تدوین برنامه ممیزی
تدوین برنامه ممیزی Audit Plan مسیر ممیزی را مشخص می‌نماید اولین گام در ممیزی یا ارزیابی تدوین برنامه ممیزی است که این مطلب با تجارب مهندس پیام خرازیان تشریح شده است.
تدوین برنامه ممیزی
تدوین طرح ممیزی مهمترین وظیفه سرممیز در اجرای ممیزی در محل سازمان و ممیزی از راه دور است که بر اساس موارد مطرح شده در این مقاله تدوین میگردد
- طرح ممیزی Audit Plan و برنامه ممیزی Audit Program دو واژه مختلف است که برنامه ممیزی چندین ممیزی را شامل میگردد و طرح ممیزی جزئیات یک ممیزی را بیان می‌نماید
- از آنجا که طرح ممیزی Audit Plan در محاوره فارسی به اشتباه برنامه ممیزی نیز نامیده می‌شود در این مطلب هر جا که ” برنامه ممیزی” آمده است منظور همان “طرح ممیزی” Audit Plan است.
کاربرد
- ممیزی داخلی سیستم مدیریت
- ممیزی خارجی سیستم مدیریت
- ارزیابی Gap Analysis
قدم‌های تدوین Audit Plan
- برنامه ممیزی باید طوری تهیه گردد که ویژگی‌های زیر را داشته باشد
تعیین معیار ممیزی
معیار ممیزی در برنامه ممیزی مشخص گردد منظو از معیار ممیزی این است که الزامات یا استاندارد مورد ممیزی کدام است.
- به عنوان مثال: ISO 9001:2015 و …..
بررسی مستندات
مستندات کلان شرکت ممیز شونده دریافت شده و توسط سرممیز بررسی میگردد این مستندات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- نقشه فرآیندهای سیستم مدیریتی
- چارت سازمانی سطح بالا -Top Chart
- استراتژی، خط مشی، اهداف
- شناسنامه فرآیندها در صورت نیاز
- لیست مستندات
راهنمای تدوین برنامه ممیزی را بهمراه یک نمونه برنامه ممیزی را از طریق لینک زیر دانلود کنید
ارتباط بین فرآیندها و بندهای استاندارد
با بررسی فرآیندها و مستندات شرکت، ارتباط بین فرآیندها و بندهای استاندارد مشخص شود این ارتباط می‌تواند به یکی از دو طریق زیر مشخص گردد:
- تهیه ماتریس فرآیندها و بندهای استاندارد
بکارگیری این ماتریس فرآیندها و بندهای استاندارد می‌تواند به شما در شناسایی دقیق این ارتباط کمک نماید و در تدوین برنامه ممیزی و گام‌‌های بعدی طرحریزی ممیزی از جمله تدوین چک لیست ممیزی کمک زیادی نماید. - تعیین بندهای هر یک از فرآیند
بندهایی الزامات استاندارد مرتبط با هر فرآیند را مشخص نمائید
این بندها در جدول طرح ممیزی Audit Plan در ستون معیار ممیزی جلوی هر فرآیند درج میگردد.
- به عنوان مثال در فرآیند فروش در الزامات ایزو 9001 ویرایش 2015 با بندهای 8-2-1، 8-2-2، 8-2-3 و 8-2-4 ارتباط دارد.
تقسیم کار بین ممیزین
در صورتی که با صلاحدید سرممیز، باید ممیزی شرکت توسط چندین تیم ممیزی صورت گیرد فرآیندها برای ممیزی به تیم ممیزی بر اساس تخصص‌شان تخصیص می‌یابد.
با توجه به عوامل زیر ممکن است ممیزی همزمان توسط چندین تیم ممیزی صورت گیرد
- تنوع و حجم فعالیت‌ها و فرآیندها
- محدودیت تعداد روز ممیزی
بهتر است به منظور بررسی دقیق‌تر سرنخ‌های ممیزین، فرآیندهای مرتبط به یک تیم ممیزی تخصیص یابد در غیر اینصورت باید در برنامه‌ممیزی جلساتی را برای ارتباط بین تیم ممیزی در نظر گرفته شود.
تعیین توالی فرآیند ممیزی
- هر یک از ممیزین در طی ممیزی فرآیندها، سرنخ‌هایی را شناسایی می‌نمایند که در صورتی که برنامه ممیزی به خوبی تهیه شده باشد شواهد این سرنخ‌ها را باید در فرآیندهای بعدی بررسی نمایند.
- در برخی از ممیزی‌ها مشاهده می‌شود که بدلیل عدم توجه به توالی فرآیندها در برنامه ممیزی، ممیز باید جهت بررسی سرنخ‌های خود به فرآیندهایی که قبلا ممیزی نموده است مجددا مراجعه نماید.
- یعنی اینکه ممیز در ممیزی تولید، کد چند دستگاه را به عنوان سرنخ یاداشت می‌نماید تا در فرآیند نگهداری و تعمیرات آن‌ها را بررسی نماید.
هر چقدر برگشت به عقب در ممیزی کمتر باشد یعنی برنامه ممیزی به طور مناسب‌تری تدوین شده است.
مشخص نمودن ممیز شونده
مسئول ممیزی شونده در برنامه ممیزی برای هر یک از فرآیندها مشخص میگردد به عنوان مثال:
- ممیزی شونده در فرآیند انبار ، مسئول انبار یا آقای حسینی است
- ممیزی شونده در تولید ، مدیر تولید یا آقای رضائی است.
تعیین زمان ممیزی
مدت زمان ممیزی برای هر یک از فرآیندها/ واحد باید بر اساس عوامل زیر تعیین گردد:
- حجم فعالیت‌ها و مستندات فرآیند/ واحد
مدت زمان ممیزی در انبار شرکتی که در انبار آن برای مواداولیه، محصولات نیمه ساخته حین فرآیند و محصول نهایی ، قطعات یدکی هر یک انبار مجزایی با مسئولین مشخصی در نظر گرفته شده است با یک شرکتی که تمامی این فعالیت‌ها توسط ی مسئول انبار در یک محل فیزیکی اداره می‌شود متفاوت است.
- پیچیدگی فعالیت‌ها و فرآیندها
پیچیدگی در فرآیندها زمان ممیزی آن فرآیند را افزایش می‌دهد
- عمق ممیزی
بررسی دقیق‌تر فعالیت‌ها و فرایندها به تعداد نمونه‌های بیشتری در ان فرآیند نیاز دارد که زمان ممیزی فرآیند را افزایش خواهد داد.
در ممیزی داخلی شرکت می‌تواند به صورت عمیق‌تر هر یک از فرآیندها را ممیزی نماید.
تاریخ اعلام برنامه ممیزی
برنامه ممیزی باید قبل از ممیزی به ممیزشونده اعلام گردد پیشنهاد می‌شود حداقل 1 هفته قبل از ممیزی به ممیزی شونده اعلام گردد.
افتتاحیه و اختتامیه ممیزی
به منظور رسمی نمودن فرآیند ممیزی، جلسه افتتاحیه ممیزی و اختتامیه ممیزی را در برنامه ممیزی لحاظ نمائید.
- در صورتی که فعالیت‌های شرکت در چندین سایت اجرا می‌شود قبل از شروع فرآیند ممیزی در آن سایت نیز می‌توان جلسه افتتاحیه‌ای در نظر گرفت.
- جلسه اختتامیه ممیزی در انتهای ممیزی با حضور تیم ممیزی و ممیزی شونده برگزار میگردد که خلاصه گزارشی از یافته‌های ممیزی و نتیجه ممیزی توسط سرممیزی به اطلاع حاضرین رسانده می‌شود.
مدت زمان مورد نیاز برای جلسه افتتاحیه و اختتامیه معمولا حداقل 30 دقیقه پیش بینی میگردد.
جلسات بین ممیزین
در صورتی که ممیزی توسط چند گروه ممیز به صورت همزمان اجرا گردد زمان‌هایی را در برنامه ممیزی برای همانگی بین ممیزین در نظر گرفته شود.
- به عنوان مثال یک گروه ممیزی سایت A را از ساعت 10 تا 12 ممیزی نموده است و گروه دیگر همان زمان در دفتر مرکزی فرآیند خرید را ممیزی نموده است پس از اتمام ممیزی از ساعت 12.30 تا 13 جلسه داخلی بین تیم ممیزی جهت تبادل سرنخ‌ها برگزار گردد.
ریسک‌های ممیزی
ریسک‌های اجرای ممیزی قبل از اجرای ممیزی توسط سرممیز شناسایی شده و به منظور مدیریت آن‌ها، اقداماتی در برنامه ممیزی در نظر گرفته می‌شود.
به عنوان مثال:
- مدت زمان مورد نیاز برای فاصله دفتر مرکزی تا کارخانه با در نظرگیری ریسک‌های مرتبط تعیین نموده و در برنامه ممیزی لحاظ نماید.
- تجهیزات حفاظت فردی برای ممیزی را با توجه به فعالیت‌های ممیزین شناسایی نموده و در طرح ممیزی به ممیزی شونده اعلام می‌نماید.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.