استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

عموماً استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP ، بنا به دلایل مختلف به شکست منجر می‌شود در این مطلب مراحل استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP ، مهم‌ترین فعالیت‌های استقرار ERP و عوامل موفقیت استقرار ERP در ایران آمده است.

سه روش کلی برای استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP در یک سازمان وجود دارد.

۱–تغییر روش‌ها و فرآیندهای موجود در سازمان مطابق استانداردهای ERP خریداری‌شده،
در این روش سازمان باید با به‌کارگیری تکنیک مهندسی مجدد  Reengineering ، فرآیندها و روش‌های سازمانی موجود را بررسی کرده و عدم مطابقت آن‌ها را با استانداردهای ERP (موردنظر) استخراج نموده و سپس با ساختاردهی و سازمان‌دهی مجدد فرآیندهای سازمان، آن‌ها را با استانداردهای مذکور تطبیق دهند. به‌عبارت‌دیگر در این روش پروسه‌های شرکت از نو مطالعه ، طراحی و ایجاد می‌شوند و تغییرات عمده‌ای در سازمان به وجود می‌آید.
۲– تغییر ERP و مطابقت آن با سازمان،
در این روش عکس مورد بالا عمل می‌شود یعنی سعی می‌گردد تا ERP خریداری‌شده مطابق با روال و استانداردهای سازمان موردنظر تغییر داده شود. هرچند که این روش دارای مزایایی مانند عدم‌تغییر در کارکردهای سازمانی، پذیرش بیشتر توسط کاربر، انجام کار در مدت‌زمان کوتاه‌تر و هزینه کمتر   می‌باشد اما دارای معایبی است ازجمله:
-نادیده گرفتن تجربیات موفق سازمان‌ها،
-عدم یکپارچگی بین سیستم‌ها در این روش،
–عدم ارتقاء و استفاده از نسخه‌های بعدی ERP،
۳-تغییر روش‌ها و فرآیندها در سازمان و تغییر ERP به‌طور هم‌زمان،
این روش ترکیبی از دو حالت قبل است یعنی در بعضی موارد عمل اصلاح سازی فرآیندها و   روش‌های سازمانی صورت می‌گیرد و در موارد دیگر ERP مطابق استانداردهای سازمان تغییر داده می‌شود که در این مورد از اصطلاح بومی‌سازی ERP استفاده می‌شود.
درهرصورت هر یک از روش‌های فوق دارای مزایا و معایبی هستند که لازم است بسته به نوع فعالیت سازمان ، ابعاد آن و ریسک‌پذیری مدیریت ارشد روش مناسب انتخاب شود.
پس از انتخاب یکی از روش‌های فوق برای انجام کار می‌توان از استراتژی انفجاری یا استراتژی انتخابی بهره برد.
-در استراتژی انفجاری تمام بخش‌های سازمان به‌یک‌باره و دفعتاً با بسته‌های نرم‌افزاری ERP مکانیزه می‌شوند و تمام بخش‌های سازمان تحت تأثیر تغییرات ناشی از استقرار سیستم اطلاعات مدیریت خواهد شد.
-اما در استراتژی انتخابی بعضی از بخش‌ها که برای سازمان دارای اهمیت بیشتری هستند و دارای داده‌های مشترک هستند مانند (سیستم‌های مالی ، فروش و خرید) به‌طور انتخابی با بسته‌های نرم‌افزاری ERP مکانیزه می‌شوند و به‌مرورزمان سایر سیستم‌های موردنیاز اضافه می‌شوند.

مراحل استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

۱-انتخاب تأمین‌کننده در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
در این قدم باید بررسی کنیم که آیا محصول ERP تأمین‌کننده به محصولات یا کسب‌وکار شما انطباق داشته یا مشابه می‌باشد
البته موضوعات دیگری را نیز می‌توان در این مرحله موردبررسی قرارداد .

۲-انتخاب مشاور استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی
بسته به‌اندازه برنامه ریزی منابع سازمانی ERP ، به گروه مشاور استقرار ERP نیاز می‌باشد انتخاب صحیح گروه مشاور به همان اندازه انتخاب نرم‌افزار ERP نقش مهمی در موفقیت استقرار ERP دارد

۳-مدیریت تغییر
در این مرحله باید تلاش کنیم کسانی که به ERP نگاه خوبی ندارند دلایل تغییرات را بپذیرند.قدم‌های زیر می‌تواند در مرحله مدیریت تغییرات ERP انجام شود.
a -شناسایی کسانی که تغییر بر آن‌ها تأثیر می‌گذارد
b-تغییرات موردنظر با این گروه مطرح شود
c-دلایل منطقی که باعث ضرورت انتخاب راهکار ERP تشریح شود.
d-برای این گروه توضیح دهید که برای موفقیت و پیشبرد پروژه چگونه باید رفتار نمود.
e-به رو رسانی پروژه با تکرار گام‌های ۲ تا۴

