مهارت های مسئول دفتر

مهارت های مسئول دفتر منجر به تضمین فعالیت‌های روزانه دفتر کار و افزایش رضایتمندی ذی‌نفعان شرکت خواهد شد.

مسئول دفتر از موثرترین مشاغل هر سازمانی است در این مقاله می‌آموزید که چگونه مسئول دفتری موثر و فوق‌العاده‌ای باشید، و برای موفقیت در این شغل علاوه بر وظایف مسئول دفتر چه مهارت‌هایی را در خود ارتقا دهید .

مهارت‌ های مسئول دفتر موفق

1-مهارت برنامه‌ریزی

به عنوان مسئول دفتر شما باید در برنامه‌ریزی جلسات اداری، فعالیت‌های درون سازمانی و برون سازمانی و دستورات مدیریت بسیار خوب عمل کنید تا همه چیز را به نحو احسن در زمان مناسب اجرا نمائید.

جهت افزایش این مهارت در انجام کارهای خود بهتر است به نکات زیر توجه کنید

• تمام فعالیت‌های خود را لیست کنید
• آنها را اولویت‌بندی کنید
• از مهمترین آنها شروع کنید

2-مهارت اداری

شما به عنوان مسئول دفتر متناسب با شرح وظایف مسئول دفتر در سازمان، مسئولیت برخی کارهای اداری را نیز برعهده دارید  شما میتوانید با افزایش دانش و اطلاعات خود از طریق مطالعه کتاب و یادگیری برخی نرم افزارهای اداری مانند نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا نرم افزارهای مدیریت اطلاعات ، این مهارت را افزایش دهید .

برای بهبود مهارت‌ اداری شما باید با فرم های اداری شرکت آشنا باشید تا بتوانید مستندات اداری را سازمان خود اجرائی نمائید.

3-مهارت تحلیلی

مهارت‌ تحلیلی به معنای توانایی تجسم، بیان و فهمیدن یا حل مسائل ساده یا پیچیده با اتخاذ تصمیمات معقول بر مبنای اطلاعات موجود است.

شما به عنوان مسئول دفتر باید نوعی مهارت تحلیلی داشته باشید تا کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید، شما باید در شناسایی هر گونه ناکارآمدی و مشکل هوشمندانه عمل نمائید و بهترین راه‌حل‌های ممکن را برای رشد شرکت ارائه دهید . برای افزایش مهارت‌های تحلیلی خود  موارد ذیل را در نظر داشته باشید.

• بیشتر بیاموزید
• بازی‌های ذهنی
• حل مسائل ریاضی

4-مهارت‌ رایانه‌ای

شما به عنوان مسئول دفتر باید مهارت‌های اولیه کامپیوتری اعم از میکروسافت آفیس ورد ، اکسل ، پاورپوینت را داشته باشید تا بتوانید به بهترین نحو کارهای روزانه مرتبط با کامپیوتر خودرا به صورت دقیق‌‎، کارآمد و حرفه‌ای انجام دهید . این مهارت به تنظیم کامل و دقیقتر گزارشات‌، نمودارها، نامه ها در سازمان کمک می‌نماید. شما می‌توانید از طریق مطالعه کتاب‌های مرتبط و یادگیری نرم افزارهای مورد نیاز این مهارت خود را افزایش دهید.

5-مهارت ارتباطی

به عنوان مسئول دفتر شما باید مهارت‌های ارتباطی قوی داشته باشید زیرا اولین نفری هستید که با مهمانان یا بازدیدکنندگان با آن ملاقات می‌کنید . همچنین شما باید به طور موثر در سازمان به صورت شفاهی و کتبی با روشی دوستانه، کارآمد و حرفه‌ای با سایرین ارتباط برقرار کنید تا مطمئن شوید همه چیز درست پیش می‌رود .

پس بهتر است مهارتهای ارتباطی خود مانند ارتباط نوشتاری، ارتباط شفاهی، آداب و رسوم پذیرایی، تلفن صحبت کردن و مهارت گوش دادن خود را افزایش دهید .

مهارت ارتباطی بدین معناست که مفهومی که در ذهن یک فرد است به میان سایر افراد راه یافته و به آن‌ها انتقال یابد.

بهبود مهارت‌های ارتباطی با یادگیری فنون مذاکره و زبان بدن امکان‌پذیر خواهد بود بدین منظور فیلم سریال سینمائی به من دروغ بگو (Lie to Me)  که به با زیرنویس فارسی  نیز در دسترس است پیشنهاد داده می‌شود.

