شرح وظایف مسئول دفتر
وظایف مسئول دفتر ،مسئول دفتر شخصی است که مسئولیت هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیر مافوق خود را با مشتریان داخلی و بیرونی شرکت و پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع را بر عهده دارد.
منظور از مشتریان داخلی، واحدهای یا بخش‌های مختلف سازمانی است که مدیر شما با آن‌ها در ارتباط است و منظور از مشتریان بیرونی ، سازمان‌ها یا مشتریانی که مدیر شما با آن‌ها در ارتباط است نظیر مشتریان ، پیمانکاران، ارگان‌های دولتی مرتبط و….
وظایف مسئول دفتر
مسئول دفتر نقش کلیدی در موفقیت مدیر در دستیابی به اهداف سازمانی دارد
تصور اشتباهی است که وظایف مسئول دفتر را فقط پاسخ گوی تلفن بدانیم این دیدگاه اشتباه باعث می‌شود که مسئول دفتر نقش مؤثری در سازمان ایفاء نکند.
مزایای به‌کارگیری مسئول دفتر حرفه‌ای :
- تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص‌شده توسط مدیر یا سازمان
- بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها
- بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی
تعیین وظایف مسئول دفتر قبل از شروع کار وی در هر شرکتی منجر به ایفای نقش مؤثر وی در موفقیت شرکت خواهد شد.
روش‌های به‌کارگیری مسئول دفتر در شرکت‌ها:
-
مسئول دفتر واحد سازمانی
شرکت‌های بزرگ به‌منظور تحقق اهداف مرتبط با واحد خود در هر واحد یک مسئول دفتر را جذب می‌نمایند در این حالت مسئول دفتر تحت نظارت مدیر یا معاونت واحد / بخش سازمانی فعالیت می‌نماید مانند مسئول دفتر معاونت مالی اداری ، مسئول دفتر حسابداری
-
مسئول دفتر مدیریت ارشد
مسئول دفتر تحت نظارت مدیریت ارشد (مدیرعامل ، هیئت‌مدیره و …) فعالیت می‌نماید.
شرایط احراز شغل
تحصیلات : حداقل کارشناسی رشته‌های علوم پایه
سابقه کار: حداقل 2 سال
مهارت‌های موردنیاز :
مهارت‌های عمومی
- پیگیری
- روابط عمومی بالا
- اعتمادبه‌نفس بالا
- مسئولیت‌پذیری
- مدیریت استرس
- خلاقیت
- مدیریت زمان
- تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
مهارت‌های تخصصی
- تسلط بر نرم‌افزارهای Office
- آشنایی با زبان انگلیسی
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
- توانایی گزارش دهی
مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل :
- روابط عمومی عالی
- خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
- پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
- حافظه خوب و حضور ذهن
- صبر و تحمل بالا
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
لیست 20 فرم عمومی کاربردی که هر مسئول دفتری جهت انجام دقیق فعالیت‌های خود به آن نیاز دارد از طریق لینک زیر قابل‌مشاهده است.
مکاتبات اداری یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های مسئول دفتر است برای استانداردسازی مکاتبات اداری شرکت می‌تونید از دستورالعمل مکاتبات اداری استفاده کنید.
شرح وظایف
مهم‌ترین مسئولیت‌های مسئول دفتر در زیر آمده است:
- درك خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
- اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
- پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
- ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
- دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
- تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
- اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
- دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
- شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
- نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
- پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری .
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).
- ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
- شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ، چاپ و …
- درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
- هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
- ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.
- جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
- محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
- درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
- همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.( طرحریزی بودجه واحد).
- ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
- ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
- درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
- انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
اختیارات
- ارسال کاتالوگ یا پکیج‌های تبلیغاتی شرکت به خارج سازمان
شرح وظایف مسئول دفتر ،توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
خیلی کامل و جامع بود اطلاعات . ممنون از مطالب مفیدی که ارائه دادید.
با تشکر از دیدگاه شما، هدف ما شفاف‌سازی وظایف شغل‌های کلیدی در هر سازمان از جمله مسئول دفتر برای متقاضیان کار و کارفرمایان است
سلام
باتشکر از توضیحات شما، سوالی داشتم و آن اینکه از نظر رتبه بندی در طرح طبقه بندی مشاغل جایگاه یک مسئول دفتر کجاست؟ بتازگی این طرح در شرکت ما در حال انجام است و بنده بعنوان یک مسئول دفتر معاون فنی در یک شرکت پیمانکاری نفت و گاز مایلم جواب این سوال را بدانم.
از شما ممنونم
سلام
در طبقه بندی بندی مشاغل، شغل‌ها تجزیه و تحلیل می‌گردند و سپس بر اساس عوامل مختلف رتبه بندی شغل صورت می‌گیرد برای همین متناسب با هر شغل در هر شرکت متفاوت خواهد بود