اظهارنامه تعالی
اظهارنامه تعالی سازمانی ، تصویری از عملکرد تعالی سازمان بر مبنای مدل تعالی انتخاب شده است اظهارنامه در قالب کتابچه اظهارنامه در صفحات محدود تهیه می‌گردد .
تمامی سازمان‌های متقاضی برای شرکت در فرآیند ارزیابی تعالی سازمانی باید بر اساس الگوهای تعالی مشخص شده ، تمامی فعالیت‌های انجام شده در سازمان خود را از جنبه‌های مختلف مدل تعالی در کتابچه اظهارنامه نمایش دهند .
محبوب‌ترین و باسابقه‌ترین جوایز تعالی سازمانی در ایران :
با توجه به علاقه‌مندی مدیران کسب‌وکارهای ایرانی به جوایز، جوایز مختلفی در ایران به عنوان جایزه تعالی یا جایزه سرآمدی راه‌اندازی شده‌است که محبوب‌ترین آن در ادامه آمده است.
- جایزه ملی تعالی سازمانی
- جایزه ملی کیفیت ایران
در برخی از جوایز تعالی سازمانی ، به اظهارنامه تعالی ، خوداظهاری تعالی سازمانی گفته می‌شود .
تدوین اظهارنامه جهت حضور در فرآیند ارزیابی جوایز تعالی سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار می‌باشد اظهارنامه سرآمدی گزارشی مکتوب و رسمی است که سازمان متقاضی جایزه تعالی سازمانی ، در خصوص وضعیت خود در قبال انتظارات مدل تعالی سازمانی تهیه نموده و در اختیار دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی و تیم‌های ارزیابی قرار می‌دهد.
برخی از سازمان ها در تدوین اظهارنامه صرفا بر تهیه ”بهترین“ اظهارنامه ممکن تمرکز نموده و کمتر به واقعیت های سازمان توجه می‌نمایند .
کاربردهای اظهارنامه تعالی سازمانی :
- اولین قدم برای ارزیابی دقیق ارزیابان قبل از حضور در سازمان
- امکان ایجاد یک تصویر خوب و همراه کردن ارزیابان ، بطوری که تصویر اولیه از سازمان‌ها را به ارزیابان قبل از ارزیابی منتقل میکند .
- پایه‌ای برای دریافتن نکات کلیدی و موارد مورد نیاز جهت بررسی در بازدید از محل
- بخشی از خودارزیابی سازمان متقاضی فرآیند جایزه تعالی سازمانی
- به عنوان منبع اطلاعاتی از بهترین تجارب سازمان
جهت اطلاع از اهمیت تدوین اظهارنامه به مقاله اهمیت اظهارنامه تعالی مطالعه نمایید .
هریک از جوایز تعالی سازمانی ، سطوح تعالی را برای متقاضیان فرآیند ارزیابی مشخص می‌نمایند ، نگارش اظهارنامه شرکت با توجه سطح تعالی درخواستی سازمان متقاضی مطابق قوانین دبیرخانه جوایز تعالی سازمانی مشخص می‌گردد . عموما در اکثر جوایز تعالی سطوح تعالی زیر تعریف شده است :
ساختار اظهارنامه سرآمدی :
1) ساختار اظهارنامه ، با توجه به قوانین جوایز تعالی سازمانی انتخاب شده متفاوت است، مثلا در جایزه ملی تعالی سازمانی اظهارنامه برای سطوح تندیس در سازمان‌های بزرگ 100 صفحه و در سازمان‌های کوچک و متوسط 75 صفحه در نظر گرفته شده است .
همچنین ساختار محتوی اظهارنامه ، نوع فونت و اندازه قلم عناوین اصلی ، عناوین فرعی و متن‌ها و جداول ، فاصله بین خطوط و حاشیه‌ها ی صفحه در ساختار مشخص شده توسط دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی مورد نظر مشخص شده است .
2) محتوی اظهارنامه نیز با توجه به سطح تعالی درخواستی و قوانین دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی مشخص می‌گردد عموما موضوعات زیر در محتوی اظهارنامه لحاظ می‌گردد :
- فهرست مطالب
- کلیات و مشخصات سازمان
کلیات شامل مقدمه‌ای از وضعیت سازمان و مدل کسب و کار آن بوده و برای مثال می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:
- تاریخچه
- نمودار سازمانی
- خدمات و محصولات اصلی
- ارزش‌ها و اهداف اصلی
- مشتریان و تأمین‌کنندگان اصلی
- ابتکارهای کیفی یا شبیه آن
- چگونگی همکاری‌های تجاری
- تکنولوژی و مواد اولیه
- شرایط عمومی محیط کسب‌و‌کار
- شرایط محیطی قانونی
- توضیحی از هر یک از اجزاء معیارهای مدل و بیان فعالیت‌ها و عملکرد سازمان بر مبنای منطق ارائه شده توسط جوایز تعالی سازمانی
- تعریف واژه‌های خاص و تخصصی در یک صفحه
سازمان های متقاضی جهت حضور در فرایند ارزیابی باید ، اظهارنامه را در ساختار اعلام شده تهیه نموده و مطابق برنامه زمان‌بندی اعلام شده توسط دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی به دبیرخانه جایزه ارسال نمایند .
ارزیابان قبل از حضور در سازمان ، اظهارنامه سازمان را ارزیابی انفرادی نموده و سپس تیم ارزیاب اجماع مینماید موضوعات موردنیاز جهت بازدید را مشخص نموده و در سایت ویزیت شواهد آن ، مورد بررسی قرار می‌گیرد .
در زمان ارزیابی تعالی ، در محل سازمان توسط ارزیابان ، سازمان باید شواهد مرتبط با اظهارت بیان شده در اظهارنامه را ارائه نماید .
این مطلب با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .
انتشار این مطلب با ذکر نام نویسنده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد .
پیام خرازیان 
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.