مهارت‌های نوستاری جهت مکاتبات اداری را می‌تونید از طریق دستورالعمل مکاتبات اداری در سازمان اجرایی کنید.

6- مهارت مدیریت زمان

شما به عنوان مسئول دفتر به منظور بکارگیری هر دقیقه برای انجام وظایف خود با حداکثر توانایی و رسیدن به بهترین نتیجه باید مهارت‌های عالی در مدیریت زمان داشته باشید

مهارت مدیریت زمان یعنی هوشمندانه کار کنید تا بهره‌وری خود را چند برابر افزایش دهید .

شما باید بتوانید هر کاری را در زمان مشخص و به طور صحیح بدون اتلاف وقت انجام دهید. برای افزایش این مهارت مطالعه کتاب‌های مرتبط به همراه یادگیری نرم افزارهایی مانند Trello پیشنهاد می‌شود .

7-مهارت رهبری

توسعه مهارت‌های رهبری شما را در مدیریت بهتر دفتر کمک می‌کند و به شما این اطمینان را می‌دهد که کارهای مربوطه در سازمان به خوبی پیش می‌رود.

با افزایش مهارت رهبری خود می‌توانید هماهنگی‌ها، فعالیت‌های گروهی، همکاری و انگیزه پرسنل را افزایش دهید . برای افزایش این مهارت بهتر است موارد ذیل را مد نظر داشته باشید .

• دیدگاه‌ها و نقطه نظرات دیگران را دریافت کنید
• هیجانات و احساسات خود را کنترل کنید
• کنجکاو باشید
• تفکر انتقادی وسیستمی داشته باشید
• فروتن باشید و هنر گوش دادن و همدلی داشته باشید .

8-مهارت تصمیم گیری

مناسب‌ترین و بهترین گزینه را به‌موقع در موقعیت‌هایی که با چند گزینه متفاوت روبه‌رو هستید انتخاب کنید. بسیار مهم است که بتوانید در موقعیت‌های مختلف به سرعت و هوشمندانه بهترین تصمیم را اخذ نمائید. برای افزایش این مهارت به نکات زیر توجه کنید .

• با یک کارشناس مشورت کنید .
• خودخواهی و احساسات را کنار بگذارید .
• بدترین شرایط را در نظر بگیرید .

9-مهارت همکاری

همکاری به معنای کار کردن دو یا چند نفر با یکدیگر به منظور دست یافتن به هدف مشخص بر مبنای تفکرات و مهارت‌های آن‌ها است.

شما وقتی می‌توانید خیلی بهتر کار کنید که با سایرین به آسانی همکاری نمائید.  امروزه ابزارها و فناوری‌های همکاری زیادی در دسترس مشاغل قرار گرفته است.

برای افزایش مهارت همکاری با دیگران  بهتر است نکات ذیل را مد نظر قرار دهید

• خوب گوش دهید
• مسئولیت‌پذیر و پاسخگو باشید
• همکارتان را تشویق وترغیب به اظهارنظر کنید .

10-مهارت اولویت‌بندی

یکی از کارهای اساسی در شغل مسئول دفتر، اولویت‌بندی مسائل ضروری است و شما به عنوان مسئول دفتر باید بدانید که چگونه و چه چیزی را بر اساس نیاز سازمان در زمان‌های پیک‌کاری  اولویت‌بندی کنید.

برای ارتقا این مهارت در خودتان بهتر است به موارد زیر توجه کنید

• لیستی از کارهای خود تهیه کنید
• چارچوب زمانی برای لیستتان انتخاب کنید
• کارهایی که باید انجام دهید را دسته بندی کنید
• ترتیبی برای لیست خود تعیین کنید

و در انتها بهتر است که به عنوان یک مسئول دفتر حرفه ای بدون محدودیت تفکر کنید و دیدگاه بازی داشته باشید که بتوانید در رشد سازمان موثر باشید .

علاوه بر مهارت‌ های مسئول دفتر اشاره شده در بالا، بهتر است یک مسئول دفتر حرفه‌ای مهارت‌های دیگری مانند مدیریت استرس، تسلط به چند زبان خارجی،  انعطاف پذیری، توجه به جزئیات، خوش رو بودن، صبر و بردباری، حافظه قوی هم داشته باشد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.

انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.