فرآیند مدیریت پروژه
طرحریزی فرآیند مدیریت پروژه در سازمان‌های پروژه و حداقل فعالیت‌های مورد نیاز برای اجرای این فرآیند بر اساس تجارب پیام خرازیان در این مطلب تشریح شده است.
فرآیند مدیریت پروژه
بعد از عقد قرارداد با کارفرما متناسب با نوع پروژه اقدامات زیر طرحریزی می‌گردد.
سند منشور پروژه
موضوعات زیر در سند منشور پروژه می‌تواند مشخص گردد:
- هدف و مقصود
- زمان و بودجه
- خلاصه پروژه
- ذی‌نفعان و نقش‌ها
- محدودیت‌ها و مفروضات
- الزامات سطح بالا
- ریسک‌های سطح بالا
تعیین ساختار و ارتباطات پروژه
ساختار سازمانی متناسب با اندازه و پیچیدگی پروژه تعیین می‌گردد سپس نقش‌های مرتبط با هر یک از شغل‌ها بر اساس شرایط احراز تعیین شده توسط مدیرعامل مشخص می‌گردد برخی از شغل‌های کلیدی در پروژه :
-
- مسئول پروژه
- مسئول آرشیو فنی
- مسئول HSE
- مسئول دفتر فنی
- مسئول آرشیو فنی یا کنترل اسناد و مدارک
- سرپرست کارگاه
- برنامه ارتباطات درون و برون سازمانی توسط مسئول پروژه مشخص می‌گردد.
- به منظور نگهداری ساختاریافته اسناد فنی در پروژه راه‌اندازی واحد آرشیو فنی یا DMS در ابتدای پروژه ضروری است.
ریسک‌ها
ریسک‌های مرتبط با فعالیت‌های پروژه و ریسک‌های نیازها و انتظارات ذی‌نفعان بر اساس روش مشخص شده، شناسایی می‌گردد.
استانداردسازی روال‌های کارگاه
گردش‌های اطلاعاتی در داخل کارگاه از مرحله شروع پروژه و تجهیز کارگاه تا مرحله خاتمه پروژه باید تعیین و سپس اجرا گردد برخی از مستنداتی که به استانداردسازی فعالیت‌ها در کارگاه کمک می‌نماید شامل :
- ورود و خروج کارکنان و ساعت کارکرد آن‌ها
- ورود و خروج پیمانکاران و ساعت کارکرد آن‌ها
- درخواست کالا از انبار
- درخواست خرید
- مجوز خروج کالا از کارگاه
- گزارش حوادث کار
- پرمیت کار ایمنی و بهداشت شغلی
- فرمت گزارش روزانه
- مدیریت هزینه‌های نگهداری و تعمیرات
- ساعات کارکرد ماشین‌آلات و تجهیزات
- و….
برنامه‌زمان بندی پروژه
برنامه‌ریزی زمان‌بندی پروزه توسط واحد کنترل پروژه بر اساس یکی از نرم‌افزارهای متداول صورت می‌گیرد به منظور تعیین دقیق‌تر این برنامه تدوین ساختار شکست پروژه ضروری است.
کنترل اسناد فنی
آخرین ویرایش مدارک بر اساس MDL به کارفرما صورت می‌گیرد و ویرایش آخر اسناد تحت کنترل بوده و در Master List مشخص شده است.
طرح کیفیت پروژه
- طرح کیفیت پروژه مشخص شده و در زمان‌های تعیین شده کنترل و نظارت لازم صورت می‌گیرد.
- عدم انطباق‌های طراحیف اجرا در طی پروزه ثبت و نگهداری می‌گردد.
مدیریت تغییر
تغییرات در پروژه از طریق فرم کنترل تغییرات، کنترل می‌گردد.
جهت اطلاعات بیشتر مقاله مدیریت تغییر را مطالعه کنید.
نظارت بر اجرا
بر اساس مجوز صادر شده فعالیت‌های پروژه صورت گرفته و سرپرست کارگاه و مسئول دفتر فنی بر اجرای صحیح فعالیت‌ها نظارت می‌نماید.
همچنین مسئول HSE بر رعایت مسائل ایمنی و بهداشت کارکنان و پیمانکاران نظارت می‌نماید.
گزارش‌دهی
گزارش‌دهی مدیر پروژه به صورت منظم به ذی‌نفعان مربوطه صورت می‌گیرد. ازجمله
- گزارش عدم انطباق‌ها
- گزارش روزانه پروژه
- گزارش هفتگی ماهانه پروژه
- گزارش درصد پیشرفتت پروژه و دلایل تاخیر که توسط واحد کنترل پروژه یا دفتر PMO تنظیم می‌گردد.
مدیریت دانش
درس آموخته‌های پروژه ثبت و به اشتراک گذاری می‌گردد.
مستندات و مراحل فوق، حداقل اقداماتی است که در فرآیند کنترل پروژه در استانداردهای مدیریتی مد نظر قرار می‌گیرد سازمان‌ها می‌توانند با الگو برداری از استاندارد راهنما PMBOK یا ایزو 21500 نیز فرآیند مدیریت پروژه خود را طرحریزی نمایند.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و ادرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.