کنترل سوابق

کنترل سوابق درتمامی استانداردهای مدیریتی  نظیر ایزو 9001 ، ایزو 14001 و … الزام می باشد بدین منظور سازمان ها باید سوابق سیستم مدیریتی را کنترل نمایند .
در تعریف استاندارد های مدیریتی ، سوابق شواهدی دال بر انجام فعالیت های می باشد  فرم هایی که در سازمان تکمیل می شود نمونه هایی از سوابق می باشد . سوابق می تواند بصورت کاغذی باشد یا بصورت الکترونیکی
کنترل سوابق در سیستم های مدیریتی شامل :
–    شناسایی سوابق
–    نحوه دستیابی سوابق
–    مدت زمان نگهداری فعال و راکد
–    تعیین تکلیف سوابق
–    محافظت سوابق
–    نحوه پشتیبانی گیری از سوابق الکترونیکی

شناسایی و دستیابی سوابق

سوابق از طریق عنوان فرم / کد مدرک / شماره سریال قابل شناسایی می باشد .
بمنظور دستیابی به سوابق ، سازمان ها باید سوابق خود را طوری بایگانی نمایند تا بسرعت قابل دسترس باشد بدین منظور ترتیب بایگانی سوابق از اهمیت خاصی برخوردار می باشد .
جهت دستیابی و شناسایی سوابق می توان از روش های زیر استفاده نمود :
–    استقرار نظام آراستگی 5S
–    استفاده از زونکن های رنگی جهت تفکیک سوابق
–     طبقه بندی سوابق در زونکن ها و کمد ها
–    طبقه بندی سوابق در رایانه

مدت نگهداری

مدت نگهداری سوابق به دو صورت  ، مدت زمان نگهداری فعال و نگهداری راکد ، در سازمان تعریف می شود مدت زمانی که سوابق  در دسترس مسئولین مربوطه باشد مدت زمان نگهداری فعال نامیده می شود و مدت زمانی که سوابق پس از اتمام مدت زمان نگهداری فعال در محل دیگری نگهداری شود بعنوان مدت زمان نگهداری راکد نامیده می شود .

محافظت سوابق

محافظت سوابق سیستم مدیریتی از طریق نگهداری سوابق در زونکن ها ، کاور ها و فایل ها صورت می گیرد .
سوابق الکترونیکی نظیر اطلاعات موجود در نرم افزارهای مورد استفاده سازمان ، در دوره های زمانی مشخصی پشتیبانی گیری می شود و در محل مشخصی نگهداری می گردد.
مثال : سوابق گزارش تولید در یک سازمان بمدت یکسال در بایگانی فعال و پس از آن به مدت دو سال در بایگانی راکد نگهداری می گردد .

تعیین تکلیف سوابق

پس از اتمام مدت زمان راکد سوابق ، تعیین تکلیف سوابق توسط مسئول مشخص شده صورت می گیرد و سوابق در صورت لزوم امحاء می گردد .
در صورتی که در سیستم مدیریت زیست محیطی در سازمان مستقر شده باشد ، در زمان امحاء سوابق به الزامات محیط زیست توجه می شود .

وضعیت کنترل سوابق شامل در دسترس بودن ، خوانا بودن ، نحوه محافظت و پشتیبانی گیری از سوابق الکترونیکی سیستم مدیریتی در ممیزی های داخلی توسط تیم ممیزی آموزش دیده و در ممیزی خارجی توسط ممیزان خارجی ، ارزیابی می شود .

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .