وظایف کمیته تعالی سازمانی
کمیته های تعالی سازمانی در استقرار نظام خودارزیابی و ترویج فرهنگ تعالی سازمانی نقش اساسی ایفا مینمایند.
در این مطلب وظایف کمیته های تعالی سازمانی و نحوه تعیین این کارگروهها با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان به طور خلاصه تشریح شده است.
کمیته های تعالی سازمانی
- شرکتهایی که تمایل دارند نظام خودارزیابی تعالی سازمانی را استقرار نمایند کارگروههای مختلفی را تشکیل میدهند که ساختار این کمیتهها متناسب با فرآیندها یا واحدهای هر شرکت تعیین میشود.
- شرکتها در مسیر تعالی مدیر تعالی را تعیین مینمایند در شرکتهای بزرگ شخصی را برای طرحریزی و اجرای این ماموریت تعیین نموده و در سایر شرکتها یکی از مدیران جدا از سایر مسئولیتها این وظیفه را برعهده میگیرند.
ساختار کمیته های تعالی سازمانی
برای استقرار نظام خودارزیابی تعالی در شرکت حداقل باید چندین کمیته تعالی مشخص گردد و برای هر یک از کمیتههای تعالی شرکت میتواند ازیک رییس و یک دبیر و اعضای کمیته مشخص میگردد.
برای تعیین ساختار کمیتههای سرآمدی به موضوعات زیر باید توجه گردد:
- اندازه سازمان شامل تعداد نفرات، تعداد سایتها، محصولات و خدمات؛
- وضعیت بلوغ سیستمهای مدیریتی یا فرآیندهای شرکت؛
- چارت سازمانی یا فرآیندهای شرکت؛
- معیارها و زیر معیارهای مدل تعالی سازمانی مورد بررسی؛
- حمایت رهبران از استقرار نظام خودارزیابی.
حداقل شرایط احراز اعضای کمیته های تعالی
- آشنایی اعضای کمیته با مدل تعالی سازمانی مورد بررسی توسط شرکت؛
- آشنایی اعضای کمیته با روش خودارزیابی انتخاب شده؛
- آشنایی با نحوه نگارش اظهارنامه تعالی سازمانی؛
- آشنایی با فعالیتهای گذشته شرکت، در صورتی که اعضای کمیته از سوابق اقدامات بهبود و فعالیتهای 4 سال گذشته شرکت بیشتر آشنا باشند در گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای خودارزیابی کمک اساسی خواهند نمود.
- فرصت کافی برای حضور در جلسات و گردآوری اطلاعات مورد نیاز.
وظایف کمیته های تعالی
برخی از وظایفی که میتواند هر یک از نقشهای مشخص شده در کمیتههای تعالی داشته باشند در ادامه آمده است.
1-وظایف رییس کمیته تعالی سازمانی
- برنامهریزی برای برگزاری جلسات کمیته تعالی تا دستیابی به نتایج.
- هماهنگی با دبیر و سایر اعضای کمیته تعالی برای استقرار نظام خودارزیابی بر اساس اهداف کمیته.
- نظارت بر اجرای فعالیتهای اعضای کمیته در جلسه و خارج از آن.
- گزارش به مدیرتعالی در خصوص عملکرد کمیته تعالی و ارایه اطلاعات مرتبط با خودارزیابی تعالی.
2-وظایف دبیر کمیته تعالی سازمانی
- دعوت از اعضا برای برگزاری جلسه.
- مستندسازی صورت جلسات وارایه به رییس جلسه.
- توزیع صورتجلسات کمیته بین اعضا.
- گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای برگزاری جلسات قبل از جلسات.
3-وظایف اعضای کمیته تعالی سازمانی
- حضور به موقع در جلسات کمیته.
- تهیه یا گردآوری اطلاعات مورد نیاز با توجه به تصمیمات کمیته.
- مشارکت در فرآیند خودارزیابی یا تدوین اظهارنامه.
نمونه ساختار کمیته تعالی
تعداد کمیتهها متناسب با موضوعات مطرح شده در بالا برای هر شرکت میتواند متفاوت باشد با این وجود یک نمونه کمیته های تعالی سازمانی بشرح زیر معرفی شده است:
- کمیته رهبری
- کمیته منابع انسانی
- کمیته مالی
- کمیته بازرگانی
- کمیته دانش و فناوری
- کمیته تولید
- کمیته فرآیندها
- کمیته نگهداری و تعمیرات
پس از مشخص نمودن نام کمیتههای تعالی شرکت برای تعیین ارتباط معیارهای تعالی با هر یک از کمیتهها برای شفاف شدن وظایف میتواند ماتریس ارتباط معیارهای تعالی با کمیته ها را مشخص نماید.
جهت تهیه فرمت ماتریس تعالی میتوانید این فایل را از طریق لینک ماتریس تعالی سازمانی خریداری نمایید.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار اطلاعات با نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.