اشتباهات تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی
اشتباهات تدوین اظهارنامه تعالی در اکثر سازمانهای ایرانی مشاهده میگردد که در این مطلب با توجه به تجارب پیام خرازیان مهمترین اشتباهات رایج در نگارش اظهارنامه تعالی سازمانی در سازمانهایی که در سطوح تقدیرنامه اظهارنامه تهیه میکنند تشریح شده است .
اشتباهات تدوین اظهارنامه تعالی
1- استفاده از محتوای اظهارنامههای تعالی سایر سازمانها
متاسفانه اکثر سازمانهای ایرانی به جای تمرکز بر عملکرد خود جهت نگارش اظهارنامه بدنبال کپی محتوای اظهارنامه از سایر شرکتها میباشند.
اظهارنامه تعالی سازمانی تصویری از عملکرد واقعی سازمانها در حوزه توانمندسازها و نتایج میباشد که سازمانها با به تصویر کشیدن عملکرد خود در قالب سند اظهارنامه تعالی سازمانی جهت حضور در فرآیند ارزیابی مستقل آماده میشوند.
اقدامات مورد نیاز:
اطلاعات اظهارنامه بر اساس روشهای مشخص شده درون سازمان جمعآوری شده و نگارش اظهارنامه تعالی توسط تیم اظهارنامه بر اساس واقعیتهای سازمان انجام گردد.
2- استفاده از مدلها یا ابزارها بدون بهینهکاوی
همانطور که میدانید مدلها و ابزارهای مختلفی برای اجرای فرآیندمحور هر یک از رویکردها وجود دارد و بسیاری از سازمان بدون توجه به دلیل انتخاب ابزار یا مدل ، ابزارها و مدلهایی که در سازمانهای رقیب یا همکار استفاده شده را به صورت چشم بسته تنها در اظهارنامه نام میبرند.
مثال:
ذکر نام مدلها و ابزارهای مختلف بدون عمیق شدن در ان با کپی برداری از سایرین به عنوان مثال:
- اجرای استراتژی از طریق BSC
- بکارگیری ماتریس SWOT
- تحلیل بیرونی از طریق تحلیل PESTEL
- بکارگیری روش OKR
- مدل 34000
- طراحی فرآیندهای سازمان بر اساس مدل APQC
اقدامات مورد نیاز:
سازمانها باید در انجام بهینهکای رویکردها بدنبال درک این باشند که چرا سازمان دیگر کاری را به روش خاص انجام داده و به چه نتایجی دست یافته است.
3- نداشتن روشی برای اندازهگیری رویکردها
اکثر سازمانها تنها به جلسات داخلی جهت اندازهگیری رویکردها در اظهارنامه اشاره مینمایند و شواهد کمتری در خصوص بکارگیری از شاخصهای برداشتی و عملکردی جهت اندازهگیری رویکردها به خصوص در زیر معیارهای رهبری و استراتژی مشاهده میگردد.
مثال:
در رویکرد اشاعه ارکان جهت سازبه ذینفعان توسط رهبران و مشارکت رهبران در فعالیتهای اجتماعی شواهدی دال بر اندازهگیری رویکردها ارائه نشده است.
اقدامات مورد نیاز:
بازنگری پرسشنامههای نظرسنجی کارکنان، ذینفعان و مشتریان با در نظرگیری اندازهگیری رویکردها میتواند مد نظر قرار گیرد.
4- یکپارچه و مرتبط نبودن رویکردها و نتایج
هر یک از رویکردهای ارائه شده در بخش توانمندسازها میتواند از طریق شاخصهای برداشتی و عملکردی اندازهگیری و اصلاح شود که نتایج آن باید در بخش نتایج عملکردی و برداشتی قابل مشاهده باشد.
در بخش ارزیابی و اصلاح رویکردها به شاخصهایی جهت ارزیابی اشاره شده است اما در اظهارنامه اطلاعات این شاخصها ارایه نشده است.
