سیستم مدیریت مستندات (DMS) بستری برای ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی، نسخه گذاری، جستجو، دسترسی، آرشيو و ايجاد گردش كار بر روي اسناد با حفظ محدوده‌های امنیتی سازمان است.
پراکندگی اطلاعات و مستندات و دسترسی به آن‌ها یکی از مشکلات همیشگی در سازمان‌ است و ایجاد آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات دغدغه اصلی سازمان‌ها است

اسناد باید بانظم و ترتیب نگهداری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورداستفاده قرار گیرد درواقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان موردنیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. بدین منظور سازمان‌ها ناچار به ایجاد سیستم مديريت مستندات e-DMS می‌باشند .

دلایل استفاده از سیستم مدیریت مستندات (e-DMS)

تنوع و ازدیاد شمار مستندات و اشغال بیش‌ازحد فضا سازمان‌ها را بر آن می‌دارد برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود در این مستندات به فکر مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. برخی از دلایل لزوم به‌کارگیری سیستم مدیریت مستندات :

مديريت متمركز

با استفاده از سیستم مدیریت مستندات الکترونیک می‌توان طبقه‌بندی‌های متنوعي براي اطلاعات و اسناد تعريف نمود و از توليد نسخ اضافي و تعدد بایگانی‌ها و طبعاً نيروی انسانی درگیر این امور کاهش داد.

طبقه‌بندی صحيح و سهولت جستجو و دسترسی

با مديريت متمركز در طبقه‌بندی و استخراج مفاهيم و كلمات كليدي و ثبت آن‌ها در سيستم، در كنار ثبت تصاوير يا اصل فايل اسناد، می‌توان مطمئن بود كه در صورت جستجوي يك موضوع، كليه اسناد و سوابق مربوط به آن استخراج خواهد شد و نتايج جستجو كامل و دقيق خواهد بود.

گردش صحيح و پيگيري دقيق

فايل توليد يا تصوير اسناد، با مديريت متمركز در گردش اسناد داخل شبكه جابجا می‌شود و زمان‌های بررسی و گردش كار آن ثبت‌شده و كنترل عملكرد افراد نيز به سهولت ممكن خواهد بود. در اين مسير آخرين وضعيت سند در هر زمان و هر نقطه قابل‌پیگیری است.

امنیت مستندات

سیستم‌های رایانه‌ای با برخورداري از کنترل‌های امنیتی در چندلایه، كليه عمليات انجام‌شده روی مستندات را ثبت كرده و بر اساس نام و سطوح دسترسي تعیین‌شده برای هر کاربر، كنترل و پیگیری‌های لازم را ميسر می‌نمایند.

جستجو و دسترسی به مستندات

در سيستم مدیریت مستندات الکترونیک، می‌توان بر اساس انواع اطلاعات ثبت‌شده، مستندات موردنظر را از مکان‌های مختلف با سرعت‌بالا جستجو نمود و با استفاده از نتايج جستجو به‌تمامی مسائل پيرامون يك مطلب را دست‌یافت.

تسهیل كار تيمی با سیستم مدیریت مستندات

با استفاده سيستم مديريت اسناد می‌توان به‌صورت تيمى روى توليد و توسعه يك مستند اقدام نمود. در اين حالت سيستم با مکانیزه‌های Check In\Check Out كنترل كار هم‌زمان افراد را برعهده‌گرفته و نسخ مختلف با استفاده از امكان Versioning توليد و نگهدارى خواهد نمود.

صرفه‌جویی در هزینه‌ها

در فضايی کوچک‌تر از يك كمد عادي بايگاني می‌توان اطلاعات يك سازمان بزرگ را نگهداری نمود، از چاپ نسخه‌های متعدد اسناد جلوگيرى نمود و سازمانى چابک‌تر را به وجود آورد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است