کنترل مدارک و سوابق

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

تدوین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق در استانداردهای مدیریتی الزام شده است به‌منظور تحت کنترل قرار دادن مدارک سیستم مدیریت و کنترل سوابق این روش اجرایی تدوین می‌شود.

درروش اجرایی کنترل مستندات و سوابق ، نحوه تعیین کد گذاری مدارک ،‌ نحوه بررسی کفایت مستندات ایزو وتوزیع و کنترل آنها، نحوه جمع‌آوری مستندات منسوخ‌شده و کنترل بر روی سوابق تشریح می‌شود.

در تمامی استانداردهای مدیریتی بر کنترل مستندات و سوابق تاکید شده است نظیر:

–        بند ۷۵ اطلاعات مستند شده در استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵
–        بند ۴۲۳ کنترل مستندات در استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۰۸
–        بند ۴۲۴ کنترل سوابق استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۰۸
–        بند ۴۴۵ کنترل مستندات استاندارد OHSAS ۱۸۰۰۱  و استاندارد ۲۰۰۴:ISO ۱۴۰۰۱
–        بند ۴۵۴ کنترل سوابق استاندارد OHSAS ۱۸۰۰۱  و استاندارد ۲۰۰۴:ISO ۱۴۰۰۱
–      بند ۴۳۲ الزامات قانونی و سایر الزامات استاندارد OHSAS ۱۸۰۰۱  و استاندارد ۲۰۰۴:ISO ۱۴۰۰۱ (تحت کنترل قرار دادن مدارک برون سازمانی،بروز آوری و توزیع الزامات قانونی)

می‌توان برای کنترل مدارک و کنترل سوابق روش اجرایی مجزاء تهیه نمود یا کنترل مدارک و کنترل سوابق را در یک روش اجرایی با عنوان ” روش اجرایی کنترل مدارک وسوابق “‌ تشریح نمود.
با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان،یک نمونه روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق در ساختار روش اجرایی به شرح زیر ارائه شده است.

در ویرایش جدید استاندارد ایزو ۹۰۰۱، ‌ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵ اصطلاح اطلاعات مستند شده جایگزین کنترل مدارک و کنترل سوابق شده است.

روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

۱) هدف:

–         تحت کنترل قرار دادن مدارک سیستم مدیریت

–         شناسایی، جمع‌آوری، ثبت، دستیابی، تشکیل پرونده بایگانی، نگهداری و تعیین تکلیف برای سوابق  و برقرار نگهداشتن آن.

۲)  دامنه کاربرد:

کلیه  مدارک و سوابق سیستم مدیریت

۳) تعاریف:

سوابق کیفیت: مدارکی که شواهد عینی از فعالیتهای انجام‌گرفته یا نتایج حاصله را به‌دست می‌دهد. این سوابق شامل انواع فرمهای پرشده و گزارشات مختلف می‌باشد.

۴)      مراجع:

استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۰۸

۵) مسئولیت‌ها

– مسئولیت کد گذاری مدارک سیستم مدیریت برعهده مدیر تضمین کیفیت می‌باشد.
– مسئولیت کنترل مدارک و داده‌ها  بر عهده مدیر تضمین کیفیت می‌باشد.
– مسئولیت شناسایی مدارک با منشأ برون‌سازمانی و تحت کنترل قرار دادن مدارک فنی بر عهده مدیر فنی می‌باشد.
– مسئولیت شناسایی سایر مدارک (به‌جز مدارک فنی) با منشأ برون‌سازمانی بر عهده مدیر تضمین کیفیت می‌باشد.
مسئولیت نگهداری سوابق کیفیت هر واحد برعهده مسئول هر واحد می‌باشد.
مسئولیت تکمیل فرم کنترل سوابق  برعهده  نماینده مدیریت  با همکاری مدیر/مسئول واحد مربوط می‌باشد.
– مسئولیت نظارت بر اجرای این روش اجرایی بر عهده نماینده مدیریت می‌باشد.

۶) شرح فعالیتهای روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

۶۱) کنترل مدارک:

کدگذاری مدارک ایزو

ساختار کدگذاری مدارک ایزو می‌تواند در قالب دستورالعملی مجراء تهیه شود یا در همین روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق لحاظ شود.

ساختار کد گذاری مدارک ایزو از سه سلول با کاراکتر حرفی و عددی می باشد
—             /       —                   —
سلول سوم              سلول دوم       سلول اول
سلول اول با دو کاراکتر حرفی مشخص کننده نوع مستند می باشد نظیر :
FR : فرم
WI : دستورالعمل
PR : روش اجرایی
QM : نظامنامه
QP : خط مشی
CP : برنامه کنترل

سلول دوم با دو کاراکتر عددی مشخص کننده شماره سریال  مستند  بر اساس نوع مستند ( سلول اول ) می باشد  این سلول از ۰۱ شروع می گردد
سلول سوم با دو کارکتر عددی مشخص کننده شماره ویرایش مستند می باشد شماره ویرایش از ۰۱ شروع می شود در صورت تغییر اجزای اصلی مستند شماره ویرایش تغییر می نماید

– مدارک جدید/ تغییریافته ازطریق واحد درخواست‌کننده، ازطریق فرم درخواست تغییر/ ایجادمدرک دریک نسخه به اطلاع نماینده مدیریت رسانده می‌شود.

نماینده مدیریت با توجه به جدول زیر، هماهنگی لازم جهت طی مراحل، تأیید و تصویب  می‌نماید.

