عوامل تاثیرگذار کیفیت ممیزی داخلی سیستم های مدیریت

کیفیت ممیزی داخلی سیستم های مدیریتی به بهبود عملکرد سیستم مدیریت کمک می‌نماید این کیفیت به عوامل مختلفی بستگی دارد که در این مطلب عوامل تاثیرگذار کیفیت ممیزی داخلی تشریح شده است.

عوامل تاثیرگذار بر کیفیت ممیزی داخلی

• متاسفانه در اکثر سازمان‌های کوچک و متوسط که سیستم مدیریتی را استقرار داده‌اند و گواهینامه‌های ایزو را دریافت نموده‌اند ممیزی داخلی را با هدف، تکمیل مستندات ممیزی داخلی برای ارایه به ممیز خارجی نه کمک به بهبود عملکرد سیستم مدیریتی اجرا می‌نمایند.
• ممیزی داخلی سیستم مدیریتی ابزار قدرتمندی است که برای اطمینان از استقرار سیستم مدیریت کیفیت مورد استفاده قرار می‌گیرد با توجه به عوامل تاثیرگذار کیفیت ممیزی داخلی، ممیزی داخلی اثربخشی را اجرا نمائید.

حمایت مدیریت

حمایت مدیریت ارشد سازمان در طرحریزی و اجرای ممیزی داخلی نقش بسزایی در اجرای موثر ممیزی داخلی دارد.

برخی از اقداماتی که حمایت مدیریت ارشد در اجرای ممیزی داخلی را نشان می‌دهد شامل:

• اعلام برنامه ممیزی داخلی به صورت رسمی از طرف مدیریت ارشد سازمان به کلیه مسئولین فرآیندها.
• برگزاری جلسه افتتاحیه و اختتامیه ممیزی داخلی و حضور مدیریت ارشد در آن جلسه
• مشارکت مدیران ارشد در تیم‌های ممیزی داخلی و اجرای ممیزی داخلی

تدوین چک لیست ممیزی داخلی

• چک لیست ابزار قدرتمندی است که منجر به مدیریت زمان و اجرای ممیزی داخلی شده و به اثربخشی ممیزی داخلی کمک می‌نماید.
• تهیه چک لیستی متناسب با فرآیندهای سازمان و الزامات سیستم مدیریتی مورد نظر زمان زیادی نیاز دارد و اکثر سازمان‌ها از چک لیست‌های High Level برای ممیزی داخلی استفاده می‌نمایند همچنین قبل از اجرای ممیزی داخلی این چک لیست‌ها را مورد بازنگری مجدد قرار نمی‌گیرد.

اقدامات مورد نیاز:

• تهیه چک لیست متناسب با فرآیندها و الزامات سیستم مدیریتی مورد نظر
• بازنگری چک لیست ممیزی داخلی پس از هر ممیزی، قبل از اجرای ممیزی داخلی

مهارت و تجربه ممیزان

• ممیزان با تجربه ودانش فنی بالا قادرند به طور موثرتری انطباق سیستم مدیریتی را با الزامات ممیزی نمایند.
• ممیزی داخلی در اکثر سازمان‌ها حداقل یکبار در سال برگزار می‌شود بدین منظور اکثر ممیزان داخلی، تجربه کافی در اجرای ممیزی نداشته و ممیزی را به صورت سطحی بر اساس دانش اولیه خود اجرا می‌نمایند.

اقدامات مورد نیاز:

• بکارگیری مشاور با تجربه یا ممیز با تجربه جهت همراهی تیم ممیزی داخلی سازمان در ممیزی داخلی

اجرای ساختار یافته

ممیزی داخلی در اکثر سازمان به صورت ساختار یافته بر اساس فرآیند طرحریزی شده در راهنمای ممیزی سیستم مدیریت (ایزو 19011) اجرا نمی‌شود.

به عنوان مثال:

• برنامه ممیزی داخلی تدوین نشده و فقط تاریخ ممیزی به صورت شفاهی به اطلاع ممیزی شونده رسانده می‌شود.
• فقط چک لیست ممیزی داخلی بدون مراجعه به واحد یا فرآیندها توسط ممیزان داخلی تکمیل می‌شود.
• جلسات افتتاحیه یا اختتامیه ممیزی برگزار نمی‌شود.

اقدامات مورد نیاز:

• قدم‌های فرآیند ممیزی داخلی بر اساس راهنمای ممیزی سیستم مدیریت ایزو 19011 اجرا گردد.

با توجه به عوامل تاثیرگذار بر کیفیت ممیزی داخلی، ارزش افزوده در ممیزی داخلی برای سازمان ایجاد نمائید.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشا مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.