اطلاعات مستند شده

کنترل اطلاعات مستند شده در استاندارد ISO 9001:2015   بند 7.5، جایگزین کنترل مستندات و کنترل سوابق در  استاندارد ISO 9001:2008 شده است.
بدین صورت که اطلاعات مستند شده بند کنترل مستندات و کنترل سوابق ویرایش قبلی ایزو 9001 را شامل می‌شود

اطلاعات مستند شده

تعریف اطلاعات مستند در  استاندارد ISO 9001:2015 

اطلاعاتی  که توسط سازمان کنترل نگهداری می‌شود و رسانه ای که آن را در بر می‌گیرد.

یادآوری 1: اطلاعات مستند می‌تواند در هر قالب و رسانه ای و از هر منبعی باشد.
یادآوری 2: اطلاعات مستند می‌تواند به موارد زیر دلالت نماید:

• سیستم مدیریت کیفیت شامل فرآیندهای مرتبط
• اطلاعات ایجاد شده برای سازمان برای عملیات (مستندسازی)
• شواهد نتایج به دست آمده (سوابق)

مطابق با الزامات سیستم مدیریتی، اطلاعات مستند شده باید کنترل شود به‌منظور کنترل اطلاعات مستند شده سازما ن ها اقدامات زیر را عموماً انجام می‌دهند:

•  تدوین دستورالعمل کدگذاری مستندات، جهت تحت کنترل قرار دادن اطلاعات مستند شده، شامل فرآیندها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و… (مطابق بند 7.5.2 ایجاد و به روز رسانی استاندارد ISO 9001:2015)
•  بررسی کفایت اطلاعات مستند شده و مناسب بودن آن برای استفاده از طریق تعیین سطوح تهیه کننده، تأیید کننده و تصویب کننده در مستندات شامل فرم‌ها، روش‌های اجرای، خط مشی کیفیت، دستورالعمل‌ها و … (مطابق بند 7.5.2 ایجاد و به روز رسانی استاندارد ISO 9001:2015) به عنوان مثال:

• تهیه لیستی از اطلاعات مستند شده و توزیع مستندات به مسئولین مرتبط، طوری که اطلاعات مستند شده در دسترس باشند.
• محافظت از اطلاعات مستند شده، شامل نحوه نگهداری از اطلاعات مستند شده، امنیت اطلاعات و پشتیبانی گیری از اطلاعات مستند شده.
• تعیین سطوح دسترسی برای دسترسی به اطلاعات مستند شده می‌تواند شامل اجازه به مشاهده اطلاعات مستند شده یا اجازه تغییر اطلاعات مستند شده باشد.
• دستیابی به اطلاعات مستند شده و تعیین مدت زمان نگهداری فعال و راکد و محل نگهداری (کنترل سوابق)
• خوانا بودن اطلاعات مستند شده
• کنترل تغییرات اطلاعات مستند شده از طریق شماره ویرایش مستندات و ثبت تغییرات در لیست مستندات سیستم مدیریت کیفیت یا از طریق مکانیزم درخواست تغییر اطلاعات مستند شده.

اطلاعات مستند شده با منشاء برون سازمانی چیست؟

• برخی از مستندات سیستم کیفیت از بیرون سازمان به سازمان ارائه می‌شود مانند: الزامات مقرارتی گمرگ، الزامات قانونی مرتبط با محصول (مثلاً استاندارد ملی مرتبط با محصول یا خدمات)، فرم‌ها و دستورالعمل‌های ابلاغی از طرف سازمان‌های بیرونی، الزامات ایزو 9001 و ….
• نقشه و مستندات ارائه شده توسط مشتری هم به‌عنوان اطلاعات مستند شده با منشاء برون سازمانی و هم به‌عنوان اموال مشتری شناسایی می‌شود.
• اطلاعات مستند شده با منشاء برون سازمان می‌تواند همانند اطلاعات مستند درون سازمانی تحت کنترل قرار گیرد.

جهت اطلاع از مستندات هر یک از استانداردهای مدیریتی مد نظر بر روی لینک زیر کلیک نمایید

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده پیام خرازیان و منبع www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.