سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد

سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد در افزایش سرعت دسترسی به اسناد ،صرفه چویی مصرف کاغذ ، دسته بندی و جستجوی آسان اسناد و حفاظت از اطلاعات اسناد نقش مهمی ایفا می نماید.

سازمان های پیشرو با انتخاب سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد مناسب با سازمان خود از مزایای واقعی آن بهره می برند
در این مقاله اهمیت به کارگیری سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد و مزایای آن با توجه به تجارب نویسنده تشریح می شود.

سازمان ها براساس ماموریت و فعالیت هایی که به انجام می رسانند، مدارکی را ایجاد،دریافت و استفاده می نمایند. سازمان ها با به كارگيري این مدارک قادر خواهند بود وظايف تجاری خود را به طور كارا و با قابليت پاسخ گوئی بالا ارائه نمایند تصميم سازي هاي مديریتی را پشتیبانی نموده و عملكرد موثر فعاليت ها در سراسر سازمان تسهیل نموده و منافع سازمان و حقوق كاركنان، مشتريان و ذينفعان فعلی و آتی را محافظت نمایند.

بنابراين سازمان ها جهت ادامه فعاليت ها، تبادل با محيط و تامين قابليت پاسخگويی ناگزير به ايجاد، نگهداشت و استفاده از مدارك معتبر، قابل اطمينان و هم چنين حفظ امنيت آنها در هر مدت زماني كه لازم است، می باشند بدين ترتيب به كارگيري يك سيستم كه كليه فعاليت هاي مربوط به اسناد و مدارك را پوشش داده و بتواند نقطه قابل اتكائی در تامين نيازهای اطلاعاتی بخش هاي مختلف سازمان باشد ضروری به نظر مي رسد. چنين سيستمی، سيستم مديريت اسناد و مدارك نام دارد.

از طرفی سازمان های بزرگ اسناد و مدارک بیشتری دارند. از این رو هر مجموعه و سازمانی روشی را برای بایگانی اسناد و مدارک خود انتخاب می نماید. برخی سازمان ها کماکان سنتی عمل نموده و بسته به میزان مستندات خود مکان و فضایی را برای آرشیو و یا همان بایگانی اسناد و مدارک کاغذی خود اختصاص می دهند و معمولا هم اسناد و مدارک در زونکن هایی که در قفسه ها و کمدها قرار گرفته ونگهداری می شود.

روش های سنتی دارای ریسک بالایی است، چرا که ممکن است در بین اسناد و مدارک مستندات محرمانه ای باشد که مدیر مربوطه سازمان و شرکت نخواهد همه کارکنان به آن دسترسی داشته باشند و یا رقیبان شرکت و سازمان از آن استفاده نمایند. از سوی دیگر نگهداری اسناد به صورت سنتی نه تنها کاغذ زیادی مصرف می شود و محیط زیست را به خطر می اندازد، بلکه فضای زیادی را اشغال می نماید بنابراین در عصر فناوری دیگر روش آرشیو و بایگانی سنتی مقرون به صرفه نیست، چراکه می توان به روش آرشیو الکترونیکی اسناد ، اسناد و مدارک را ذخیره نمود.

از جمله مزایایی که سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد برای سازمان فراهم می نماید می توان به موارد زیر اشاره کرد:

دسترسی سریع وآسان به اسناد

سهولت دسترسي به پرونده های دیجیتالی در هر مکان که میانگین دسترسی در سیستم کامپیوتری 30 ثانیه و در سیستم دستی بسته به میزان بزرگی و نظم آرشیو از 10 دقیقه تا یک روز می باشد . در سیستم آرشیو دیجیتالی به جای جستجوی اسناد در انبوهی از کاغذ با چند کلیک به سند دلخواه خود دست می یابیم.

کنترل سریع و آسان اسناد

کنترل سریع و آسان مديران ارشد بر روي آرشیو اسناد دیجیتالی و استفاده از قلمهای رایانه ای جهت پاراف و حاشیه نویسی در اسناد اسکن شده .

افزایش سرعت دسترسی به اسناد

افزايش سرعت دسترسی به پرونده ها و کاهش زمان پاسخگوئی به ارباب رجوع در راستاي طرح تکريم ارباب رجوع .

