وظایف کارشناس اداری
شرح وظایف کارشناس اداری ، به جذب و استخدام نیروی کار،بررسی ، کنترل و نگهداری مدارک و مستندات کارکنان،صدور احکام پرسنلی ، مأموریت، مرخصی ،انتصابها ، اطلاعرسانی اطلاعیهها ،نظارت بر اجرای آییننامهها ، اجرای امور رفاهی و درمانی کارکنان میپردازد
در ادامه شرح وظایف کارشناس اداری توسط پیام خرازیان ارائهشده است.
شرایط احراز شغل کارشناس اداری
- تحصیلات : حداقل کارشناس مدیریت / مهندسی صنایع
- سابقه کار: حداقل 2 سال
آموزشهای موردنیاز
- آشنایی با نظام پیشنهادها
- آشنایی با ارزیابی عملکرد کارکنان
- آشنایی با طبقهبندی مشاغل سازمانی
- آشنایی با قوانین و مقررات اداره کار و تأمین اجتماعی
مهارتهای موردنیاز
- مهارتهای ارتباطی خوب
- مهارتهای نوشتاری
- تسلط به اکسل جهت گزارش دهی
شرح وظایف کارشناس اداری
مهمترین مسئولیتهای کارشناس اداری در زیر لیست شده است
- تلاش در جهت تحقق خطمشی و اهداف تعیینشده توسط مدیرعامل
- پیشنهاد راهکارهای بهبود به مسئول مافوق جهت تحقق اهداف سازمان
- همکاری در تدوین طرحها و برنامههای منابع انسانی جهت جذب،حفظ و نگهداشت منابع انسانی و ارائه به مسئول مافوق
- همکاری در برنامهریزی و ارائه پیشنهادهای و سیاستهای منابع انسانی و نظارت بر حسن اجرای آنها.
- تهیه و تنظیم خطمشیها، دستورالعملها، روشهای اجرایی،آییننامه و بخشنامههای منابع انسانی با هماهنگی با مدیر منابع انسانی
- اطلاعرسانی فراخوانهای مربوط به استخدام در روزنامهها و سایتها
- هماهنگی جهت برگزاری مصاحبه مدیران با متقاضیان کار.
- کنترل و تکمیل پرونده کارکنان جدید الاستخدام .
- تهیه قراردادهای کار جهت کارکنان و پیگیری تکمیل نمودن قراردادها در زمان مقرر.
- ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی در سیستم پرسنلی.
- صدور کارت پرسنلی و ثبتنام آنها در سیستم حضوروغیاب
- هماهنگی جهت شروع به کار کارکنان جدید الاستخدام در واحد مربوطه
- اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به امور مالی و واحدهای مرتبط.
- ثبتنام و اعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نمودهاند به شرکت بیمهگر درمان تکمیلی.
- صدور معرفینامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمهگر درمان تکمیلی.
- پیگیری دریافت هزینههای درمان کارکنان از شرکت بیمهگر درمان تکمیلی .
- پیگیری جهت صدور سایر بیمهنامههای موردنیاز شرکت از طریق شرکت بیمه طرف قرارداد.
- اجرای طرحهای رفاهی کارکنان نظیر بیمه تکمیلی ، سفرهای زیارتی و سیاحتی و …
- کنترل برگه مرخصی کارکنان مطابق آئیننامههای مربوطه.
- ثبت برگه های مرخصی در کارد کس و سیستمهای پرسنلی و حضوروغیاب.
- کنترل حضوروغیاب کارکنان و پیگیری نواقص ورود و خروج در سیستم حضوروغیاب و تعیین تکلیف آنها و اصلاح در سیستم.
- تهیه گزارشات حضوروغیاب و ارائه مسئول مافوق جهت بررسی.
- بررسی درخواست مأموریت کارکنان و هماهنگی لازم جهت انجام مأموریت.
- هماهنگی با آژانسهای هواپیمایی یا مراکز اقامتی جهت انجام مأموریت کارکنان به سایر شهرها.
- تهیه پیشنویس مکاتبات مرتبط با کارکنان و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید و ارسال.
- تهیه و تحویل کلیه معرفینامهها و سایر مکاتبات به کارکنان مربوطه
- نظارت بر اجرای دیسیپلین پوشش کارکنان در سطوح و بخشهای مختلف شرکت.
- نظارت بر اجرای استانداردهای بهداشتی ، ایمنی در محیط کار
- هماهنگی جهت تسویهحساب کارکنانی که شرکت را ترک میکنند.
- هماهنگی با تأمینکننده پوشاک جهت تحویل پوشاک به کارکنان جدیدالاستخدام در بدو ورود به شرکت و بهصورت سالیانه
- توزیع یا اطلاعرسانی بخشنامهها یا اطلاعیههای اداری در شرکت
- هماهنگی با مراکز درمانی جهت انجام معاینات بدو استخدام کارکنان و معاینات ادواری
- نگهداری سوابق و مدارک آموزشی کارکنان
- بایگانی کلیه مکاتبات اداری
- نظارت بر صدور احکام کارگزینی کارکنان.
- نظارت بر اجرای ارزیابی عملکرد کارکنان.
- نظارت بر اجرای قوانین،مقررات،دستورالعملها و بخشنامههای منابع انسانی در واحدهای مختلف.
- شناسایی تأمینکنندگان آموزشی ، خدمات رفاهی و …و اعلام اسامی به مسئول مافوق جهت ارزیابی و انتخاب
- نظارت بر ورود و خروج ملزومات انبارداری و اطلاع از موجود ملزومات بهصورت مستمر
- تنظیم درخواست خرید جهت ملزومات اداری موردنیاز شرکت
- نظارت بر اجرای نظام پاداش کارکنان
- هماهنگی جهت اجرای طرحهای مشارکت کارکنان در فعالیتهای اجتماعی
- نظارت بر فعالیتهای کارکنان حراست .
- هماهنگی با پزشک معتمد شرکت جهت بررسی نتایج معاینات ادواری کارکنان.
- هماهنگی جهت برگزاری کمیتههای مرتبط با منابع انسانی
- همکاری در تدوین چارت سازمانی شرکت
- همکاری در تدوین شرح مسئولیتها و اختیارات کارکنان
- ابلاغ شرح مسئولیتها و اختیارات به کارکنان از طریق واحد اداری
- دریافت نظرات و پیشنهادات کارکنان و اعلام آن به مسئول مافوق
- اجرای نظرسنجی کارکنان بهصورت دورهای .
- تحلیل گزارشات نظرسنجی کارکنان و اعلام نتایج به مسئول مافوق.
- هماهنگی با کارکنان بهمنظور برگزاری جلسات عمومی از سوی مدیر منابع انسانی یا مدیرعامل.
- ارتباط با سایر سازمانها و نهادهای ذیصلاح در خصوص مسائل اداری.
- انجام سایر امور محوله از طرف مدیرعامل
- و …
شرح وظایف کارشناس اداری توسط مهندس پیام خرازیان تهیهشده است .
انتشار این مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.