بازنگری مدیریت

بازنگری مدیریت بررسی کفایت و مناسب‌بودن سیستم مدیریتی و تخصیص منابع و تصمیم گیری جهت بهبود سیستم مدیریتی و محصولات و خدمات است.
این بازنگری به مدیریت ارشد کمک می‌نماید تا با درک اطلاعات ارائه شده از بخش‌ها و فرآیندهای مختلف و بازخوردهای دریافتی ،ارزش افزوده را در سازمان ایجاد نماید.مدیریت باید مستمر نسبت به بازخوردهای دریافتی از سیستم مدیریتی ، تصمیماتی را جهت بهبود سیستم اتخاذ نماید که این همان بازنگری در خصوص مسائل و بازخوردهای دریافتی سیستم مدیریتی است.

اما شواهد من از اجرای بازنگری مدیریت در سازمان‌های کوچک و بزرگ نشان می‌دهد:

• سازمان‌های ایرانی بازنگری را تنها جلساتی می‌دانند که که تمام ورودی‌های سیستم مدیریت(اطلاعات مورد نیاز سیستم مدیریتی) مورد نظر در دوره‌های شش‌ماهه یا یکساله برگزار می‌شود.
• در واقع اجرای بازنگری ،شش‌ماهه یا یکساله در سازمان‌های ایرانی به نوعی مستندسازی اقدامات بهبود و تصمیمات اتخاذ شده در شش ماه یا یکسال قبل در قالب یک سند صورتجلسه است .
• بسیاری از سازمان‌های بزرگ ، کمیته‌های را جهت بهبود محصولات و خدمات خود به طور مستمر ومنظم برگزار می‌نمایند که بسیاری از تصمیمات جهت بهبود محصول و خدمات در این کمیته با حضور مدیران ارشد اتخاذ می‌شود اما ردپای این تصمیمات در جلسات بازنگری مدیریت مشخص نشده یا این تصمیمات به عنوان بخشی از این بازنگری در نظر گرفته نمی‌شود. نظیر کمیته بهبود(در دوره ماهیانه)

آیا شش ماه یا یکسال زمان زیادی برای این بازنگری نیست ؟
آیا این دیدگاه به نحوه اجرای این بازنگری، می‌تواند برای استقرار سیستم مدیریتی ارزش افزوده ایجاد نماید؟

نمونه بازنگری مدیریت ایزو 9001 را مشاهده کنید

تدوین این بازنگری نیاز به فرمتی مشخص ندارد بلکه باید ورودی‌های این بازنگری در قالب گزارش جمع‌آوری شده و سپس تصمیمات لازم در قالب صورتجلسه ثبت و نگهداری شود.

نحوه اجرای بازنگری مدیریت

1-تمام  ورودی‌ها در یک جلسه

الف-در سازمان‌های بزرگ

هر یک از اطلاعات دریافتی مورد نیاز برای ورودی‌های این بازنگری به‌صورت پاورپوینت آماده شده، سپس در جلسه‌ای با حضور مدیران ارشد بررسی شده و تصمیمات لازم در قالب صورتجلسه اتخاذ می‌شود.

ب- در سازمان های کوچک و متوسط

هر یک از اطلاعات دریافتی برای ورودیهای بازنگری مدیریت در قالب گزارش دریافت شده و در جلسه‌ای با حضور مدیران ارشد بررسی شده وتصمیمات لازم در قالب صورتجلسه اتخاذ می‌شود.

2- هر یک از ورودی‌ها در جلسه‌ای مجزاء

در این روش هر یک از موضوعات ورودی این بازنگری ، در جلساتی مجزا در کارگروه‌های مرتبط بررسی شده و تصمیمات لازم جهت بهبود سیستم مدیریتی و محصولات و خدمات اتخاذ می‌شود. به عنوان مثال:

• ورودی رضایت مشتری

نمودارهای نظرسنجی از مشتری و شکایت مشتری در کارگروه مدیریت ارتباط با مشتری CRM ، هر ما توسط مدیران ارشد بررسی و تحلیل شده و تصمیمات لازم جهت بهبود اتخلذ می شود

• عملکرد تامین‌کننده برون سازمانی

گزارشات از امتیازات تامین کنندگان برون سازمانی و وضعیت برگشت به تامین‌کننده در قالب گزارش در کارگروه زنجیره تامین‌کننده هر ماه و فصلی تحلیل شده و تصمیمات لازم اتخاذ می‌گردد.

• به‌منظور برنامه ریزی دقیق جهت بازنگری هر از ورودی‌های اشاره شده در الزامات استاندارد، بهتر است برنامه بازنگری مدیریت تدوین شود.
• نام گزارشات ، مسئول بررسی،دوره بررسی برای هر یک از ورودی ها مشخص شده و سپس تصمیمات اتخاذ شده در صورتجلسه ثبت و نگهداری می‌شود.
• با این رویکرد برای هریک از ورودی های ورودی‌های بازنگری، دوره زمانی مشخصی تعیین‌شده و هر یک از ورودی‌ها در زمان خود بررسی و تصمیمات لازم اتخاذ می‌شود.

این مطلب توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است .

انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است