ایزو 9001 در سازمان کوچک

پیاده سازی ایزو 9001 در سازمان کوچک ، فقط با اخذ خدمات مشاوره ایزو از متخصص با تجربه  ، می تواند منجر به دستیابی به مزایای ایزو برای آن سازمان شود .
اکثر سازمان های کوچک که گواهینامه ایزو 9001 را اخذ نموده اند فقط ازعنوان ایزو 9001 جهت تبلیغات خود استفاده می نمایند و اثری از سیستم مدیریت کیفیت و اجرای اثربخش آن بصورت مستمر مشاهده نمی شود

مراحل پیاده سازی ایزو 9001 در سازمان کوچک شامل : فاز شناخت ، آموزش ، مستندسازی ، اجرای مستندات ، ممیزی داخلی و خارجی می باشد .
مهمترین فاز پیاده سازی ایزو 9001 در سازمان کوچک ، مستندسازی ایزو 9001 ( طراحی مستندات ) می باشد طراحی مستندات ایزو 9001 در سازمان کوچک ، بسیار دشوارتر از سازمان های متوسط یا بزرگ می باشد .

در اکثر این سازمان ها در زمان استقرار سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 ، حتی یک فرم وجود ندارد و بدین منظور باید با انجام مصاحبه دقیق با مسئولین فرآیند ها ، مستندات متناسب با اندازه سازمان بر مبنای استاندارد ایزو 9001  طراحی  شود .

جهت اطلاع از جزییات پیاده سازی ایزو 9001 در سازمان کوچک می توانید برنامه زیر را مشاهده نمایید.

. بمنظور درک اهمیت مستندسازی ایزو 9001 در سازمان کوچک ، چند مثال ارائه می شود :

مثال 1 :  در طراحی سیستم انبار در سازمان کوچک ، می توان با یک فرم انبار ، کنترل ورود و خروجی کالاها را انجام داد در صورتی که در سازمان بزرگ ، حداقل فرم های زیر را طراحی و اجراء می شود :

• رسید موقت انبار
• رسید انبار
• حواله انبار
• کارت موجودی انبار
• نقطه سفارش انبار

مثال 2 : در طراحی سیستم برنامه ریزی تولید در سازمان کوچک ، می توان برنامه ریزی و گزارش تولید را با هم ادغام نمود و یک فرم برای این منظور استفاده نمود در صورتی که در سازمان متوسط یا بزرگ ممکن است فرم های زیر را طراحی و اجراء شود :

• کنترل تولید
• برنامه ریزی تولید سالیانه
• برنامه ریزی تولید فصلی ، ماهانه
• برنامه ریزی تولید هفتگی
• برنامه ریزی تولید روزانه
• گزارش تولید روزانه

در صورتی که مستندات سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 را به دو گروه زیر تقسیم نماییم باید مستندات را طوری طراحی نماییم که  حدود 90%  از مستندات بعنوان مرجع و الباقی مستندات بصورت روزمره تکمیل شود

• مستندات مرجع ایزو ، مستنداتی که یکبار تهیه یا تکمیل می شوند مثلا لیست مدارک ، لیست ماشین آلات ، لیست ابزار ، لیست تامین کنندگان ، روش های اجرایی ، دستورالعمل های کاری ، دستورالعمل نگهداری وتعمیرات و ….
• مستندات روزمره ایزو ( سوابق ) ، مستنداتی که باید هر روز ، هر هفته یا هر ماه تکمیل شود

مثلا در یک سازمان کوچک با تعداد 10 نفر، حدود 50 مستند ایزو تهیه شده است که فقط 3 مستند ایزو هر روز تکمیل می شود و سایر مستندات یکبار تهیه شده یا بنا به نیاز تکمیل می گردد .

دلایل اثربخش نبودن سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 در سازمان کوچک :

• عدم استفاده از مشاور با تجربه حرفه ای منجر به طراحی نامناسب سیستم و افزایش بوروکراسی را در پی دارد .
• استفاده از رویکرد Cut – Copy – Past  جهت طراحی سیستم مدیریت کیفیت
• عدم تعهد مدیریت ارشد در خصوص سیستم مدیریت
•  اخذ گواهینامه ایزو تقلبی از دکان ایزو

–    این مطلب با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان در سازمان های مختلف تهیه شده است
–    انتشار این مطلب با ذکر نام نویسنده  و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد .