نگهداری ایزو 9001

نگهداری ایزو 9001 توسط اکثر مدیران سازمان‌های ایرانی به فراموشی سپرده عموماً در شب امتحان اقدامات لازم جهت آمادگی ممیزی ایزو 9001 را برای ممیزی مراقبتی انجام می‌دهند.
برخی از سازمان‌ها جهت نظارت کلان بر سیستم مدیریتی از مشاور نگهداری ایزو 9001 استفاده می‌نمایند. مشاوره نگهداری ایزو 9001 بر استقرار سیستم مدیریتی از مرحله اخذ گواهینامه ایزو 9001 تا ممیزی مراقبتی نظارت داشته و مسائل به وجود آمده را با هماهنگی مدیریت ارشد سازمان برطرف می‌نماید.
در این مطلب با توجه به استقرار سیستم مدیریتی در سازمان‌ها ، اقدامات لازم بعد از استقرار ایزو 9001 جهت نگهداری ایزو 9001 در سازمان به‌صورت خلاصه آمده است .

اکثر سازمان‌های دریافت‌کننده گواهینامه ایزو 9001 ، ضرورت ممیزی‌های مراقبتی شرکت گواهی دهنده را درک ننموده و نتیجه کار را تا مرحله اخذ گواهینامه می‌دانند این سازمان تا اخذ گواهینامه ایزو 9001 ، اقدامات لازم را انجام داده و بعد از ممیزی خارجی و صدور گواهینامه ایزو 9001 اکثر الزامات مطرح‌شده در استاندارد ایزو 9001 را به فراموشی سپرده و مجدداً فعالیت‌های خود را به همان روال قبل انجام می‌دهند.
این گروه از سازمان‌ها ، در نزدیکی ممیزی مراقبتی سالانه ( ممیزی خارجی مراقبتی که توسط شرکت گواهی دهنده انجام می‌شود ) اقدام به مستندسازی بر اساس فرم‌های طراحی‌شده می‌نمایند.
متأسفانه اکثر سازمان‌های ایرانی در شب امتحان ( ممیزی مراقبتی سالانه ) ، اقدامات لازم جهت آمادگی ممیزی ایزو 9001 را انجام می‌دهند.
چه سازمان‌هایی به نگهداری ایزو 9001 توجه نمی‌کنند :

• سازمان‌هایی که مدیران آن تنها به دنبال گواهینامه ایزو 9001 هستند.
• سازمان‌هایی که به مشتریان خود اهمیت نمی‌دهند .
• سازمان‌هایی که مدیران آن از منافع واقعی استقرار سیستم‌های مدیریتی اطلاعی ندارند.

نگهداری ایزو 9001 بعد از اخذ گواهینامه ایزو 9001 توسط شغل نماینده مدیریت ایزو یا تضمین کیفیت با همکاری سایر مدیران تازه شروع می‌شود.
بر اساس ویرایش ISO 9001:2008 در سازمان‌های کوچک معمولاً اقدامات اساسی در خصوص نگهداری ایزو شامل تجزیه‌وتحلیل‌ها ، پایش فرآیندها ، اقدامات لازم جهت بهبود مستمر توسط شخص نماینده مدیریت یا مسئول تضمین کیفیت انجام می‌شد.
در استاندارد ISO 9001:2015 نقش مدیران ارشد در استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت تأکید شده است

مهم‌ترین اقدامات لازم جهت نگهداری ایزو 9001 در سازمان ها

-برگزاری جلسات مستمر هدفمند

جلسات مستمر داخلی باهدف استقرار اثربخش سیستم‌های مدیریتی ،تا قبل از اخذ گواهینامه ایزو 9001 در سازمان‌ها به‌صورت مستمر و به تعداد زیاد برگزار می‌شود ولی متأسفانه‌ای این جلسات بعد از ممیزی خارجی و اخذ گواهینامه ایزو ، متوقف می‌شود.
جلسات برنامه‌ریزی‌شده در سطح مدیران ارشد و کارشناسان به‌صورت هدفمند در خصوص بهبود مستمر و تحلیل مسائل ، گامی مهمی جهت تصمیم‌گیری در خصوص بهبود استقرار سیستم مدیریتی می‌باشد.
سازمان‌ها بزرگ ، کارگروه یا کمیته‌های مختلفی در قالب جلسات تشکیل می‌دهند اما خروجی تصمیمات این جلسات به سیستم مدیریت متصل نمی‌باشد. مثلاً در یک سازمان بزرگ جلسات بهبود کیفیت یا جلساتی در خصوص تولید به‌صورت مستمر برگزار می‌شود و تصمیمات گرفته‌شده در قالب اقدام اصلاحی / پیشگیرانه به سیستم مدیریت متصل نمی‌شود.
برگزاری جلسات بازنگری مدیریت در دوره‌های زمانی مشخص بر اساس ورودی‌های اعلام‌شده نقش مهمی در اثربخشی سیستم مدیریت ایزو ایفا می‌نماید.

مستندات ایزو

توسعه و بهبود مستندات ایزو بسیار آسان‌تر از استقرار سیستم مدیریت ایزو 9001 می‌باشد اطمینان از اینکه مستندات ( شامل روش‌های اجرایی ، دستورالعمل‌ها و …) نوشته‌شده به‌درستی اجرا می‌شوند از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد.
متأسفانه بسیاری از سازمان‌ها بعد از اخذ گواهینامه ایزو 9001 ، تغییرات ایزو را در قالب فرم‌ها اعمال نموده و فعالیت‌های بازنگری شده را درروش اجرایی و دستورالعمل‌ها اعمال نمی‌کنند.
در نگهداری ایزو 9001 باید از انطباق انجام فعالیت‌های اجرایی فرآیند با مستندات موجود اطمینان حاصل نمود. و در صورت نیاز مستندات بازنگری شود.

آموزش

استاندارد رویکرد سیستماتیکی برای شناسایی نیازهای آموزشی ، برنامه‌ریزی ، اجرا و اثربخشی دوره‌های آموزشی تعیین نموده است این رویکرد می‌توان به افزایش صلاحیت کارکنان و دانش سازمان کمک فراوانی نماید.
دوره‌های آموزشی ممیزی داخلی ایزو 9001 ، آشنایی الزامات ایزو 9001 باید برای تمامی کارکنان جدید پس از اخذ ایزو 9001 تا ممیزی مراقبتی سالانه ( طی زمان یک‌ساله ) نیز برنامه‌ریزی و اجرا شود .
اکثر سازمان‌ها فقط دوره‌های آموزش برون‌سازمانی را در قالب این رویکرد سیستماتیک اجرا می‌نمایند و کمتر به آموزش‌های درون‌سازمانی توجه می‌نمایند. دوره‌های آموزش درون‌سازمانی می‌تواند در قالب استادشاگردی توسط افراد خبره برای کارکنان برگزار شود .
افزایش آگاهی کارکنان در خصوص فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند و نقش آن‌ها در ارتباط باکیفیت محصولات / خدمات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است که می‌توانیم در دوره‌های آموزشی درون‌سازمانی مدنظر قرار دهیم.
دوره‌های بازآموزی نیز نقش مهمی در بهبود کیفیت محصولات / خدمات دارند .
به‌عنوان نمونه برخی از دوره‌های درون‌سازمانی در سازمان‌های تولیدی می‌تواند شامل ، نقشه‌خوانی ، آشنایی با ابزارهای اندازه‌گیری ، آشنایی با فرآیندهای تولیدی و نظام آراستگی اشاره نمود.

کنترل بر محصولات و خدمات برون‌سپاری

تأمین‌کنندگان فرآیندها و فعالیت‌هایی که برون‌سپاری می‌شوند باید به‌صورت دوره‌ای ارزیابی‌شده و لازم درصورتی‌که معیارهای ارزیابی برآورده نشود اقدامات اصلاحی لازم انجام شود.
ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان بعد از اخذ گواهینامه ایزو ، عمدتاً به فراموشی سپرده می‌شود و تنها درصورتی‌که تأمین‌کننده مشکلی داشته باشد اقدامات لازم صورت می‌گیرد.
تعیین شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان مناسب با گروه تأمین‌کنندگان نقش مهمی در اجرای اثربخش سیستم ارزیابی تأمین‌کنندگان دارد.

پایش و اندازه‌گیری فرآیندها

شاخص‌های فرایندها باید در دوره‌های زمانی مشخص‌شده اندازه‌گیری و نتایج آن در قالب گزارش یا نمودار ارائه شود. درصورتی‌که معیارهای مشخص‌شده برآورده نشود باید اقدام اصلاحی لازم صورت گیرد.

تحلیل داده‌ها

نتایج شاخص‌های فرآیند باید اندازه‌گیری شده و عملکردان به‌صورت روند موردبررسی قرار گیرد. مثلاً در دوره‌های زمانی فصلی یا ماهانه نتایج شاخص‌های فرایندها به‌صورت نموداری تهیه نمود.

ممیزی داخلی

ممیزی داخلی توسط افراد آموزش‌دیده در زمان‌های طرح‌ریزی‌شده صورت می‌گیرد.این ممیزی به سازمان کمک می‌کند تا عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود را شناسایی نماید.
اجرای موضوعات فوق و سایر الزامات استاندارد نیز 9001 به شما کمک می‌نماید تا در ممیزی خارجی استرس کمتری داشته و آمادگی ممیزی ایزو 9001 را کسب نمایید.
شما می‌توانید با انتخاب مشاور ایزو به‌عنوان مشاور نگهداری ایزو نظارت کلان بر سیستم مدیریتی داشته باشد و از استقرار اثربخش سیستم مدیریتی خود اطمینان حاصل نمایید.
این مطلب توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.