وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات
مسئول DMS ، وظیفه طرحریزی سیستم مدیریت مستندات، راهبری و هدایت اجراء و پشتیبانی سیستم مدیریت مستندات را بر عهده دارد.
مسئول سیستم مدیریت مستندات به‌عنوان ادمین سیستم مدیریت مستندات، نیازهای کاربران را شناسایی نموده و بر اساس آن سیستم مدیریت مستندات را طرحریزی و اجراء می‌نماید. در ادامه مهمترین وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات تشریح شده است.
شرایط احراز :
- کارشناس مدیریت فناوری اطلاعات / رشته مهندسی
- حداقل 2 سال سابقه
آموزش‌های موردنیاز مسئول DMS
- آشنایی با راهبری راهکار سیستم مدیریت مستندات انتخاب‌شده
- آشنایی با اکسل
مهارت های موردنیاز:
- ارتباط موثر
- کار تیمی
- حل مسائل خلاقانه
شرح وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات
- آماده‌سازی بستری مناسب جهت استقرار سیستم مدیریت مستندات، آموزش و نظارت براجراء مهمترین وظایف مسئول سیستم مدیریت مستندات است.
- تدوین قالب و ساختار پیشنهادی برای نحوه طبقه‌بندی مستندات در سیستم DMS و ارائه به واحدها جهت دریافت طبقه‌بندی مدنظر
- برگزاری جلسات با واحدها جهت شناسایی و طبقه‌بندی مستندات وسایر پارامترهای موردنیاز نظیر متا دیتاها ، سطوح دسترسی و…
- دریافت اطلاعات از واحدها و برگزاری جلسات تکمیلی جهت تبیین و طبقه‌بندی مستندات وسایر پارامترهای موردنیاز نظیر متا دیتاها، سطوح دسترسی و…
- انتخاب راهکار مناسب جهت پیاده‌سازی سیستم مدیریت مستندات / مدیریت محتوای سازمانی
- طرحریزی نحوه استقرار ساختار طبقه‌بندی مستندات در سیستم DMS(برای مدیریت دسترسی‌ها، گردش کار،تأیید اسناد، کُدگذاری خودکار اسناد، تعیین محل ذخیره‌سازی و Page کاربری)
- پیاده‌سازی طبقه‌بندی نهایی مستندات درنرم افزار یا راهکار سیستم مدیریت مستندات و گردش کار ودسترسی های مرتبط
- ارتباط مستمر با پیمانکار جهت پیاده‌سازی نیازمندی‌ها در سیستم مدیریت مستندات
- اجرای آزمایشی سیستم DMS (برای هر یک از گروه مستندات) و اصلاح موارد در صورت نیاز
- برگزاری دوره آموزشی برای کاربران
- تدوین سند راهنما برای کاربران و اطلاع‌رسانی به کاربران
- نظارت بر اجرای سیستم مدیریت مستندات وپیاده سازی کلیه کارکردهای لازم
- نگهداشت و بهبود مستمر سیستم مدیریت مستندات DMS منطبق بر نیازهای شرکت ودرخواست‌های واحدهای سازمانی
شرح وظایف مدیر سیستم مدیریت مستندات توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و نشانی سایت www.kharazian.ir بلامانع است
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.