۴-پالایش داده‌ها
مهم‌ترین مؤلفه موفقیت یک پروژه استقرار ERP ، پالایش داده‌ها می‌باشد.
قدم‌های زیر می‌تواند در این مرحله صورت گیرد
a-جمع‌آوری داده‌ها و کینگ‌ها ، عناوین ناقص  و… را اصلاح کنید.
b-جلساتی منظم را برای مرور و برسی پالایش داده‌ها برنامه‌ریزی نمایید و گلوگاه‌ها و نواحی مسئله‌ساز را پیدا کنید.
c-یک برنامه ، برای مواردی که هنوز به هدف نرسیده‌اید مشخص نمایید.و دلایل عدم تحقق آن‌ها را مشخص نمایید.
داده‌های اصلی کامل و صحیح به همان اندازه که در روز اول در موفقیت ERP تأثیر دارند ، دو سال پس از بهره‌برداری نهایی نیز مؤثر هستند
این مرحله بخشی از داستان موفقیت استقرار ERP است

۵-تعهد مدیریت ارشد در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
حمایت مدیریت ارشد منجر به توسعه ERP و ادامه فعالیت‌های می‌شود

۶- تیم پروژه توانمند
تشکیل گروه ERP ، شاخص کلیدی در موفقیت ERP می‌باشد
شاخص‌های انتخاب یک گروه توانمند می‌تواند شامل :
a -افراد تعالی خواه را در گروه داشته باشید این افراد وضعیت موجود کمتر توجه نموده و به دنبال وضعیت مطلوب می‌باشند.
b-افرادی که هوش گروهی بالایی برخوردار می‌باشند
c-افراد باهوش نه‌تنها می‌فهمند چه چیزی نیاز است بلکه در ک می‌کنند چرا این نیاز است.

۷- تست در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
تست صرفا اختصاص کارکنان نیست تست فرآیند تکرارشونده است ، به این معنا که نه‌تنها باید تست انجام شود بلکه در کنار آن ارزیابی مشکلات و اصلاح آن صورت گیرد
پس‌ازاینکه پیکره‌بندی اولیه کامل شد ، لازم است کلیه تراکنش‌های برنامه‌ریزی‌شده برای تائید نهایی آزمودن شوند.
آزمودن یکپارچگی ، بعد از تست اولیه صورت می‌گیرد چرخه تست باعث یادگیری می‌شود.

۸- آموزش کاربران در استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
تدوین یک برنامه آموزش خوب برای کاربران ، احتمال موفقیت استقرار ERP را افزایش می‌دهد.
ابزار آموزش و سناریو تمرین باید اما ده باشد تا همه بتوانند به‌صورت عملی درگیر شوند.آموزش باید در زمان کوتاهی قبل از استقرار اجرا شود.

۹ – تطبیق فرآیندهای کسب‌وکار
سخت‌ترین مراحل جهت دستیابی به استقرار موفقیت‌آمیز ERP، بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و تطبیق ERP است در صورت استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP ، فرصت اصلاح روش‌های غلط را از طریق ایجاد فرآیندهای استاندارد برایتان ایجاد می‌نماید.

۱۰- تعریف موفقیت
معیارهای موفقیت استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP باید تعیین شود

اهم فعالیت‌های انجام‌شده در پروژه استقرار ERP

•تجهیز و پشتیبانی سایت  پیاده‌سازی پروژه
•نصب سرورهای اصلی  ERP
•طراحی و اجرای شبکه جامع Data
•آماده‌سازی کامپیوترهای کاربران
•تعریف کاربران و سطوح دسترسی
•سمینار گروهی‌ها و نشست‌های متعدد جهت مدیران و کارشناسان
•آموزش اولیه آشنایی با کلیات سیستم‌ها در سطوح مدیران و کارشناسان
•آموزش تخصصی کاربران اصلی(Power User )
•آموزش کاربران نهایی
•تولید گزارش‌ها جدید
•ایجاد و ویرایش دستورالعمل‌های کاری بر اساس فرآیندهایERP

یک نمونه ماژول سیستم دارایی‌ها (Assets ) در برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

این ماژول نگهداری اطلاعات دارایی‌ها و اموال و محاسبه استهلاک به روش‌های مختلف را بر عهده دارد .
وظایف این ماژول و فعالیت‌های آن عبارت‌اند از:
– ایجاد و ویرایش اطلاعات دارایی‌ها و ورود آن‌ها به سیستم‌های دارایی.
– ثبت اطلاعات در مورد موقعیت فیزیکی دارایی‌ها.
–  ثبت اطلاعات مربوط به وضعیت استفاده از دارایی‌ها، مستهلک کردن و به‌کارگیری مجدد دارایی‌ها.
–  محاسبه استهلاک با روش‌های مختلف.
–  استخراج و نگهداری موجودی دارایی‌ها( Inventory ).
–  مغایرت گیری دارایی‌های موجود در سیستم توسط ارتباط با سایر ماژول‌ها مثل دفترداری عمومی ،حساب‌های پرداختنی و پروژه‌ها .
–  ارائه گزارش‌های مختلف در مورد وضعیت دارایی‌ها و اموال.
–  دسته‌بندی مجدد دارایی‌ها، انتقال دارایی‌ها بین افراد یا بخش‌های مختلف و ورود دارایی‌ها از ماژول‌های دیگر مثل حساب‌های پرداختنی .

جهت استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ،قدم‌های اجرایی فوق که باعث موفقیت سازمان‌های دیگر شده، را بپذیرید.

مطلب استقرار برنامه ریزی منابع سازمانی ، توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت   www.kharazian.irبلامانع است

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.