ریسک های ممیزی سیستم های مدیریتی

ریسک های ممیزی در سیستم‌های مدیریتی می‌تواند به اثربخشی اجرای ممیزی سیستم‎‌های مدیریتی کمک نماید در ادامه لیستی از مهمترین ریسک های ممیزی بر اساس تجارب مهندس پیام خرازیان تهیه شده است

ریسک‌ های ممیزی سیستم های مدیریتی

شناخت ریسک ممیزی منجر به اثربخش بودن فرآیند ممیزی سیستم‌های مدیریتی می‌گردد برخی از مهمترین ریسک های ممیزی سیستم های مدیریتی شامل:

تخصیص نیافتن منابع مورد نیاز برای اجرای ممیزی

برای اجرای ممیزی اثریخش در هر شرکتی نیاز به منابعی است که باید توسط مدیریت ارشد قبل از اجرای ممیزی این منابع تعیین شده و تخصیص یابد برخی از سرفصل‌های مربوط به این منابع شامل:

• تشریفات ممیزی داخلی یا خارجی
• پاداش برای اعضای تیم ممیزی داخلی یا کارکنان دخیل در فرآیند ممیزی
• عقد قرارداد جهت اجرای ممیزی خارجی نظیر ممیزی شرکت گواهی دهنده یا ممیز مستقل

نداشتن دانش کافی ممیزی شونده در خصوص ممیزی

به دلایل مختلف ممکن است ممیز شونده اطلاعات کافی از فرآیند ممیزی نداشته باشند که با اطلاع از ریسک‌های ممیزی و قدم‌های اصلی ممیزی این ریسک را کاهش می‎‌دهد

حضور نداشتن یا تاخیر ممیزی شونده در محل ممیزی

ممیزی شونده در زمان اعلام شده مطابق طرح ممیزی در محل ممیزی برای پاسخگویی به ممیز حاضر نیست یا با تاخیر حضور می‌یابد.

• در این مواقع ممیز باید انداکی صبر نموده و سپس موضوع را به اطلاع سرممیز رسانده و در صورت صلاحدید زمان ممیزی آن فرآیند به زمان دیگری جابجا شود
• در ممیزی خارجی ممکن است تصمیم گرفته شود آن فرایند مورد ممیزی قرار نگیرد و در گزارش ممیزی موضوعات مربوطه درج گردد

تاخیر در ارائه سوابق ممیزی

ممکن است سوابق درخواستی توسط ممیز در دسترس ممیز شونده نباشد و با تاخیر به ممیز ارائه شود در این وضعیت ممیز می‌تواند در خصوص در دسترس نبودن اطلاعات مستند حفظ شده عدم انطباقی را مطابق بند ( 7-5-3)ثبت نماید.

ارتباط نداشتن ممیز با سایر ممیزین در طی ممیزی

• جلسات داخلی تیم ممیزی منجر به اثربخش فرآیند ممیزی می‌گردد در این جلسات ابهامات بین ممیزی مطرح شده و سرنخ‌های یا شواهد آن رد و بدل می‌شود.
• تیم‌های ممیزی که به صوت مجزا همزمان در حال ممیزی هستند برگزاری این جلسات بین اعضای تیم ممیزی ضرورت بیشتری خواهد داشت.

مدیریت نداشتن زمان جلسات ممیزی

در طی ممیزی ممکن است زمان ممیزی بیش از زمان طرحریزی شده طول بکشد عموما این موضوع به دلایل زیر اتفاق می‌افتد:

• تناسب نداشتن زمان در نظر گرفته شده با فعالیت‌های آن فرآیند
• حاشیه رفتن ممیزی شونده و اداره نشدن جلسه توسط ممیزی به منظور دستیابی به اهداف و معیار ممیزی
  نظیر در ممیزی مدیریت ارشد ممکن است مدیریت اقدام به تعریف خاطره و داستان‌هایی نموده که این موضوع باعث کم آوردن زمان توسط ممیز می‌گردد.

اختلاف نظر بین ممیز شونده و ممیز

در طی ممیزی هر فرایند عدم انطباق‌های هر فرایند به اطلاع ممیز شونده رسانده می‌شود و ممکن است ممیزی شونده، عدم انطباق را نپذیرد و اختلافی بین ممیز و ممیز شونده بوجود آید در بدترین حالت ممکن ممکن است درگیری لفظی ممیزی شونده با ممیز صورت گیرد

ممیز چگونه اقدام نماید:

• ممیز باید با صبوری کامل عدم انطباق را مبتنی بر بند الزامات استاندارد مربوطه برای ممیزی شونده بیان نماید.
• ممیز باید هر فرآیند را ممیزی نموده و سرممیز را در جیان عدم‌انطباق‌ها قرار دهد و عدم‌انطباق توسط سرممیز در جلسه اختتامیه ممیزی اعلام گردد.
• اعلام عدم‌انطباق‌های مرتبط با هر فرآیند در ممیزی در همان واحد/ فرآیند احتمال اعتراض در جلسه اختتامیه ممیزی را کاهش خواهد داد.

تاخیر در حضور ممیز در محل ممیزی شونده

در صورتی که نماینده مدیریت / تضمین کیفیت هماهنگی های لازم در خصوص هر یک از موراد زیر را به خوبی انجام ندهد می‌تواند منجر به تاخیر در حضور ممیز در محل ممیزی شونده گردد.

• تامین ایاب و ذهاب بین سایت‌ها/ ساختمان‌های ممیز شونده
• عدم اطلاع‌رسانی به موقع طرح ممیزی به مالکین فرآیندها و ممیزی شونده
• راهنمای ممیزی به تیم‌های ممیزی تخصیص نیابد و ممیزین در پیدا کردن آدرس واحدها با مشکلاتی روبرو شوند.

بروز حوادث برای ممیزین

• بکارگیری تجهیزات حفاظت فردی قبل از اجرای ممیزی و همراهی راهنمای ممیزی احتمال بروز این ریسک را کاهش می‌دهد.

قطع شدن برق

• در صورتی که مستندات و سوابق فعالیت‌های ممیزی شوند در نرم‌افزارها و یا به صورت الکترونیکی نگهداری می‌گردد در صورت قطع شدن برق و نداشتن ژنراتور برق، امکان ادامه ممیزی فراهم نخواهد گردید.
• در صورتی که اجرای ممیزی به صورت ممیزی از راه دور باشد علاوه بر موارد فوق موضوعات آگاهی از فناوری، زیرساخت نیز باید در ریسک‌های مربوطه مد نظر قرار گیرد.

ریسک‌های مرتبط با مستندات و سوابق

ممیزین در طی ممیزی با موضوعات زیر ممکن است مواجه شوند:

• آخرین ویرایش مستندات در دسترس نباشد
• سوابق و مستندات درخواستی ممیزین با تاخیر ارائه شود یا در دسترس نباشد
• سوابق خوانا نباشد
• مستندات جاری با مستندات اصلی تفاوت داشته باشد در ویرایش سند یا محتوای آن.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.