استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

عموماً استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP ، بنا به دلایل مختلف به شکست منجر می‌شود در این مطلب مراحل استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP ، مهم‌ترین فعالیت‌های استقرار ERP و عوامل موفقیت استقرار ERP در ایران آمده است.

استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

سه روش كلی برای استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP در يك سازمان وجود دارد.

1–تغيير روش‌ها و فرآيندهای موجود در سازمان مطابق استانداردهای ERP خریداری‌شده،

در اين روش سازمان بايد با به‌کارگیری تكنيك مهندسی مجدد  Reengineering ، فرآيندها و روش‌های سازماني موجود را بررسي كرده و عدم مطابقت آن‌ها را با استانداردهاي ERP (موردنظر) استخراج نموده و سپس با ساختاردهی و سازمان‌دهی مجدد فرآیندهای سازمان، آن‌ها را با استانداردهای مذكور تطبيق دهند. به‌عبارت‌دیگر در اين روش پروسه‌های شركت از نو مطالعه ، طراحی و ايجاد می‌شوند و تغییرات عمده‌ای در سازمان به وجود می‌آید.

2– تغيير ERP و مطابقت آن با سازمان،

در اين روش عكس مورد بالا عمل می‌شود يعني سعی می‌گردد تا ERP خریداری‌شده مطابق با روال و استانداردهاي سازمان موردنظر تغيير داده شود. هرچند كه اين روش داراي مزايايی مانند عدم‌تغییر در كاركردهای سازماني، پذيرش بيشتر توسط كاربر، انجام كار در مدت‌زمان کوتاه‌تر و هزينه كمتر   می‌باشد اما داراي معايبی است ازجمله:

• ناديده گرفتن تجربيات موفق سازمان‌ها،
• عدم يكپارچگی بين سیستم‌ها در اين روش،
• عدم ارتقاء و استفاده از نسخه‌های بعدی ERP،

3-تغيير روش‌ها و فرآیندها در سازمان و تغيير ERP به‌طور هم‌زمان،

اين روش تركيبی از دو حالت قبل است يعنی در بعضی موارد عمل اصلاح سازی فرآيندها و   روش‌های سازماني صورت می‌گیرد و در موارد ديگر ERP مطابق استانداردهای سازمان تغيير داده می‌شود که در اين مورد از اصطلاح بومی‌سازی ERP استفاده می‌شود.

درهرصورت هر يك از روش‌های فوق دارای مزايا و معايبی هستند كه لازم است بسته به نوع فعاليت سازمان ، ابعاد آن و ریسک‌پذیری مديريت ارشد روش مناسب انتخاب شود.
پس از انتخاب يكی از روش‌های فوق براي انجام كار می‌توان از استراتژی انفجاري يا استراتژی انتخابي بهره برد.

• در استراتژی انفجاری تمام بخش‌های سازمان به‌یک‌باره و دفعتاً با بسته‌های نرم‌افزاری ERP مكانيزه می‌شوند و تمام بخش‌های سازمان تحت تأثیر تغييرات ناشي از استقرار سيستم اطلاعات مديريت خواهد شد.
• اما در استراتژی انتخابی بعضي از بخش‌ها كه برای سازمان داراي اهميت بيشتری هستند و داراي داده‌های مشترك هستند مانند (سیستم‌های مالي ، فروش و خريد) به‌طور انتخابی با بسته‌های نرم‌افزاری ERP مكانيزه می‌شوند و به‌مرورزمان ساير سیستم‌های موردنیاز اضافه می‌شوند.

مراحل استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

1-انتخاب تأمین‌کننده در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

در این قدم باید بررسی کنیم که آیا محصول ERP تأمین‌کننده به محصولات یا کسب‌وکار شما انطباق داشته یا مشابه می‌باشد
البته موضوعات دیگری را نیز می‌توان در این مرحله موردبررسی قرارداد .

2-انتخاب مشاور استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی

بسته به‌اندازه برنامه ریزی منابع سازمانی ERP ، به گروه مشاور استقرار ERP نیاز می‌باشد انتخاب صحیح گروه مشاور به همان اندازه انتخاب نرم‌افزار ERP نقش مهمی در موفقیت استقرار ERP دارد

3-مدیریت تغییر

در این مرحله باید تلاش کنیم کسانی که به ERP نگاه خوبی ندارند دلایل تغییرات را بپذیرند.قدم‌های زیر می‌تواند در مرحله مدیریت تغییرات ERP انجام شود.

• a -شناسایی کسانی که تغییر بر آن‌ها تأثیر می‌گذارد
• b-تغییرات موردنظر با این گروه مطرح شود
• c-دلایل منطقی که باعث ضرورت انتخاب راهکار ERP تشریح شود.
• d-برای این گروه توضیح دهید که برای موفقیت و پیشبرد پروژه چگونه باید رفتار نمود.
• e-به رو رسانی پروژه با تکرار گام‌های 2 تا4

4-پالایش داده‌ها

مهم‌ترین مؤلفه موفقیت یک پروژه استقرار ERP ، پالایش داده‌ها می‌باشد.

