روش تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی

روش تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی بر اساس مدل سرآمدی مورد نظر سازمان، بر اساس اندازه سازمان و پیچیدگی سازمان و مهلت زمانی جهت ارائه اظهارنامه تعالی به دبیرخانه جایزه تعالی تعیین می‌شود.
در این مطلب با توجه به تجارب پیام خرازیان در تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی در سازمان‌های مختلف، روش‌های تدوین اظهارنامه تعالی معرفی می‌شود.به‌کارگیری تیم به تعداد هر یک از معیارهای مدل تعالی مورد نظر جهت تدوین اظهارنامه برای هر یک از معیارهای مدل تعالی ، بزرگترین اشتباه است.

هر یک ازمعیارهای مدل سرآمدی مورد نظر با هم در ارتباط بوده و یکپارچگی بین معیارهای مدل سرآمدی در اظهارنامه به عنوان یک اصل کلیدی است .

بدین منظور تهیه‌کننده اظهارنامه تعالی سازمانی باید یک نفر باشد که این یکپارچگی را اظهارنامه تعالی سازمانی مورد توجه ویژه قرار دهد.

به عنوان مثال در مدل تعالی EFQM 2013 ، حمایت رهبران از فعالیت‌های محیط زیستی در معیار C1 اشاره شده در حالی جزییات رویکردهای محیط زیستی در زیر معیار C4 نتایج آن در زیر معیار a8 وb8 لحاظ می‌شود.

روش تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی

سازمان می تواند یکی از روش‌های زیر را جهت تدوین اظهارنامه تعالی به‌کار گیرد.

1-تعیین یک نفر جهت نگارش

تعیین فردی مشخص جهت تدوین اظهارنامه سرآمدی،ممکن است غیر ممکن به‌نظر برسد اما این امر امکان پذیراست البته در سازمان‌های بزرگ و پیچیده امکان‌پذیر نیست ولی این کار انجام شده است.
در سازمان‌های بزرگ و پیچیده می‌توان،کارگروه‌ای را برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی به‌کار گرفت و سپس اطلاعات جمع‌آوری شده توسط یک نفر در اظهارنامه جمع‌بندی شود.
در برخی از شرکت‌های کوچک ، مدیرعامل یا مدیر ارشد با توجه استانداردهای نگارش اظهارنامه،اظهارنامه تعالی را می‌نویسند.

2-به‌کارگیری مشاور با تجربه از طریق مصاحبه

من خودم بارها با این روش ، اظهارنامه تعالی سازمان را برای سازمان‌های متقاضی نوشته‌ام.سازمان‌هایی که زمان اندکی برای ارائه اظهارنامه تعالی به دبیرخانه جایزه تعالی دارند بهتر است این روش را به‌کار گیرند.

جمع‌آوری اطلاعات نتایج توسط مدیران مرتبط یا اعضای کارگروه‌ها صورت‌گرفته و به منظور جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با توانمندسازها( رویکردها ) ،مصاحبه تخصصی با هر یک از مدیران انجام می‌شود.

مدیران سازمان کمتر با ادبیات نگارش مدل سرآمدی در اظهارنامه آشنا هستند این روش به آن ها کمک می‌نماید تا اظهارنامه خود را کمترین زمان بر اساس استانداردهای نگارش دبیرخانه جوایز تعالی مورد نظر آماده نمایند.

همکاری و مشارکت مدیران ارشد با مشاور و جمع‌آوری و ارائه نتایج به موقع ،نقش مهمی در موفقیت این روش دارد.

3-مشارکت افراد

در این روش کارکنان در فرآیند جمع‌آوری اطلاعات(نتایج و توانمندساز) نقش مهمی دارند اطلاعات جمع‌آوری شده جهت تدوین اظهارنامه در اختیار نویسنده اظهارنامه قرار می‌گیرد.
شغل هر یک از افراد یا اعضای کارگروه تدوین اظهارنامه اصلا مهم نیست این افراد باید شناخت خیلی خوبی از سازمان داشته و مفاهیم کیفیت و تعالی سازمانی را به خوبی درک نموده باشند.
تعداد افراد کارگروه تعالی سازمانی به اندازه و پیچیدگی سازمان شما بستگی دارد

نمونه سازماندهی منابع‌انسانی تدوین اظهارنامه

تعیین مدیر پروژه

این شخص می‌تواند مدیر تعالی سازمان باشد برنامه‌ریزی و نظارت بر فعالیت‌های کارگروه‌ها و همکاری مستمر با اعضای کارگروه جهت نهایی نمودن اظهارنامه تعالی، مهمترین وظیفه ایشان است.
مدیر پروژه رابط بین کمیته رهبری و کارگروه های تعالی سازمانی است

تعیین کمیته راهبری

اعضای کمیته راهبری تدوین اظهارنامه می‌تواند مدیران ارشد یا هیئت مدیره سازمان (4 تا 7 نفر) باشد این افراد باید به منابع اطلاعاتی که در تدوین اظهارنامه به کار رفته دسترسی داشته باشند و اظهارنامه تکمیل شده را مرور نمایند.

کارگروه اظهارنامه

این کارگروه وظیفه جمع‌آوری اطلاعات ( توانمندساز و نتایج) را برعهده دارد در اکثر سازمان‌ها همین کارگروه اقدام به نگارش اظهارنامه می‌نماید . نگارش اظهارنامه بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده بهتر است توسط یک‌نفر از اعضای کارگروه اظهارنامه انجام شود.

ابتدا اظهارنامه تعالی در چندین نسخه پیش نویس آماده شده و به کارگروه راهبری جهت بررسی اعلام می‌شود بر اساس بازخورد بهبود کارگروه، به مدیر پروژه اعلام می‌شود نسخه نهایی اظهارنامه پس از تصویب کارگروه راهبری اظهارنامه به دبیرخانه جوایز تعالی ارسال می‌شود.

این مطلب ، توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام مترجم پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است