اظهارنامه تعالی

اظهارنامه تعالی سازمانی ، تصویری از عملکرد تعالی سازمان بر مبنای مدل تعالی انتخاب شده می باشد اظهارنامه تعالی در قالب کتابچه اظهارنامه تعالی در صفحات محدود تهیه می گردد .
تمامی سازمان های متقاضی برای شرکت در فرآیند ارزیابی تعالی سازمانی باید بر اساس الگوهای تعالی مشخص شده ،  تمامی فعالیت های انجام شده در سازمان خود را از جنبه های مختلف مدل تعالی در کتابچه اظهارنامه تعالی نمایش دهند .
محبوب ترین و باسابقه ترین جوایز تعالی سازمانی در ایران :

جایزه ملی تعالی سازمانی بهره وری
جایزه ملی کیفیت ایران

در برخی از جوایز تعالی سازمانی ، به اظهارنامه تعالی ، خوداظهاری تعالی سازمانی گفته می شود .

تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی جهت حضور در فرآیند ارزیابی جوایز تعالی سازمانی  از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد اظهارنامه تعالی سازمانی گزارشی مكتوب و رسمی است كه سازمان متقاضی جایزه تعالی سازمانی ، در خصوص وضعیت خود در قبال انتظارات مدل تعالی سازمانی تهیه نموده و در اختیار دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی و تیم‌های ارزیابی قرار می‌دهد.

برخی از سازمان ها در تدوین اظهارنامه تعالی صرفا بر تهیه ”بهترین“ اظهارنامه ممكن تمركز نموده و کمتر به واقعیت های سازمان توجه می نمایند .

كاربردهای اظهارنامه تعالی سازمانی :

اولین قدم  برای ارزیابی دقیق ارزیابان قبل از حضور در سازمان
امكان ایجاد یك تصویر خوب و همراه كردن ارزیابان ، بطوری که اظهارنامه تعالی تصویر اولیه از سازمان ها را به ارزیابان قبل از ارزیابی منتقل می کند .
پایه‌ای برای دریافتن نکات کلیدی و موارد مورد نیاز جهت بررسی در بازدید از محل
بخشی از خودارزیابی سازمان متقاضی فرآیند جایزه تعالی سازمانی
به عنوان منبع اطلاعاتی از بهترین تجارب سازمان‌

جهت اطلاع از اهمیت تدوین اظهارنامه تعالی به مقاله اهمیت اظهارنامه تعالی مطالعه نمایید .

هریک از جوایز تعالی سازمانی ، سطوح تعالی را برای متقاضیان فرآیند ارزیابی مشخص می نمایند ، نگارش اظهارنامه تعالی  سازمانی با توجه سطح تعالی درخواستی سازمان متقاضی مطابق قوانین دبیرخانه جوایز تعالی سازمانی مشخص می گردد . عموما در اکثر جوایز تعالی سطوح تعالی زیر تعریف شده است :
–    گواهینامه تعهد به تعالی
–    تقدیرنامه
–    تندیس

ساختار اظهارنامه تعالی سازمانی :

1)    ساختار اظهارنامه تعالی سازمانی ، با توجه به قوانین جوایز تعالی سازمانی انتخاب شده متفاوت می باشد ، مثلا در جایزه ملی تعالی سازمانی اظهارنامه برای سطوح تندیس در سازمان های بزرگ 100 صفحه و در سازمان های کوچک و متوسط 75 صفحه در نظر گرفته شده است .
همچنین ساختار محتوی اظهارنامه تعالی ، نوع فونت و اندازه قلم عناوین اصلی ، عناوین فرعی و متن ها و جداول ، فاصله بین خطوط و حاشیه ها ی صفحه در ساختار مشخص شده توسط دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی مورد نظر مشخص شده است .
2)    محتوی اظهارنامه تعالی سازمانی نیز با توجه به سطح تعالی درخواستی و قوانین دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی مشخص می گردد عموما موضوعات زیر در محتوی اظهارنامه تعالی سازمانی لحاظ می گردد :
– فهرست مطالب
–  كلیات و مشخصات سازمان
كلیات شامل مقدمه‌ای از وضعیت سازمان و مدل كسب و كار آن بوده و برای مثال می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:
–     تاریخچه
–   نمودار سازمانی
–    خدمات و محصولات اصلی
–     ارزش‌ها و اهداف اصلی
–     مشتریان و تأمین‌كنندگان اصلی
–  ابتكارهای كیفی یا شبیه آن
–   چگونگی همكاری‌های تجاری
–   تكنولوژی و مواد اولیه
–  شرایط عمومی محیط كسب و كار
–  شرایط محیطی قانونی
– توضیحی از هر یك از اجزاء معیارهای مدل و بیان فعالیت‌ها و عملكرد سازمان بر مبنای منطق ارائه شده توسط جوایز تعالی سازمانی
– تعریف واژه‌های خاص و تخصصی در یک صفحه

سازمان های متقاضی جهت حضور در فرایند ارزیابی باید ، اظهارنامه تعالی سازمانی تهیه شده در ساختار اعلام شده تهیه نموده و مطابق برنامه زمان بندی اعلام شده توسط دبیرخانه جایزه تعالی سازمانی به دبیرخانه جایزه ارسال نمایند .

ارزیابان قبل از حضور در سازمان ، اظهارنامه تعالی سازمان را ارزیابی انفرادی نموده و سپس تیم ارزیاب اجماع می نماید موضوعات موردنیاز جهت بازدید را مشخص نموده و در سایت ویزیت شواهد آن  ،  مورد بررسی قرار می گیرد .

در زمان ارزیابی تعالی ، در محل  سازمان توسط ارزیابان ، سازمان باید شواهد مرتبط با اظهارت بیان شده در اظهارنامه را ارائه نماید .

این مطلب با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .

انتشار این مطلب با ذکر نام نویسنده  و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد .

جهت دریافت راهنمایی در خصوص تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی ، با شماره تلفن زیر تماس بگیرید یا درخواست خود را ایمیل نمایید .
09123386349