قدم‌های زیر می‌تواند در این مرحله صورت گیرد

• a-جمع‌آوری داده‌ها و کینگ‌ها ، عناوین ناقص  و… را اصلاح کنید.
• b-جلساتی منظم را برای مرور و برسی پالایش داده‌ها برنامه‌ریزی نمایید و گلوگاه‌ها و نواحی مسئله‌ساز را پیدا کنید.
• c-یک برنامه ، برای مواردی که هنوز به هدف نرسیده‌اید مشخص نمایید.و دلایل عدم تحقق آن‌ها را مشخص نمایید.

داده‌های اصلی کامل و صحیح به همان اندازه که در روز اول در موفقیت ERP تأثیر دارند ، دو سال پس از بهره‌برداری نهایی نیز مؤثر هستند

این مرحله بخشی از داستان موفقیت استقرار ERP است

5-تعهد مدیریت ارشد در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

حمایت مدیریت ارشد منجر به توسعه ERP و ادامه فعالیت‌های می‌شود

6- تیم پروژه توانمند

تشکیل گروه ERP ، شاخص کلیدی در موفقیت ERP است

شاخص‌های انتخاب یک گروه توانمند می‌تواند شامل :

• a -افراد تعالی خواه را در گروه داشته باشید این افراد وضعیت موجود کمتر توجه نموده و به دنبال وضعیت مطلوب می‌باشند.
• b-افرادی که هوش گروهی بالایی برخوردار می‌باشند
• c-افراد باهوش نه‌تنها می‌فهمند چه چیزی نیاز است بلکه در ک می‌کنند چرا این نیاز است.

7- تست در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

تست صرفا اختصاص کارکنان نیست تست فرآیند تکرارشونده است ، به این معنا که نه‌تنها باید تست انجام شود بلکه در کنار آن ارزیابی مشکلات و اصلاح آن صورت گیرد
پس‌ازاینکه پیکره‌بندی اولیه کامل شد ، لازم است کلیه تراکنش‌های برنامه‌ریزی‌شده برای تائید نهایی آزمودن شوند.

آزمودن یکپارچگی ، بعد از تست اولیه صورت می‌گیرد چرخه تست باعث یادگیری می‌شود.

8- آموزش کاربران در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

تدوین یک برنامه آموزش خوب برای کاربران ، احتمال موفقیت استقرار ERP را افزایش می‌دهد.
ابزار آموزش و سناریو تمرین باید اما ده باشد تا همه بتوانند به‌صورت عملی درگیر شوند.آموزش باید در زمان کوتاهی قبل از استقرار اجرا شود.

9 – تطبیق فرآیندهای کسب‌وکار

سخت‌ترین مراحل جهت دستیابی به استقرار موفقیت‌آمیز ERP، بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و تطبیق ERP است در صورت استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP ، فرصت اصلاح روش‌های غلط را از طریق ایجاد فرآیندهای استاندارد برایتان ایجاد می‌نماید.

10- تعریف موفقیت

معیارهای موفقیت استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP باید تعیین شود

اهم فعالیت‌های انجام‌شده در پروژه استقرار ERP

• تجهيز و پشتيبانی سايت  پیاده‌سازی پروژه
• نصب سرورهای اصلی  ERP
• طراحي و اجراي شبكه جامع Data
• آماده‌سازی کامپيوترهای کاربران
• تعريف کاربران و سطوح دسترسی
• سمینار گروهی‌ها و نشست‌های متعدد جهت مديران و کارشناسان
• آموزش اوليه آشنايي با کليات سیستم‌ها در سطوح مديران و كارشناسان
• آموزش تخصصی کاربران اصلی(Power User )
• آموزش کاربران نهايی
• توليد گزارش‌ها جديد
• ايجاد و ويرايش دستورالعمل‌های كاری بر اساس فرآيندهایERP

یک نمونه ماژول سيستم دارایی‌ها (Assets ) در برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

اين ماژول نگهداری اطلاعات دارایی‌ها و اموال و محاسبه استهلاک به روش‌های مختلف را بر عهده دارد .

وظايف اين ماژول و فعالیت‌های آن عبارت‌اند از:

• ايجاد و ويرايش اطلاعات دارایی‌ها و ورود آن‌ها به سیستم‌های دارايی.
• ثبت اطلاعات در مورد موقعيت فيزيکی دارایی‌ها.
• ثبت اطلاعات مربوط به وضعيت استفاده از دارایی‌ها، مستهلک کردن و به‌کارگیری مجدد دارایی‌ها.
• محاسبه استهلاک با روش‌های مختلف.
• استخراج و نگهداری موجودی دارایی‌ها( Inventory ).
• مغايرت گيری دارایی‌های موجود در سيستم توسط ارتباط با ساير ماژول‌ها مثل دفترداری عمومی ،حساب‌های پرداختنی و پروژه‌ها .
• ارائه گزارش‌های مختلف در مورد وضعيت دارایی‌ها و اموال.
• دسته‌بندی مجدد دارایی‌ها، انتقال دارایی‌ها بين افراد يا بخش‌های مختلف و ورود دارایی‌ها از ماژول‌های ديگر مثل حساب‌های پرداختنی .

جهت استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ،قدم‌های اجرایی فوق که باعث موفقیت سازمان‌های دیگر شده، را بپذیرید.

مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت   www.kharazian.irبلامانع است