سیستم مدیریت دانش

سیستم مدیریت دانش به سازمان‌ها کمک می‌نماید تا مخازن اطلاعاتی خود را به‌روز نگهداشتِه و در کمترین زمان در دسترس کارکنان سازمان قرار دهید با این اطلاعات شما می‌توانید تصمیم‌گیری مناسب را جهت بهبود و توسعه کسب وکار خود را انجام دهید .

در استانداردهای مدیریتی از جمله استاندارد ISO 9001:2015 ، دانش سازمانی به عنوان بندی مجزا مدنظر قرارگرفته است سازمان‌ها بزرگ به‌منظور توسعه دانش سازمانی نیاز به سیستم مدیریت دانش خواهند داشت .

موضوعات مهم کلیدی که حداقل باید در انتخاب سیستم مدیریت دانش با توجه به استانداردهای مدیریتی  به آن‌ها توجه نمود در این مطلب به‌صورت خلاصه آمده است که سازمان‌ها باید به آن توجه نمایند.

شما ممکن است علائمی از روان نبودن دانش درون سازمان را پیدا کنید کارکنان درون سازمان  مستندات موردنیاز را نمی‌توانند پیدا کنند ،و موضوعات تحقیقاتی که در حال حاضر می‌دانیم و تصمیم‌گیری بدون اطلاعات کامل غیرممکن است .نرم‌افزارهای مدیریت دانش به‌احتمال‌زیاد می‌تواند این مشکلات را حل کند

شما به‌احتمال‌زیاد، این موضوعات شایع را تجربه کرده‌اید:اعضای کارکنان در حال نوشتن مستنداتی هستند بدون اینکه متوجه باشند اسناد مشابه ای درون سازمان وجود دارد آن‌ها وقت خود را صرف تحقیق در موضوعاتی می‌کنند که قبلاً شخص دیگری در سازمان شما این کار را کرده است..

متن، تصاویر، و یا مطالب دیگر به محلی که در دسترس عموم باشد منتقل نمی‌شود و این‌یک احساس آزاردهنده برای اشخاصی است که متوجه می‌شوند این دانش قبلاً ایجادشده است .

این علائم نشان می‌دهد که دانش درون سازمان انتقال نمی‌یابد ، حال درمان چیست ؟ برخی به شما می‌گویند که به ” سیستم مدیریت دانش” نیاز دارید

نیاز به اشتراک‌گذاری دانش ، مسئله رایجی است که علل مختلفی دارد به‌این‌ترتیب هیچ راه‌حل ساده‌ای برای حل آن در تمام سازمان‌ها وجود ندارد.

اصطلاح ” سیستم مدیریت دانش ” گسترده است به معنی پوشش همه  فرآیندها برای راهکار جستجو، و داشبوردهای گزارش دهی است.

مدیریت دانش در درجه اول مشکل فنّاوری نیست، راهکارهای فرآیند،گردش کار جدید و تغییرات ارتباطات می‌تواند به همان اندازه کمک نماید بنابراین فقط داشتن ابزار سیستم مدیریت دانش نمی‌تواند مشکل را حل نماید.

اما سیستم  می‌تواند در مسائل مدیریت دانش که سازمان با آن مواجه است بسیار مفید باشد این اهمیت دارد که اهداف خود را شروع کنید با اهدافی که شما در ذهن دارید می‌توانید انواع راهکارهای ممکن را بررسی نمایید

در این مطلب شما با موضوعاتی آشنا می‌شوید که به سازمان شما کمک می‌نماید تا بتوانید سیستمی را انتخاب نمایید که به اهداف شما پاسخ‌گو باشد.

هدف : تشویق کارکنان به استفاده از دانش کارکنان دیگر

کمک به کارکنان در خصوص موضوعات کارشناسی داخلی می‌تواند  یک محل عالی برای شروع یک تلاش عالی در مدیریت دانش باشد.برای بسیاری از مردم ، تماس گرفتن با شخصی از جستجوی پاسخ در سیستم طبیعی‌تر است. معمولاً پاسخ شخصی که سؤال و جواب می‌دهد به منابع اطلاعاتی موجود در سازمان متصل نمی‌باشد.

چه نوع راهکارهای سیستمی ممکن است در ارتباط کارکنان و دیگران با توانایی مناسب می‌تواند مفید باشد ؟

لیست ایمیل گروه‌های علاقه‌مند

ایمیل یک ابزار قدرتمند و مقرون‌به‌صرفه می‌باشد، راه‌اندازی لیست ایمیل گروه‌های خاص ، با استفاده از نرم‌افزار ایمیل نظیر outlook و یا ابزارهای لیست خارجی نظیر گروه‌های گوگل یا لیست ایمیل‌های سرور ، امکان را می‌دهد که علاقه‌مندان اطلاعات مرتبط با موضوعات خاص را به اشتراک گذاشته یا به سؤالات مطرح‌شده پاسخ دهند.

