اکسس در سیستم های مدیریت
کاربرد اکسس در سیستم های مدیریت می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌های اداری( استفاده کمتر از کاغذ) شود به‌کارگیری اطلاعات این پایگاه داده می‌تواند در غالب داشبوردهای مدیریتی به بهبود فرآیندهای سازمان کمک فراوانی نماید.
اکسس در سیستم های مدیریت
با پیشرفت روزافزون علم دسترسی به اطلاعات و تجزیه تحلیل آن‌یکی از نیازهای اساسی تمام سازمان‌ها شده است.همواره ثبت ،نگهداری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات دقدقه تمام مدیران و مهندسان و دیگر افراد سازمان می‌باشد.به‌طوری‌که امروزه مایکروسافت اکسس به انگلیسیMicrosoft Access) ) یکی از اجزای مایکروسافت آفیس است که برای ایجاد پایگاه داده‌های رابطه‌ای مورداستفاده قرار می‌گیرد.این نرم‌افزار قدرتمند از 6 جز تشکیل‌شده است
اجزاء اکسس
- جداول اطلاعاتی Tabels :مجموعه.ای از اطلاعات که در غالب رکوردها و فیلدها که در آن جای گرفته است
- پرس‌وجوها querys :توسط پرس‌وجوها می‌توان اطلاعات را از جداول مختلف استخراج نمود
- فرم‌ها Forms : ابزارهای هستند که می‌توان از آن‌ها برای کنترل ثبت و اصلاح رکوردها جداول و همچنین پیگیری گزارش‌ها و جستجوها انجام داد
- گزارش‌ها Reports : با استفاده از گزارش‌ها می‌توان اطلاعات در چهارچوب نظام‌مند و دلخواه نمایش و یا چاپ نمود.
- ماکروها Macros :مجموعه‌ای از توابع گوناگون جهت انجام عملیات مختلف
- ماژول‌ها Moduls:هر ماژول می‌تواند برنامه یا کدهای جهت اجرای عملیات‌ها و محاسبات پیچیده مختلف در اجزای نرم‌افزار دانست.
نرم‌افزار اکسس تمامی ویژگی یک پایگاه داده را دارد و علاوه بر آن در آن نرم‌افزار ویژوال‌بیسیک می‌تواند هرآن چه که در محیط نرمال نمی‌توان انجام داد را با استفاده از کدنویسی VBA انجام داد.
کاربرد اکسس در سیستم های مدیریت
با استفاده از اکسس می‌توان فرآیندهای سازمان را در قالب پایگاه داده‌ها طراحی نمود تا بتواند نیازهای سیستم مدیریتی را برطرف نمایند همچنین با توجه به دادهای موجود در پایگاه داده‌ها ، داشبورد مدیریتی در اکسس به مدیریت ارشد کمک فراوانی می‌نماید برخی از کاربردهای اکسس در سیستم های مدیریت در زیر آمده است :
انبارداری و کنترل موجودی
با استفاده از اکسس می‌توان یک برنامه ساده انبارداری نوشت که در آن فرآیندهای کنترل موجودی مانند ثبت حواله‌های ورود وخروج-کنترل فیزیکی موجودی –انجام فعالیت‌های انبارگردانی و همچنین ایجاد گزارش‌ها ریالی کالاها –گزارش‌ها مربوط به نرخ مصرف و همچنین کنترل نقطه سفارش و موجودی درراه پرداخت.
فرآیندهای نگهداری تعمیرات
فرآیند نت را می‌توان در قالب نرم‌افزار اکسس گنجاند.با استفاده از اکسس می‌توان بانک اطلاعاتی از تجهیزات و ابزارها و دستگاه به همراه کلیه مشخصات ظاهری و فنی سازمان را ایجاد کرد.همچنین شما می‌توانید تمام درخواست‌های تعمیراتی –سوابق تعمیرات پیشگیرانه –کالیبراسیون و همچنین گزارشگری از شاخص‌های مختلف کارایی دستگاه را انجام دهید.
منابع انسانی
در این نرم‌افزار می‌توان تمامی مشخصات کارکنان را در قالب جداول مختلف ذخیره نمود و از آن گزارش‌ها مختلفی ازجمله پرونده کارکنانی –پرونده آموزشی و گزارش‌ها عملکردی و همچنین می‌توان از آن برای گزارش‌ها حضوروغیاب استفاده نمود . همچنین می‌توان با این نرم‌افزار یک سیستم ارزیابی عملکرد برای کارکنان طراحی نمود.
فروش و بازاریابی
با استفاده از اکسس می‌توان یک بانک اطلاعاتی از فروش –خرید-و همچنین گزارش‌گیری از این اطلاعات جهت مدیریت این فرآیند استفاده نمود.
فرآیندهای امور مشتریان
شما می‌توانید با این نرم‌افزار یک پایگاه داده از کلیه مشخصات مشتریان ازجمله نام-آدرس ـشماره‌های تماس…ایجاد نمود.همچنین می‌توان از این اطلاعات برای سنجش میزان رضایتمندی مشتریان و نیز ثبت و پیگیری شکایات در فرآیند CRM استفاده نمود.
فرایند مالی
با نرم‌افزار اکسس می‌توان یک برنامه حسابداری برای کسب‌وکار کوچک نوشت که از آن انواع گزارش‌ها مالی می‌توان استخراج نمود
در مقایسه با نرم‌افزار اکسل باید گفت که نرم‌افزار اکسل یک نرم‌افزار محاسباتی است که می‌توان به‌آسانی اطلاعات را به انواع مختلف تجزیه‌وتحلیل و محاسبه نمود اما این ویژگی در اکسس یک مقدار پیچیده‌تر می‌باشد.نرم‌افزار اکسل برای تجزیه تحلیل اطلاعات کم و مختصر خوب است اما برای اطلاعات در مقیاس حجیم و پیچیده اکسس بسیار تواناتر است.
در انتها می‌توان گفت که این نرم‌افزار کاربردهای بسیاری دارد که بستگی به نوع کاربرد و نیاز می‌توان از آن استفاده نمود و به كسانی كه با اكسس آشنايي زيادي ندارند پيشنهاد می‌کنیم یک‌بار از این نرم‌افزار استفاده كرده تا با ویژگی‌های آن آشنا بشوند.
با به‌کارگیری اکسس در سیستم مدیریت سازمان، مدیران به آسانی می‌توانند عملکرد هر فرآیند را با داشبورد عملکرد فرآیند سیستم مدیریت پایش نمایند.
مطلب کاربرد Access در سیستم های مدیریت توسط مهندس ساسون یغسانیان تهیه‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام ساسون یغسانیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.