزار می‌گردد در ادامه جزئیات برگزاری جلسه اختتامیه توسط پیام خرازیان ارائه شده است.
جلسه اختتامیه ممیزی
- زمان جلسه اختتامیه در طرح ممیزی Audit Plan از قبل اعلام شده و در جلسه افتتاحیه ممیزی نیز تاکید گردیده است اگر چه متداول نیست آن زمان تغییر نماید اما ممکن است زمان آن با توجه به فرآیند ممیزی تغییر یابد.
شرکت کنندگان در جلسه تیم ممیزی، مدیریت ممیزی شونده و مسئولین فرآیندهای ممیزی و سایر طرف‌های ذی‌نفع ( نظیر نماینده مشتری و…) می‌باشند. - جلسه ممیزی ممکن است رسمی باشد و سوابق حاضرین در جلسه باید نگهداری گردد در ممیزی داخلی جلسه اختتامیه رسمیت کمتری دارد یا ممکن است در سازمان‌های کوچک برگزار نشود
- این جلسه بر اعلام یافته‌ها و نتایج ممیزی تمرکز دارد.
- زمان تخصیص داده شده متناسب با ارائه یافته‌های ممیزی و پاسخ به سوالات در نظر گرفته می‌شود.
- مراحل جلسه اختتامیه در فرآیند ممیزی سیستم‌های مدیریتی و ارزیابی تعالی سازمانی به روش شبیه‌سازی جایزه بکار گرفته می‌شود.
در جلسه اختتامیه موارد زیر مطرح می‌شود:
لیست حاضرین جلسه
در جلسات رسمی لیست حاضرین جلسه به همراه سمت آن‌ها در جدولی درج شده و امضاء آن‌ها اخذ می‌گردد.
اهداف، معیارها و دامنه ممیزی
اهداف، معیارها و دامنه ممیزی مجددا توسط سرممیزی اعلام می‌گردد. مثال:
- اطمینان از استقرار سیستم مدیریت کیفیت با الزامات ISO 9001 (معیار ممیزی) است
- آمادگی برای انتقال سیستم مدیریت کیفیت از ISO 9001:2008 به ISO 9001:2015 و تعیین فرصت‌های بهبود
روش‌های ممیزی
سرممیز در خصوص موضوعات زیر به ممیزی شونده مجددا اطلاع‌رسانی می‌نماید:
- شواهد گردآوری شده بر اساس نمونه‌بردای است و عدم قطعیت در فرآیند ممیزی
- تعریف درجه بندی عدم‌انطباق‌ها در فرآیند ممیزی (در صورتی که دسته‌بندی برای عدم انطباق‌های ممیزی وجود ندارد هر یک از عدم انطباق جزئی، بحرانی مجددا توضیح داده می‌شود)
- روش گزارش‌دهی یافته‌های ممیزی به ممیزی شونده
خلاصه یافته‌های ممیزی
ارائه یافته‌ها و نتایج ممیزی به طریقی که ممیزی شونده درک و مطلع گردد
ایده‌های متفاوت در خصوص یافته‌های ممیزی باید بین ممیز و ممیزی شونده بحث وبرطرف گردد و در صورتی که برطرف نگردید باید ثبت گردد.
عدم‌انطباق‌های ممیزی
لیستی از عدم‌انطباق‌های ممیزی شناسایی شده به همراه شواهد ارائه می‌گردد.
فعالیت‌های پس از ممیزی
اقدام اصلاحی
عدم‌انطباق‌های شناسایی شده ثبت و به ممیزی شونده اعلام می‌گردد در ممیزی خارجی اقدامات اصلاحی مورد نیاز نیز باید توسط ممیزی شونده به اطلاع ممیز رسانده شود و در ممیزی داخلی اقدام اصلاحی لازم تعیین وپیگیری آن صورت می‌گیرد.
گزارش‌دهی
زمان و نحوه ارسال گزارش مکتوب پس از اتمام جلسه اختتامیه ممیزی برای حاضرین در جلسه توضیح داده می‌شود.
رسیدگی به شکایت
شکایت دریافتی از ممیزی شونده رسیدگی می‌گردد.
توصیه‌های بهبود
اگر در اهداف ممیزی مشخص شده باشد توصیه‌های بهبود توسط ممیز ارائه می‌شود ارائه این توصیه‌ها اجباری نیست.
تشکر و قدردانی
از همراهی ممیزی شونده در طی ممیزی تشکر و قدردانی می‌گردد.
جلسه اختتامیه در ممیزی راه دور Remote Audit نیز توسط سرممیز برگزار می‌گردد.
منبع :
استاندارد ISO 19011
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است.
انتشار مطلب با نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.