وظایف مسئول دبیرخانه

شرح وظایف مسئول دبیرخانه ، مسئولیت تنظیم نامه‌های اداری، ثبت و بایگانی آن‌ها و ارسال نامه‌ها به واحدها/ سازمان‌های مربوطه و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری را برعهده دارد.

وظایف مسئول دبیرخانه

در ادامه شرح وظایف مسئول دبیرخانه توسط پیام خرازیان ارائه‌شده است.

شرایط احراز شغل مسئول دبیرخانه

• تحصیلات : حداقل کارشناس در رشته‌های علوم انسانی
• سابقه کار: حداقل 2 سال

آموزش‌های موردنیاز

• دبیرخانه با اتوماسیون اداری
• آموزش ICDL

مهارت‌های موردنیاز

• پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آن‌ها.
• جمع‌آوری، طبقه‌بندی و گزارش‌گیری اطلاعات.
• نگارش، تایپ، ثبت و ارسال نامه‌های اداری.
• بایگانی نامه‌های اداری.
• حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دبیرخانه.
• بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری.

شرح وظایف مسئول دبیرخانه

مهم‌ترین مسئولیت‌های مسئول دبیرخانه در زیر لیست شده است

• تلاش در جهت تحقق خط‌مشی، اهداف و برنامه‌‌های دستیابی به آن.
• پیشنهاد راهکارهای بهبود به مسئول مافوق.
• تایپ نامه‌های اداری.
• ثبت اطلاعات اسناد و نامه‌ها و اختصاص تاریخ و شماره به نامه‌ها.
• ارجاع نامه به مسئول مربوط از طریق سیستم اتوماسیون اداری.
• بایگانی صحیح اسناد موجود در دبیرخانه سازمان.
• انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده‌ها در مقابل آفات، رطوبت،‌ حرارت،‌ نور، آتش سوزی و غیره.
• کنترل ایمیل‌ سازمان و ارسال ایمیل‌های دریافت شده به کارتابل یا ایمیل مدیران واحدها و پرسنل مربوطه در داخل سازمان.
• رعایت مسائل ایمنی، بهداشت شغلی و محیط زیست در اجرای وظایف.
• پشتیبانی رفع اشکالات کاربران اتوماسیون اداری.
• اسکن امضاهای کاربران اتوماسیون و امضای الکترونیک.
• نظارت بر تعداد کاربران فعال و غیر فعال در اتوماسیون.
• ثبت کلیه نامه‌های ورودی و خروجی در دفتر اندیکاتور.
• طبقه‌بندی اسناد و پرونده‌ها.
• ارتباط با سایر واحدها در خصوص نامه‌های سیستم اتوماسیون اداری.
• ارایه گزارشات نامه‌های وارده و صادر و فعالیت‌های دبیرخانه به مسئول مافوق.
• تنظیم درخواست خرید جهت ملزومات موردنیاز شرکت.
• انجام سایر امور محوله از طرف مسئول مافوق.
• و …

شرح وظایف مسئول دبیرخانه توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار این مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.