مثال:
در رویکرد نظام پیشنهاد به خوبی رویکرد و جاری سازی اشاره شده است اما نتایجی دال بر نظرسنجی کارکنان در خصوص نظام پیشنهادات یا شاخصهای سرانه پیشنهاد یا مشارکت کارکنان در پیشنهادات در بخش نتایج مشاهده نمیگردد.
اقدامات مورد نیاز:
برقرای ارتباط بین رویکردها و نتایج از طریق لحاظ نمودن شاخصهایی جهت اندازهگیری رویکردها در صورت وجود در سازمان میتواند صورت گیرد.
5-نامناسب بودن اطلاعات مقایسه در نتایج
برای هر یک از شاخصهای کلیدی عملکرد ارائه شده در بخش نتایج، ارائه اطلاعات مقایسه با سایر سازمانها یا متوسط صنعت ضروری است بسیاری از سازمانها بدون درک مفهوم مقایسه، اطلاعات سایر سازمانها که کمتر از خودشان در بخش نتایج اظهارنامه ارائه مینمایند.
در تمامی حوزههای مشتریان، کارکنان، ذینفعان و کسبوکار تنها یک مرجع مقایسه را ارائه مینمایند
مثال:
- اطلاعات مقایسه ارائه شده در اظهارنامه کمتر از نتایج عملکرد سازمان است.
- یک شرکت به عنوان مقایسه را انتخاب نمودهاند و در تمامی حوزههای کارکنان، مشتریان، جامعه ، کسبوکار و مالی اطلاعات مقایسه آن را ارائه نمودهاند در صورتی که در حوزه یا رویکرد میتوان یکی از سازمانها موفق را انتخاب نمود و نتایج ان را ارائه نمود.
اقدامات مورد نیاز:
- تهیه اطلاعات مقایسه از کلوپهای بهینهکاروی
- اطلاعات مقایسه متناسب با رویکردها بکارگرفته شود به عنوان مثال در نتایج نظام پیشنهادات از اطلاعات مقایسه یک شرکت خودروساز موفق و در شاخصهای آموزش از نتایج شرکت همکار به عنوان مقایسه استفاده گردد.
7-بخشبندی نبودن نتایج
در اکثر اظهارنامهها نتایج ارائه شده به صورت کلی بدون بخشبندی ارائه میگردد
مثال:
- در یک شرکت تولیدی لوازمحانگی و ارائه خدمات پس از فروش، نتایج نظرسنجی میتواند به تفکیک عاملین فروش، مصرفکننده و مشتری خدمات پس از فروش ارائه گردد.
- در شاخصهای عملکردی آموزش میتوان سرانه آموزش را به تفکیک آموزش عمومی، تخصصی ، رهبران و ایمنی ارائه نمود.
اقدامات مورد نیاز:
نتایج ارائه شده در اظهارنامه به بخشبندی گردد که نمونههای در قسمت مثال ارایه شده است.
8-مشخص نبودن روابط علت و معلولی
- عموما روابط علت و معلولی در بخشی از نتایج ارائه شده مشخص نمیباشد.
مثال:
نمونههایی از روابط علت و معلولی ارایه شده اظهارنامه در زیر آمده است:
- شاخص سرانه پیشنهادات : بکارگیری رویکرد تقدیر و مشارکت در سال 1400منجر به افزایش سرانه پیشنهادات شده است
- شاخص میزان فروش صادرات: تحریمها باعث کاهش صادرات در سال 1399 شده است
اقدامات مورد نیاز:
روابط علت و معلولی در تمامی نتایج ارائه شده در اظهارنامه تعالی سازمان تعیین گردد.
9-نامناسب بودن اطلاعات کلیدی ابتدای اظهارنامه
- اطلاعات کلیدی ابتدای اظهارنامه تصویر کلی از وضعیت سازمان را نمایش میدهد استراتژی، شایستگیهای محوری، ارکان جهت ساز، برنامههای آینده سازمان، وضعیت محصولات و خدمات و سهم بازار از مهمترین مواردی است که در این بخش بایستی مشخص گردد.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده و ادرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.