صرفه جویی در کاغذ و فضا و حفظ و پاکیزگی محیط زیست

کاهش 60 تا 90 درصدی حجم بايگانی هاي کاغذی و حذف کامل آنها که باعث صرفه جویی در فضا شده و در نتيجه هزينه های نگهداری و همچنين هزينه سرمايه اي فضا را کاهش می دهد و در نتیجه عدم نياز به توسعه فضای بايگانی را در بر خواهد داشت .

عدم نیاز به افزایش کارکنان با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان

عدم نياز به افزايش کارکنان آرشیو/بايگانی بدليل حذف مراجعه حضوری به آرشیو اسناد و حتی کاهش تعداد کارکنان آرشیو و در نتيجه کاهش هزينه هاي پرسنلی .

عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت

عدم گم شدن پرونده ها و دست کاری اسناد و در نتيجه افزايش امنيت اسناد که در حالت دستی طبق آمار 5% از این اسناد بطور کامل گم می شوند در حالی که چنین چیزی در سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد وجود ندارد .

تهیه نسخه پشتیبان اسناد

امکان کپی برداری راحت و آسان از اسناد و تهيه نسخه پشتيبان بدون هيچ هزينه ای.

نقل و انتقال آسان و راحت اسناد

امکان ارسال اسناد به سازمانهای مختلف در صورت لزوم بصورت الکترونيکی در راستای تقويت دولت الکترونيکی .

امکان دسته بندی و جستجو

دسته بندي کامل پرونده ها و در نتيجه امکان جستجوی سريع بر حسب متا دیتای تعریف شده از جمله نام ، نام خانوادگی ، شماره پرونده اسناد و يا هر اطلاعات مورد نظری که هنگام آرشیو کردن اسناد مشخص شده باشد.

مشخص کردن و رفع نواقص پرونده های اسناد

امکان مشخص کردن پرونده های ناقص و نوع نواقص آنها و اقدام سريع جهت رفع نواقص در فرآیند آرشیو الکترونیکی اسناد.

حفاظت اطلاعات اسناد

امکان تعريف سطح دسترسی برای رده های مختلف سازمان و جلوگیری از استفاده های غیر مجاز اشخاص.

عدم بهم ریختگی

حذف عمليات فيزيکی برداشت اطلاعات پرونده و جايگذاری مجدد آن و عدم امکان بهم ريختگی پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 11% اسناد در جای درست خود قرار نمی گیرند.

تنوع گزارشات

امکان استخراج گزارشهای متنوع و مختلف از پرونده ها و فرآیندهای مرتبط همچون مشخص کردن تعداد مراجعات ، اشخاص مراجعه کننده و غیره.

دسترسی مدیران به اسناد

امکان دسترسي سريع و آسان مديران ارشد به اسناد حتي پس از پايان ساعت کاری کارکنان بخش بايگاني در هر ساعت از روز و حتی از هر مکان.

هزینه فوق العاده کمتر در آرشیو و بازیابی اسناد سنتی

بصورت میانگین در آرشیو اسناد به صورت دستی 5 برابر حالت کامپیوتری و هزینه بازیافت اسناد 20 برابر حالت کامپیوتری می باشد.

ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد

ایمنی کامل پرونده ها و اسناد در مقابل کلیه خطرات احتمالی و حوادث طبیعی همچون آتش سوزی و سیل.

این امر مشخص است که برای داشتن یک سازمان پیشرو حتما باید سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد) را به کار گرفت. اکثر سازمان ها در حال حاضر به خدمات مدیریت اسناد دیجیتالی تجهیز شده اند و به نظر می رسد که با گذشت زمان نه چندان طولانی تمام سازمان ها به سازمان هایی بدون کاغذ تبدیل می شوند. در این راستا سیستم ها و نرم افزارهای گوناگونی وجود دارند که هر یک نقاط ضعف و قوتی را دارند و انتخاب هوشمندانه سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد در این حوزه می تواند اثری استراتژیک بر اهداف و سودآوری سازمان داشته باشد.

تیم مدیریت اسناد ما با تکیه بر تجارب موفق گذشته در سازمان های کوچک و بزرگ ، آماده ارائه مشاوره های لازم از مراحل ابتدایی شکل گیری مفهوم مدیریت اسناد تا به کارگیری و اجرای سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد مناسب برای سازمان شما می باشد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام مهندس پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد