داشبورد عملکرد فرآیند سیستم مدیریت

داشبورد عملکرد فرآیند سیستم مدیریت به مدیران سازمان کمک می‌نماید تا بتوانند تصمیمات مناسبی را در جهت بهبود سیستم مدیریتی سازمان خود اتخاد نمایند
داشبورد عملکرد فرآیندهای سیستم مدیریتی به‌صورت انلاین وضعیت عملکرد تمامی فرآیندهای سیستم مدیریتی را نشان داده و بهبودها بر اساس نتایج عملکرد فرآیندها و واقعیت‌های سازمان اجراء می‌نماید.

استقرار اثربخش سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 در سازمان‌ها به مدیران ارشد کمک می‌نماید تا بتوانند از آخرین وضعیت عملکرد هر فرآیند مطلع شوند.

بنا به دلایل مختلف دراکثر سازمان‌های ایرانی، استقرار سیستم‌های مدیریتی بروکراسی را ایجاد نموده و مدیران سازمان نمی‌توانند از مزایای ایزو 9001 بهره مند شوند.

مزایای داشبورد عملکرد فرآیند سیستم مدیریت

• تصمیم گیری واقع بینانه و به موقع جهت بهبود عملکرد فرآیندها
• چابکی سازمان در جهت بهبود مستمر

چگونه داشبورد عملکرد فرآیند سیستم مدیریتی را طرحریزی کنیم؟

طرحریزی و اجرای داشبورد فرآیندهای سیستم مدیریت به صورت دستی یا با نرم افزارهای کاربردی ( نظیر اکسس در سیستم مدیریت و …) یا تلفیقی امکان‌پذیر می‌باشد. در ادامه قدم‌های اساسی جهت استقرار داشبورد عملکرد فرآیندها بر اساس چرخه دمینگ PDCA ارائه‌شده است

1- مرحله Plan چرخه دمینگ

جهت طرحریزی داشبورد عملکرد فرآیند می‌توان از شناسنامه فرآیند یا روشSIPOC را استفاده نمود.

شناسایی فرآیندهای سازمان

شناسایی فرآیندهای سازمان متناسب با سازمان بر اساس تجارب موفق صورتمی‌گیرد.

تعیین شاخص‌ها و معیارهای فرآیندهای سیستم مدیریتی

شاخص‌های برداشتی یا عملکردی برای هر یک از فرایندها مشخص‌شده و حداقل معیار پذیریش هریک از این شاخص‌ها تعیین می‌شود.
نمونه شاخص‌های فرآیند مدرسه

تعیین دوره‌های زمانی و مسئول اندازه‌گیری

همچنین در مرحله طرحریزی می‌توان ریسک‌های مثبت و منفی هر یک از فرآیندها را شناسایی نمود.

2- مرحله DO در چرخه دمینگ

اجرای فرآیندها

اطلاعات طرحریزی شده برای فرآیندهای سازمان در نرم‌افزار یا راهکار مربوطه ثبت‌شده و سپس هر یک از فرآیندها مطابق فرم‌ها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌های تعیین‌شده اجراءمی‌شود

جمع آوری اطلاعات و داده ها

اطلاعات لازم از طریق فرم‌ها و گزارش‌ها جمع‌بندی شده و در نرم‌افزار در نظر گرفته‌شده ثبت و درج می‌شود. و وضعیت عملکرد فرآیندها از طریقشاخص‌های عملکرد فرآیند به‌صورت گرافیگی با نمودارهای مختلفی نمایش داده می‌شود.
به‌منظور جلوگیری از اتلاف در فرآیندها، برخی از این شاخص‌ها بایدبه‌صورت انلاین باید وارد سیستم شده و حد پایین و حد بالا در نمودار مشخص شده و بلافاصله اقدامات بعدی مطابق مرحله Check و Action صورت می‌گیرد.

3-مرحله Check – چرخه دمینگ

داشبورد عملکرد فرآیند سیستم مدیریت، از طریق نمودارهای آماری، وضعیت عملکرد سیستم مدیریتی را به تصویر می‌کشد و مدیران ارشد از طریق این داشبورد می‌توانند تحلیل لازم را انجام دهند.

4- مرحله Action چرخه دمینگ

درصورتی‌که نتایج عملکرد فرآیند برای هر شاخص از فرآیند در معیار پذیرش تعیین‌شده نباشد، اقدامات اصلاحی لازم جهت بهبود عملکرد فرآیند صورت می‌گیرد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.