جدول تعیین تهیه کننده، تأیید کننده و تصویب کننده مستندات

نماینده مدیریت مطابق جدول فرم” درخواست تغییر/ایجاد/حذف مدرک” را به همراه تغییرات پیشنهادی / مدرک جدید را به واحد تأیید کننده ارسال می‌نماید.

تأیید کننده، نتیجه بررسی را به اطلاع نماینده مدیریت می‌رساند.

الف ) در صورت تأیید نمودن:  فرم درخواست تغییر / ایجاد مدرک  به تصویب کننده مطابق جدول ارائه می‌گردد.

تصویب کننده پس از بررسی، در صورت موافقت، فرم درخواست را به نماینده مدیریت ارائه می‌نماید.

ب ) در صورت موافقت نکردن با تغییرات پیشنهادی / مدرک جدید توسط تأیید کننده / تصویب کننده موارد به اطلاع درخواست‌کننده رسانده می‌شود.

مدیرتضمین کیفیت تغییرات پیشنهادی را اعمال نموده و شماره ویرایش مدرک را تغییر می‌دهد. مستندات قبلی جمع‌آوری و معدوم شده و یک نسخه از سند با ویرایش قدیمی ممهور به مهر قرمز ”فاقد اعتبار” شده و تاریخ ابطال در فهرست اصلی مدارک  مشخص می‌گردد. یک نسخه از مدارک منسوخ سیستم کیفیت نزد نماینده مدیریت حدود ۱ سال نگهداری می‌گردد.

– در صورتیکه مدرک جدید باشد مطابق روش کدگذاری مستندات ایزو ، کد جدید توسط  مدیر تضمین کیفیت تخصیص داده می‌شود.

مدیر تضمین کیفیت مشخصات نسخ جدید / تغییر یافته مدرک را در فهرست اصلی مدارک ثبت می‌نماید. سپس مدرک را ممهور به مهر ”اعتبار دارد” می‌نماید. یک نسخه از مدرک  نزد نماینده مدیریت نگهداری شده و نسخ دیگر ممهور به مهر ” اعتبار دارد” به واحدهای استفاده‌کننده توزیع می‌شود.

مدارک برون‌سازمانی شامل نقشه‌ها توسط مدیر فنی در فهرست اصلی مدارک مشخص می‌گردد استانداردها و مقررات مرجع توسط مدیر تضمین کیفیت در فهرست اصلی مدارک لیست شده و مطابق روش فوق تحت کنترل قرار می‌گیرد.

–  به‌منظور اطمینان از در دسترس بودن آخرین ویرایش مقررات و الزامات قانونی و بروز آوری آن نماینده مدیریت به‌طور سالیانه از مراکز یا مؤسسات ذیصلاح استعلام به عمل می‌آورد.

کلیه مدارک مدیریت کیفیت حداقل سالیانه توسط نماینده مدیریت موردبازنگری قرار می‌گیرد و در صورت لزوم تغییرات اعمال می‌گردد

۶۲) کنترل سوابق

به‌منظور اطمینان از نگهداری سوابق، سیستم مدیریت، کلیه سوابق سیستم مدیریت توسط نماینده مدیریت با همکاری مسئولین واحدها شناسایی شده و در فرم کنترل سوابق مشخص می‌گردد. ترتیب دستیابی، مدت نگهداری فعال و راکد، مسئول نگهداری و محل نگهداری در فرم مشخص می‌گردد.

مدیرعامل و نماینده مدیریت مجاز به دستیابی به کلیه سوابق واحدها می‌باشند. ممیزان در هنگام ممیزی داخلی و خارجی مجاز به دستیابی به کلیه سوابق می‌باشند. مدیران واحدها مجاز به دستیابی سوابق واحد خود می‌باشند. و با اخذ اجازه از نماینده مدیریت / مدیرعامل مجاز به دستیابی به سوابق سایر واحدها می‌باشند.

نماینده مدیریت کلیه سوابق را ازنظر زمان نگهداری فعال و راکد و به‌طور سالیانه کنترل می‌نماید. درصورت به اتمام رسیدن زمان فعال سوابق، هماهنگی جهت ارسال سوابق به محل نگهداری راکد صورت می‌گیرد. همچنین ممیزان داخلی در هنگام ممیزی کنترل سوابق را بررسی می‌نمایند.

– پس از مدت ذکر شده به‌عنوان نگهداری راکد سوابق، معدوم‌سازی سوابق توسط نماینده مدیریت صورت می‌پذیرد. قابل‌ذکر است سوابق راکد موجود در شرکت در پایان همان سال با حضور نماینده مدیریت امحاء می‌گردد.

– سوابق در محل هایی که دور از آب و آلودگی می‌باشد، نگهداری می‌شوند. درصورتیکه نیاز باشد درون کاور نگهداری می‌گردد.
توجه: سوابق الکترونیکی مورداستفاده  نظیر سوابق انبار  ماهیانه به‌صورت اتوماتیک بر روی سرور در مسیر D:\\kharazian\Store ذخیره می‌شود.

۷) مستندات مرتبط با روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

فهرست اصلی مستندات
درخواست تغییر / ایجاد مدرک
فرم کنترل سوابق

این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .

انتشار مطلب با ذکر آدرس سایت www.kharazian.ir  و نام نویسنده مهندس پیام خرازیان بلامانع می باشد .

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.