بلاک یا ویکی ( Blog and Wiki )
یک ویکی یا بلاک برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و منابع با سایر کارکنان در یک ناحیه خاص کاربرد دارد وبلاگ یا CMS ابزاری آسان و رایگان برای بلاک هستند

همچنین MediaWiki ، JotSpot و Wikispaces ابزارهای ویکی هستند.

ابزارهای گروه‌های مجازی همکاری –Virtual group collaboration tools

ابزارهای  همکاری می‌تواند کمک به گرد هم آوری افرادی که ازنظر جغرافیای از هم دور هستند شود .تیم یا گروه‌های ذی‌نفع کار می‌توانند جلسات را از طریق یک اجلاس تلفنی ، چت آنلاین ، یا ابزارهای جلسات آنلاین ( نظیر Webex ، anymeeting، Ready Talk )یا آن‌ها می‌توانند با استفاده از ویکی‌ها با یکدیگر کار کنند ( همانند بند 2 ) ، ابزارهای مدیریت مشارکتی ( نظیر Zimbra یا phpGroupware ) یا پردازنده کلمه آنلاین ( مانند Writley)

مخازن تخصصی – Expertise repositories
شما همچنین می‌توانید به‌راحتی تخصص‌ها را ردیابی کنید و به کارکنان اجازه دهید تا از طریق آن جستجو نمایند.به‌عنوان‌مثال اعضای کارمندان در یک نظرسنجی با موضوعات حوزه‌های تخصصی خود شرکت نمایند، سپس اطلاعات آنلاین را در پایگاه داده‌ها در اختیار سایرین قرار می‌گیرد.( نظیر zoomerang ، SurveyMonkey  )

هدف : حصول اطمینان از اینکه هرکسی بتواند مدارک و دیگر منابع مفید رو پیدا کند.این‌یکی از دلایل شایع است جهت بررسی” سیستم‌های مدیریت دانش ” می‌باشد.کارکنان ممکنه نتوانند مدارک یا منابع مرود نیاز را پیدا کنند یا بدتر از آن ، آن‌ها از وجود چیزی مطلع نباشند و اقدام به ایجاد یا اختراع آن چیز کنند.

چه نوع سیستم مدیریت دانش ممکن است برای سازمان مفید باشد تا منابع موجود خود را بتونه راحت پیدا کند ؟

جستجوی یکپارچه – Enterprise search

اگر شما مانند سایر سازمان‌ها باشید شما باید اطلاعات مفید و منابع اطلاعات پراکنده در میان فایل‌ها سرورهای مختلف نظیر اینترانت ، وب‌سایت سازمان  را جستجو کنید  تعدادی از فروشندگان ( نظیر گوگل و میکروسافت) راهکارهای جستجو  را پیشنهاد داده و اجازه می‌دهد کلمات در بسیاری از منابع و فرمت‌ها جستجو شود.

راهکارهای برچسب‌گذاری – Tagging solutions

برچسب‌گذاری می‌تواند یک‌راه مقرون‌به‌صرفه جهت دستیابی به مدارک موردنیاز شما باشد اجازه بدید کارکنان برای هر یک از مدارک خود کلمات کلیدی رو برچسب‌گذاری کنند.

مثلاً برای یک مطلب با موضوع “تجارب برگزاری نمایشگاه خارجی”می‌توان از برچسب‌های ” برگزاری نمایشگاه” نمایشگاه خارجی ” استفاده نمود.

اینترانت و فضاهای اشتراک‌گذاری مستندات : Intranets and shared document spaces

نواحی برای هر یک از تیم‌های کاری در نظر گرفته‌شده تا کارکنان بتوانند منابع اطلاعاتی را آپلود یا استفاده دیگر کنند. این نواحی ممکن است از اینترانت سازمان ( پرتال سازمانی ساخته‌شده با ابزارهای دروپال یا شیر پوینت ) یا اشتراک‌گذاری مدارک با ابزار همکاری گروهی ( نظیر گروه‌های گوگل یا Weboffice)

سیستم‌های مدیریت محتوا : Content management systems

اگر شما روش‌های خود در مورد برچسب‌گذاری،آپلود نمودن مدارک فرموله نمایید شما وارد قلمرو سیستم مدیریت محتوی csm  شده‌اید.

سیستم مدیریت محتوی (CMS) برای نمایش متن و مدارک در وب‌سایت استفاده می‌شود این برنامه‌های کاربردی یک‌راه برای به‌روزرسانی متن و ابزار قدرتمندی برای سازمان‌دهی و مرور از طریق اسناد و مدارک قابل‌اجرا است نظیر دروپال ، Plon و …

هدف : کارکنان در جهت کمک به سؤالات رایج کمک کنند

در بسیاری از سازمان‌ها ، جستجو برای اطلاعات از قانون 80/20 پیروی می‌نماید یعنی  80 درصد مردم تنها 20% اطلاعات موجود را بررسی می‌نمایند. درخواست اطلاعات می‌تواند تأثیر بزرگی در بهره‌وری داشته باشد از کارکنان بپرسید چه اطلاعاتی برای سؤالات آن‌ها غالباً موردنیاز است این سؤالات از طریق طرح سؤالات اصلی پرسیده می‌شود.

