روش اجرایی ممیزی داخلی

روش اجرایی ممیزی داخلی ایزو

در تمامی استانداردهای مدیریتی، تدوین روش اجرایی ممیزی داخلی جهت اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت الزام شده است.
با توجه به استاندارد ایزو ۱۹۰۱۱ راهنمای ممیزی سیستم های مدیریت،اصول ممیزی در تمامی استانداردهای مدیریتی یکسان می‌باشد و فقط معیار ممیزی با توجه به استاندارد مدیریتی مورد ممیزی، متفاوت می‌باشد.
مثلاً وقتی سیستم مدیریت محیط زیست ایزو ۱۴۰۰۱ را ممیزی می‌کنیم، معیار ممیزی ما استاندارد ایزو ۱۴۰۰۱ و بر اساس اصول ممیزی ایزو ۱۹۰۱۱ ممیزی را انجام می‌دهیم.
به‌منظور اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت،ممیزی داخلی باید در زمان‌های مشخصی برنامه‌ریزی شود و توسط ممیزان آموزش‌دیده اجراء شود.

نمونه مستند روش اجرایی ممیزی داخلی ایزو  ،‌ با توجه به تجربه پیام خرازیان ارائه‌شده است.

تشریح فعالیت های ممیزی داخلی در روش اجرایی ممیزی داخلی ایزو بر اساس ساختار تدوین روش اجرایی ایزو آمده است.

روش اجرایی ممیزی داخلی

۱)        هدف روش اجرایی ممیزی داخلی

حصول اطمینان از اینکه سیستم مدیریت کیفیت  :
–  با ترتیبات برنامه‌ریزی‌شده با الزامات استاندارد بین المللی و ISO9001:2015 ایجاد شده انطباق دارد.
–    به‌طور اثربخش اجراشده و نگهداری می‌شود.

۲)  دامنه کاربرد:

کلیه فرآیندهای سیستم  مدیریت

۳) تعاریف:

معیارهای ممیزی   : مجموعه ای از خط‌مشی‌ها و روشهای اجرایی یا نیازمندی‌هایی که به‌عنوان مرجع مورداستفاده قرار می‌گیرد.
شواهد ممیزی: سوابق و اظهارات گویای واقعیت‌ها یا دیگر اطلاعات مربوط به معیارهای ممیزی و قابل‌اثبات
ممیزی: فرآیند سیستماتیک، مستقل، و مستند برای یافتن شواهد ممیزی و ارزیابی واقع بینانه آنها به‌منظور تعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی
ممیزی شونده: سازمانی که مورد ممیزی قرار می‌گیرد
ممیز: فرد واجد صلاحیت برای انجام ممیزی
یافته‌های ممیزی: نتایج ارزیابی شواهد ممیزی به‌دست‌آمده در قیاس با معیارهای ممیزی.

۴)      مراجع :

استاندارد ISO 9001:2015
استاندارد ISO 19011:2011

۵) مسئولیتهای روش اجرایی ممیزی داخلی ایزو

– مسئولیت تهیه برنامه ممیزی داخلی بر عهده مسئول تضمین کیفیت می‌باشد.
– مسئولیت تأیید برنامه ممیزی داخلی و هماهنگی جهت اعلام برنامه ممیزی داخلی به ممیزی شونده  بر عهده نماینده مدیریت می‌باشد.
– مسئولیت تهیه چک‌لیست ممیزی داخلی بر عهده تیم ممیزی می‌باشد.
– مسئولیت تعیین تیم ممیزی داخلی و برنامه‌ریزی جهت انجام  ممیزی داخلی بر عهده نماینده مدیریت می‌باشد.
– مسئولیت  ثبت شواهد ممیزی در طی ممیزی داخلی بر عهده ممیز می‌باشد.
– مسئولیت اعلام موارد  عدم انطباق به ممیزی شونده و تعیین اقدم اصلاحی و مهلت زمانی جهت رفع آن بر عهده نماینده مدیرت می‌باشد.
– مسئولیت پیگیری عدم انطباق ممیزی و اطمینان از برطرف شدن آن بر عهده ممیز / نماینده مدیریت می‌باشد.
– مسئولیت تهیه گزارش ممیزی داخلی و ارائه آن به مدیرعامل بر عهده نماینده مدیریت می‌باشد.

۶) شرح فعالیت‌ها روش اجرایی ممیزی داخلی

۶-۱) تعیین برنامه ممیزی سالانه
مسئول تضمین کیفیت در ابتدای اقدام به تهیه برنامه ممیزی سالانه می‌نماید.
فواصل برنامه ممیزی های داخلی با توجه به موارد زیر قابل‌تغییر می‌باشد:
–         وضعیت و اهمیت فر ایندها و حوزه‌های مورد ممیزی
–          نتایج ممیزی قبلی
–          عدم انطباقهای داخلی / خارجی
–          شکایت مشتریان

برنامه ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت توسط نماینده مدیریت طوری طرحریزی می‌گردد که کلیه فعالیتهای و حوزه‌های ممیزی حداقل یکبار در سال مورد ممیزی قرار گیرد.

