SharePoint در سیستم های مدیریتی

استفاده SharePoint در سیستم های مدیریتی می‌تواند مزایای زیادی برای سازمان‌ها داشته باشد ،بیشترین استفاده SharePoint در سیستم های مدیریتی در موضوع Document Management و Knowledge Management می‌باشد .

استانداردهای مدیریتی نظیر ایزو 9001 ، ایزو 14001 و … در میلیون‌ها سازمان در کشورهای جهان استقراریافته است به‌کارگیری SharePoint در سیستم‌های مدیریتی ، افزایش رضایتمندی ذی‌نفعان نقش مهمی را ایفا می‌نماید.
شیرپوینت از محصولات میکروسافت بوده و از فنّاوری NET framework و بانک اطلاعاتی SQL Serveاستفاده می‌نماید
Microsoft Office SharePoint از سال 2007 باهدف کنترل مستندات و سوابق سیستم‌های مدیریتی مورداستفاده قرار می‌گیرد با توجه به تغییرات صورت گرفته در استانداردهای مدیریتی در سال 2015 ، استاندارد ISO 9001:2015 بر اطلاعات مستند شده و دانش سازمانی تأکید نموده است که به‌کارگیری شیر پوینت در سیستم های مدیریتی می‌تواند نقش بسیار مهمی را در استقرار اطلاعات مستند شده و دانش سازمانی ایفا می‌نماید.

ارتباط الزامات استاندارد ISO 9001 با SharePoint

-اطلاعات مستند شده باید قبل از توزیع تصویب شود
استفاده SharePoint در سیستم های مدیریتی ، منجر به ایجاد بلوک‌های کتابخانه مستندات و گردش کار فرآیند جهت تصویب مستندات می‌شود. در برخی از موارد سفارش سازی جهت دستیابی به تصویب مستندات از طریق طراحی گردش کار Workflow صورت می‌گیرد.
-اطلاعات مستند باید بازنگری/به‌روزآوری / مورد تائید مجدد قرار گیرد
شیرپوینت به‌صورت خودکار سیاست‌های مدیریت اطلاعات نظیر آغاز گردش اطلاعات هر مستند در داخل پوشه / فولدر مشخص‌شده را فراهم می‌نماید.
-آخرین ویرایش مستندات برای کاربران در دسترس قرار گیرد
شیرپوینت گزینه‌های مختلفی را برای این موضوع در نظر گرفته است،پیش‌نویس کتابخانه مستند برای مالکان مستند قبل از انتشار مورداستفاده قرار می‌گیرد.
تاریخچه ویرایش‌های مستند در هر بار به‌روزآوری مستند قابل‌مشاهده و دسترس می‌باشد ویرایش اساسی یا ویرایش جزئی در هر بار به‌روزآوری مستند قابل‌تعریف می‌باشد تنها کاربران مجاز به‌تمامی ویرایش‌ها دسترسی خواهند داشت و سایر کاربران را می‌توان به نسخه نهایی دسترسی داد.
شناسایی وضعیت آخرین ویرایش مستند
آخرین وضعیت از مستند به همراه تاریخچه‌ای از تغییرات مستندات در دسترس می‌باشد مقایسه اسناد و تاریخچه اسناد به همراه قابلیت مقایسه مستند با ویرایش‌های قبلی می‌تواند برای کاربر تعریف شود
مثلاً کاربر می‌تواند مشاهده نمایند که چه تغییراتی نسبت به ویرایش‌های قبلی صورت گرفته محل تغییرات و کلمات تغییریافته مشخص می‌باشد.
-شناسایی ، کنترل و نظارت بر مستندات با مشاء برون‌سازمانی
مستندات با منشأ برون‌سازمانی می‌توانند از طریق ایمیل در شیرپوینت دریافت شده و برچسب خورده و با تعریف متا دیتا همانند مستندات داخلی شناسایی ، کنترل شوند.
مستندات با منشأ برون‌سازمانی که به‌صورت کاغذی دریافت شده‌اند می‌توانند اسکن شده و با برچسب به شیر پوینت متصل شوند.
-جلوگیری از استفاده ناخواسته از مستندات منسوخ‌شده
بسیاری از ویژگی‌های شیرپوینت که در بالا گفته شد برای این موضوع قابل کاربرد می‌باشد، تنها کاربران به آخرین ویرایش مستند دسترسی دارند.
سیاست‌های مدیریت اطلاعات در شیرپوینت به آرشیو و نابود کردن اسناد بر اساس قوانین مشخص‌شده کمک می‌نماید.
-حفظ و قابلیت استفاده از مستندات
مستندات خوانا باقی می‌ماند و به‌راحتی قابل‌شناسایی می‌باشد.
دانش سازمانی
این موضوع در استاندارد ISO 9001:2015 مطرح‌شده است و به‌کارگیری شیرپوینت و تهیه پرتال‌های درون واحدی و سازمانی می‌تواند به توسعه دانش سازمانی کمک فراوانی نماید.

مهم‌ترین قابلیت‌های شیرپوینت در سیستم های مدیریتی می‌توان به موضوعات زیر اشاره نمود :

-ویرایش فایل‌های office و یکپارچه‌سازی به‌راحتی با سایر محصولات میکروسافت نظیر ارتباط با Outlook
-قابلیت مقایسه فایل‌ها با ویرایش‌های قبلی
-قابلیت Versioning ، شماره ویرایش Major و شماره ویرایش Minor برای مستندات ایجاد یا به‌روزآوری شده قابل‌تعریف می‌باشد.
-ایجاد گردش کاری workflow ، مثلاً برای فولدرها می‌توان تهیه‌کننده ، تائید کننده و تصویب‌کننده مشخص نمود به‌طوری با اضافه نمودن هر مستندی در داخل آن فولدر گردش کار به‌صورت خودکار برای آن مستند تعریف شود.
-جستجوی پیشرفته باقابلیت جستجو در محتوی فایل
-Notification ، از طریق ارسال پیامک یا ایمیل برای کاربران مشخص‌شده
– قابلیت کنترل سوابق ، از طریق life cycle مدت‌زمان انتقال سوابق به بایگانی‌ها قابل‌تعیین می‌باشد.
-ایجاد wiki ، این موضوع به توسعه دانش سازمانی کمک می‌نماید
-گزارش‌گیری پیشرفته ، امکان گزارش‌گیری ، به‌صورت نموداری متنوع فراهم می‌باشد

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.