سیستم مدیریت مستندات (DMS) بستری برای ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی، نسخه گذاری، جستجو، دسترسی، آرشیو و ایجاد گردش کار بر روی اسناد با حفظ محدوده‌های امنیتی سازمان است.
پراکندگی اطلاعات و مستندات و دسترسی به آن‌ها یکی از مشکلات همیشگی در سازمان‌ است و ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات دغدغه اصلی سازمان‌ها است

اسناد باید بانظم و ترتیب نگهداری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرار گیرد درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان موردنیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. بدین منظور سازمان‌ها ناچار به ایجاد سیستم مدیریت مستندات e-DMS می‌باشند .

دلایل استفاده از سیستم مدیریت مستندات (e-DMS)

تنوع و ازدیاد شمار مستندات و اشغال بیش‌ازحد فضا سازمان‌ها را بر آن می‌دارد برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود در این مستندات به فکر مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. برخی از دلایل لزوم به‌کارگیری سیستم مدیریت مستندات :

مدیریت متمرکز

با استفاده از سیستم مدیریت مستندات الکترونیک می‌توان طبقه‌بندی‌های متنوعی برای اطلاعات و اسناد تعریف نمود و از تولید نسخ اضافی و تعدد بایگانی‌ها و طبعاً نیروی انسانی درگیر این امور کاهش داد.

طبقه‌بندی صحیح و سهولت جستجو و دسترسی

با مدیریت متمرکز در طبقه‌بندی و استخراج مفاهیم و کلمات کلیدی و ثبت آن‌ها در سیستم، در کنار ثبت تصاویر یا اصل فایل اسناد، می‌توان مطمئن بود که در صورت جستجوی یک موضوع، کلیه اسناد و سوابق مربوط به آن استخراج خواهد شد و نتایج جستجو کامل و دقیق خواهد بود.

گردش صحیح و پیگیری دقیق

فایل تولید یا تصویر اسناد، با مدیریت متمرکز در گردش اسناد داخل شبکه جابجا می‌شود و زمان‌های بررسی و گردش کار آن ثبت‌شده و کنترل عملکرد افراد نیز به سهولت ممکن خواهد بود. در این مسیر آخرین وضعیت سند در هر زمان و هر نقطه قابل‌پیگیری است.

امنیت مستندات

سیستم‌های رایانه‌ای با برخورداری از کنترل‌های امنیتی در چندلایه، کلیه عملیات انجام‌شده روی مستندات را ثبت کرده و بر اساس نام و سطوح دسترسی تعیین‌شده برای هر کاربر، کنترل و پیگیری‌های لازم را میسر می‌نمایند.

جستجو و دسترسی به مستندات

در سیستم مدیریت مستندات الکترونیک، می‌توان بر اساس انواع اطلاعات ثبت‌شده، مستندات موردنظر را از مکان‌های مختلف با سرعت‌بالا جستجو نمود و با استفاده از نتایج جستجو به‌تمامی مسائل پیرامون یک مطلب را دست‌یافت.

تسهیل کار تیمی با سیستم مدیریت مستندات

با استفاده سیستم مدیریت اسناد می‌توان به‌صورت تیمى روى تولید و توسعه یک مستند اقدام نمود.. در این حالت سیستم با مکانیزه‌های Check In\Check Out کنترل کار هم‌زمان افراد را برعهده‌گرفته و نسخ مختلف با استفاده از امکان Versioning تولید و نگهدارى خواهد نمود.

صرفه‌جویی در هزینه‌ها

در فضایی کوچک‌تر از یک کمد عادی بایگانی می‌توان اطلاعات یک سازمان بزرگ را نگهداری نمود، از چاپ نسخه‌های متعدد اسناد جلوگیرى نمود و سازمانى چابک‌تر را به وجود آورد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است