وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات

مسئول DMS ، وظیفه طرحریزی سیستم مدیریت مستندات، راهبری و هدایت اجراء و پشتیبانی سیستم مدیریت مستندات را بر عهده دارد.
مسئول سیستم مدیریت مستندات به‌عنوان ادمین سیستم مدیریت مستندات، نیازهای کاربران را شناسایی نموده و بر اساس آن سیستم مدیریت مستندات را طرحریزی و اجراء می‌نماید. در ادامه مهمترین وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات تشریح شده است.

شرایط احراز :

  • کارشناس مدیریت فناوری اطلاعات / رشته مهندسی
  • حداقل 2 سال سابقه

آموزش‌های موردنیاز مسئول DMS

  • آشنایی با راهبری راهکار سیستم مدیریت مستندات انتخاب‌شده
  • آشنایی با اکسل

مهارت های موردنیاز:

  • ارتباط موثر
  • کار تیمی
  • حل مسائل خلاقانه

شرح وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات

  • آماده‌سازی بستری مناسب جهت استقرار سیستم مدیریت مستندات، آموزش و نظارت براجراء مهم‌ترین وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات می‌باشد.
  • تدوین قالب و ساختار پیشنهادی برای نحوه طبقه‌بندی مستندات در سیستم DMS و ارائه به واحدها جهت دریافت طبقه‌بندی مدنظر
  • برگزاری جلسات با واحدها جهت شناسایی و طبقه‌بندی مستندات وسایر پارامترهای موردنیاز نظیر متا دیتاها ، سطوح دسترسی و…
  • دریافت اطلاعات از واحدها و برگزاری جلسات تکمیلی جهت تبیین و طبقه‌بندی مستنداتوسایر پارامترهای موردنیاز نظیر متا دیتاها، سطوح دسترسی و…
  • انتخاب راهکار مناسب جهت پیاده‌سازی سیستم مدیریت مستندات / مدیریت محتوای سازمانی
  • طرح‌ریزی نحوه استقرار ساختار طبقه‌بندی مستندات در سیستم DMS(برای مدیریتدسترسی‌ها، گردش کار،تأیید اسناد، کُدگذاری خودکار اسناد، تعیین محل ذخیره‌سازی و Page کاربری)
  • پیاده‌سازی طبقه‌بندی نهایی مستندات درنرم افزار یا راهکار سیستم مدیریت مستندات و گردش کار ودسترسی های مرتبط
  • ارتباط مستمر با پیمانکار جهت پیاده‌سازی نیازمندی‌ها در سیستم مدیریت مستندات
  • اجرای آزمایشی سیستم DMS (برای هر یک از گروه مستندات) و اصلاح موارد در صورت نیاز
  • برگزاری دوره آموزشی برای کاربران
  • تدوین سند راهنما برای کاربران و اطلاع‌رسانی به کاربران
  • نظارت بر اجرای سیستم مدیریت مستندات وپیاده سازی کلیه کارکردهای لازم
  • نگهداشت و بهبود مستمر سیستم مدیریت مستندات DMS منطبق بر نیازهای شرکت ودرخواست‌های واحدهای سازمانی

شرح وظایف مدیر سیستم مدیریت مستندات توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و نشانی سایت www.kharazian.ir بلامانع است

0 پاسخ

پاسخ دهید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
مشارکت رایگان.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.