این برنامه در ابتدای سال تهیه می شود ولیکن با توجه به‌ضرورت فعالیت‌ها و تشخیص نماینده مدیریت ممیزی های خارج از این برنامه نیز می‌تواند انجام شودکه در این صورت در برنامه زمانبندی لحاظ می‌شود. در این برنامه ممیزی‌های خارجی نیز پیش‌بینی می‌گردد.

۶-۲) تعیین تیم ممیزی داخلی

به‌منظور انجام ممیزی داخلی، نماینده مدیریت پرسنلی که شرایط احراز زیر را دارند را به‌عنوان ممیز مشخص می‌نماید.
شرایط احراز ممیز:

–          آشنایی با ممیزی داخلی بر اساس ایزو ۱۹۰۱۱
–          آشنایی با الزامات سیستم مدیریت سازمان نظیر ISO 9001:2015

 ۶-۳) تهیه طرح  ممیزی داخلی

نماینده مدیریت اقدام به تهیه برنامه زمان‌بندی ممیزی داخلی می‌نماید. در این برنامه زمان شروع و خاتمه، نام فرایند مورد ممیزی، ممیزی شونده و تیم ممیزی به تفکیک مشخص می‌گردد.
توجه: نماینده مدیریت می‌بایستی در تعیین تیم ممیزی جهت تدوین برنامه زمان‌بندی ممیزی (طرح ممیزی)، به مستقل بودن ممیزین از واحدهای ممیزی شونده را لحاظ نماید.

 ۶-۴) تهیه چک‌لیست ممیزی داخلی ایزو

تیم ممیزی قبل از انجام ممیزی مستندات مرتبط با فرایند مورد ممیزی را مطالعه نموده و چک‌لیست ممیزی را مشخص می‌نماید
توجه: چک‌لیست ممیزی تنها راهنمای ممیزی می‌باشد درصورتی‌که در طی ممیزی، ممیز با توجه به معیارهای ممیزی سؤال دیگر مطرح نماید در چک‌لیست اضافه می‌گردد

۶-۵) انجام ممیزی داخلی

ممیزین مطابق با معیارهای ممیزی (شامل: استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2015، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها و …) اقدام به انجام ممیزی می‌نماید. شواهد ممیزی برای هر یک از سؤالات در چک‌لیست ممیزی درج می‌گردد.
در صورت وجود عدم انطباق در واحد ممیزی شونده، فرم درخواست اقدام اصلاحی ممیزی توسط ممیز صادرشده و  اقدامات لازم جهت رفع عدم انطباق توسط مسئول واحد ممیزی شونده و ممیز مشخص‌شده همچنین مهلت زمانی جهت برطرف نمودن موارد عدم انطباق توسط نماینده مدیریت و ممیزی شونده مشخص می‌گردد.

۶-۶) تهیه گزارش ممیزی داخلی

با توجه به یافته‌های شواهد ممیزی و نماینده مدیریت اقدام به برگزاری جلسه با تیم ممیزی نموده و پس از جمع بندی گزارش ممیزی را تهیه و به مدیرعامل ارائه می‌نماید.

۶-۷) پیگیری ممیزی داخلی

اقدامات لازم جهت رفع عدم انطباق توسط مسئول واحد ممیزی شونده صورت گرفته و جهت اطمینان از برطرف شدن عدم انطباق،  فعالیتهای پیگیری جهت تصدیق اقدامات انجام‌شده در مهلت زمانی توسط نماینده مدیریت / ممیز صورت می‌گیرد.
درصورتی‌که در ممیزی پی گیری، عدم انطباق برطرف نشده باشد مجدداً مهلت زمانی مشخص‌شده و پی گیری آن توسط نماینده مدیریت صورت می‌گیرد و در صورت بسته نشدن مجدد عدم انطباق موارد به مدیرعامل گزارش‌شده و دستور اقدام اصلاحی لازم صادر می‌گردد.
۶-۸) نگهداری سوابق ممیزی داخلی

سوابق ممیزی داخلی شامل: برنامه سالانه ممیزی، اعلام برنامه ممیزی داخلی، شواهد ممیزی در چک‌لیست های ممیزی داخلی، درخواست اقدام اصلاحی ممیزی داخلی ،  گزارش ممیزی داخلی  و سوابق آموزشی ممیزان مشخص‌شده  توسط نماینده مدیریت در زونکن ممیزی داخلی نگهداری می‌گردد.

۷) مستندات مرتبط با روش اجرایی ممیزی داخلی

فرم برنامه سالانه ممیزی
فرم اعلام برنامه ممیزی داخلی
فرم درخواست اقدام اصلاحی ممیزی داخلی
چک لیست ممیزی داخلی
فرم پیگیری عدم انطباق‌های ممیزی داخلی

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.