چه نوع راهکارهایی ممکن است برای یافتن اطلاعات عمومی درخواست شده می‌تواند مفید باشد؟

ایجاد و توزیع سؤالات متداول  FAQ

واضح‌ترین و اثربخش‌ترین  راه ممکن جهت دستیابی به اهداف اشاره‌شده در بالا ، جز به‌جز نوشتن سؤالات رایج و مستند نمودن جواب آن‌ها و سپس توزیع آن بین کارکنان می‌باشد.

شبکه‌های داخلی – اینترانت Intranets

برای بسیاری از سازمان‌ها ، سؤالات متداول بسیار زیاد می‌باشد و جمع‌آوری آن و مدیریت در یک مستند بسیار کار دشواری است در چنین حالتی بهتر است سؤالات متداول  و پاسخ‌ها در یک وب‌سایت برای کارکنان قابل‌مشاهده باشد توسط گروهی از کارکنان سازمان‌دهی شود.

دانش‌پایه – Knowledge base

یک سیستم که  مشخصات زیر را داشته باشد اغلب ” دانش‌پایه ” نامیده می‌شود :

پاسخ‌های سؤالات رایج با دقت سازمان‌دهی نموده؛
قابلیت جستجو باشد؛
و اجازه دهد ارجاع داده شود.
این سیستم کاربردی می‌تواند برای کارکنان مفید باشد تعیین شخص پاسخ گوی سؤالات اهمیت دارد.

سیستم‌های متخصص : Expert System

اصطلاح ” سیستم متخصص ” یک دانش‌پایه شامل منطق کمک به تشخیص مسائل می‌باشد به‌عنوان‌مثال ممکن است کاربر یک سری سؤالات تعیین کند و با پاسخ به سؤالات آن ، وی را به پزشک ارجاع نمود  یا درمان را برای وی مشخص نمود

این سیستم اغلب برای کمک به سؤالات پیچیده است این روش در مراکز تماس call center مورداستفاده قرار می‌گیرد .

هدف : حصول اطمینان از اینکه کارکنان ارشد با اطلاعات صحیح می‌توانند تصمیم‌گیری نمایند.

یک استراتژی خوب مدیریت دانش، به کارکنان اجازه می‌دهد که برای پیدا کردن دانشی که وجود دارد تلاش نمایند.افراد با دانشی که ایجادشده به‌راحتی می‌توانند تصمیم‌گیری نمایند.

اطلاعات بهترین حامی در تصمیم‌گیری می‌باشد.

چه نوع راهکارهایی می‌تواند در سرعت انتقال اطلاعات کلیدی مفید باشد؟

تلفیق وضعیت ایمیل‌ها یا مدارک :

در سطح پایه تلفیق ایمیل‌ها یا مدارک می‌تواند مفید باشد به کارکنان کلیدی در تهیه گزارش شامل اندازه‌ها و اطلاعات در دوره‌های زمانی هفتگی ، ماهانه ، سه‌ماهه مفید می‌باشد.این اطلاعات می‌تواند در دوره‌های  زمانی هفتگی ، ماهانه ، سه‌ماهه ارائه شود.

سیستم‌های گزارش دهی :

بررسی گزارشات شما را قادر می‌سازد تا از خارج شدن فرآیندها و سیستم‌ها مطلع شوید.آن‌ها اطلاعاتی به ما در خصوص تصمیم‌گیری می‌دهد.و به ما کمک می‌نماید تا بهینه‌سازی سیستم‌ها و فرآیندها صورت گیرد.

داشبورد آنلاین

یک برگه خلاصه از گزارش‌ها بالا به‌صورت آنلاین یک نمای کلی از نمودارها، جداول و شاخص‌ها را در یک داشبورد نمایش می‌دهد مدیران می‌توانند با مشاهده این گزارشات اقدام پیشگیرانه نموده و نسبت به حل مسائل اقدام نمایند. به‌کارگیری SharePoint در این حوزه می‌تواند بسیار مفید باشد.

پیدا کردن بهترین سیستم مدیریت دانش

شما بهتر است دانش سازمانی موجود سازمان خود را بشناسید و سپس یک RFP سیستم مدیریت دانش برای سازمان خود آماده نمایید، تدوین اهداف عملیاتی سیستم مدیریت دانش به تدوین این RFP کمک زیادی می‌نماید.

این مطلب نیازمندی‌های موردنیازی سیستم مدیریت دانش را موردبررسی قرار می‌دهد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است

انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد