ساختار تدوین دستورالعمل کاری

ساختار تدوین دستورالعمل کاری ، باید به‌صورت متن، نمودارهای گردش کار، جداول ، تصویری یا ترکیبی از آن‌ها و یا هر روش دیگری ،متناسب با نیازهای سازمان، مهارت‌ها و شرایط احراز کارکنان تعریف شود.

دستورالعمل کاری فعالیت‌های را تشریح می‌نماید در هر فرایند ممکن است یک یا چند دستورالعمل کاری تعریف شود.

دستورالعمل‌های کاری بایستی برای تشریح نحوه انجام تمامی کارهایی که نبودن دستورالعمل می‌تواند بر انجام آن‌ها تأثیر نامطلوب بگذارد، تهیه شود.

ساختار، فرمت و میزان جزئیات دستورالعمل‌های کاری بایستی متناسب با نیازهای کارکنان سازمان باشد و به پیچیدگی کار، روش‌های مورداستفاده، آموزش‌های ارائه‌شده، مهارت‌ها و شرایط احراز کارکنان بستگی دارد. به‌عنوان‌مثال :

مثال تأثیر نامطلوب بر انجام کار : در یک بیمارستان کادر پرستاری دارای تجربه زیاد است در این بیمارستان تدوین دستورالعمل مراقبت‌های ویژه برای بیماران پس از عمل اجرایی نیاز نیست.

ساختار دستورالعمل‌های کاری می‌تواند با ساختار روش‌های اجرایی  متفاوت باشد

گرچه برای دستورالعمل‌های کاری ساختار یا فرمت خاصی الزام نشده است ولی معمولاً بایستی دامنه کار و اهداف را بیان نماید و بهروش‌های اجرایی مدون مرتبط نیز ارجاع دهند. جدا از این‌که هر فرمت یا ترکیبی انتخاب شود، دستورالعمل کاری بایستی مطابق با ترتیب یا توالی عملیات باشد و الزامات و فعالیت‌های مرتبط را به‌دقت منعکس نماید.

به‌منظور کاهش سردرگمی و عدم اطمینان بهتر است ساختار و فرمت ثابتی برای دستورالعمل کاری در سازمان خود تعیین نمایید با توجه به تجارب تیم ما پیشنهاد می‌شود متناسب با بلوغ سازمان خود این ساختار یا فرمت تعریف شود.

ساختار تدوین دستورالعمل ایزو

در ساختار نگارش دستورالعمل ایزو ، باید موضوعات زیر مدنظر قرار گیرد:

1-استاندارد نمودن ظاهر دستورالعمل

• صفحه روی جلد دستورالعمل

صفحه روی جلد دستورالعمل با ظاهری زیبا و آراسته شامل اطلاعات عنوان سند ،کد سند،شماره ویرایش،تاریخ ایجاد سند، مشخصات بازنگری، تصویب و تجدیدنظر با در نظرگیری تهیه‌کننده، تائید کننده و تصویب‌کننده

• تعیین هدر و فوتر در سایر صفحات

استاندارد نمودن هدر ، شامل :

• • تعیین محل قرارگیری لوگوی سازمان،
  • تعیین محل قرارگیری عنوان سند در هدر تعیین محل قرارگیری کد سند ، ویرایش سند و شماره صفحه

استاندارد نمودن فوتر :

• • تعیین محل قرارگیری شماره صفحه
  • تعیین محل قرارگیری آدرس سایت یا سایر مشخصات شرکت در صورت نیاز

2-شناسه منحصربه‌فرد یا کد دستورالعمل

کد دستورالعمل باید بر اساس ساختار کدینگ مستندات تعیین‌شده و کد سند بر روی صفحه روی جلد و در صورت نیاز بر روی هدر یا فوتر هر صفحه لحاظ شود .
دستورالعمل‌های کاری بایستی دارای عنوان و شماره منحصربه‌فرد باشند.

3-بازنگری، تصویب و تجدیدنظر

شواهد بازنگری، تصویب، وضعیت و تاریخ تجدیدنظر دستورالعمل بایستی مشخص شود. بدین منظور تهیه‌کننده، تائید کننده و تصویب‌کننده هر سند می‌تواند در محل‌های زیر مشخص شود.

• صفحه روی جلد دستورالعمل کاری

در فوتر تمام صفحات

4- اجزای اصلی ساختار نگارش دستورالعمل کاری

هدف یا مقصود :

مقصود از دستورالعمل بایستی بیان شود.

به‌عنوان‌مثال :

هدف دستورالعمل کار با دستگاه : تشریح تنظیمات ، مراحل انجام کار ، تمیزکاری و ایمنی دستگاه

دامنه کاربرد

دامنه کاربرد دستورالعمل بایستی حوزه‌هایی که قرار است پوشش داده شوند را مشخص نماید.

به‌عنوان‌مثال :
جهت تعیین دامنه کاربرد دستورالعمل کار با دستگاه ، ذکر نام دستگاه کفایت می‌کند.

مسئولیت‌ها

مسئولیت انجام فعالیت‌ها ،مشروح در بخش شرح فعالیت‌ها دستورالعمل مربوطه مشخص‌شده است در این قسمت می‌توان مسئولیت‌ها را به‌صورت مختصر ذکر نمود.

به‌عنوان‌مثال در دستورالعمل کار با دستگاه :

• مسئولیت تنظیمات دستگاه قبل از شروع کار دستگاه بر عهده مسئول تولید است
• مسئولیت کار با دستگاه مطابق مراحل تعریف‌شده بر عهده اپراتور تولید است
• مسئولیت تمیزکاری دستگاه در پایان روز کاری بر عهده اپراتور است

شرح فعالیت‌ها

میزان جزئیات مندرج در دستورالعمل کاری معمولاً می‌تواند برحسب پیچیدگی فعالیت‌ها، روش‌های مورداستفاده، سطح مهارت‌ها و آموزش لازم برای افرادی که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند، متفاوت باشد.

دستورالعمل‌های کاری بایستی فعالیت‌های مهم را تشریح نماید از درج جزئیاتی که منجر به کنترل بیشتر بر فعالیت نمی‌گردد اجتناب نمایید
فعالیت‌های انجام کار، قدم‌به‌قدم و با جملات ساده و روان تشریح شود..
در دستورالعمل‌هایی که شرح فعالیت به‌صورت تصویری است بهتر است روش درست انجام دادن کار یا روش اشتباه انجام دادن کار در کنار هم با تصویر نمایش داده شود.
ارائه آموزش می‌تواند منجر به کاهش نیاز به دستورالعمل کاری با جزئیات زیاد بشود، مشروط بر آن‌که اشخاص اطلاعات لازم جهت انجام صحیح کارهای خود را کسب کرده باشند.

• نحوه نگارش بخش شرح فعالیت در دستورالعمل :

1-توصیفی و نوشتاری

به‌صورت نوشتاری ، مطابق ساختار ارائه‌شده در اجزای اصلی دستورالعمل در بالا، شرح فعالیت تشریح می‌شود .

2-تصویری یا شکل

با تصویر یا شکل مراحل انجام کار در دستورالعمل تشریح می‌شود.

کاربرد دستورالعمل تصویری:

• • راهنمای سریع نصب و راه‌اندازی
  • دستورالعمل‌های اپراتوری
  • دستورالعمل‌های سرویس و نگهداری
  • محتوای آموزشی و راهنمای شغلی

3- تلفیق متن نوشتاری و تصاویر

به‌کارگیری با تصاویر به همراه توضیحات می‌تواند روشی موثر در تدوین دستورالعمل های کاری باشد .

فرمت دستورالعمل کاری متناسب با سطح بلوغ سازمان مشخص می‌شود .

پیوست‌ها

پیوست‌های حاوی اطلاعات پشتیبانی‌کننده دستورالعمل از قبیل جداول، نمودارها، نمودارهای جریان و فرم‌ها است که در این بخش لحاظ می‌شود
بدین منظور فهرستی از پیوست‌های مرتبط با دستورالعمل کاری مطابق زیر تدوین می‌شود.

علاوه بر بخش‌های اشاره‌شده در ساختار نگارش دستورالعمل کاری می‌توان بخش زیر را نیز به ساختار تدوین دستورالعمل کاری اضافه نمود:

مستندات مرجع :

مستندات مرجع مورد استفاده جهت تدوین بخش شرح فعالیت‌های دستورالعمل کاری در این قسمت نام‌برده می‌شود نظیر نام و شماره استاندارد

نمونه دستورالعمل مونتاژ دستگاه به صورت تصویری در زیر آمده است

این مطلب توسط پیام خرازیان بر اساس تجارب و استاندارد ایزو 10013 تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام تهیه‌کننده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.