اهمیت مشخصات خرید
تعریف مشخصات خرید منجر به ایجاد زبان مشترک، رابطه پایدار مشتری و تامینکننده میشود تعریف مشخصات نحوه اجرای آن، ریسکها و دلایل اهمیت آن در این مطلب مشخص شده است.
اهمیت مشخصات در خرید
فرض کنید یک شرکت تولید لوازم خانگی هزاران قطعه الکترونیکی از تأمینکنندگان مختلف خریداری میکند. اگر مشخصات (Specifications) دقیق نباشند، محصول با تاخیر به مشتری تحویل خواهد شد.
در شرکتهای خودروساز این مشخصات در اسناد فنی نظیر SQA یا PPAP مشخص شده است
در شرکتهای تولید کننده تجهیزات پزشکی این مشخصات در گرونده تجهیز پزشکی یا تکنیکال فایل مشخص شده است.
تعریف
تعریف ساده مشخصات: مجموعهای از ویژگیها و معیارها که به زبان مشترک بین مشتری و تأمینکننده برای دریافت محصول و خدماتی تعیین میشود.
مشخصات خوب، مثل نقشه راه است؛ بدون آن، حتی بهترین تأمینکننده هم نمیتواند محصولی را تحویل دهد
دلایل اهمیت مشخصات
اگر فقط بگویید یک کیک شکلاتی ممکن است چیزی دریافت کنید که با انتظارتان فرق دارد. ولی اگر وزن، طعم، مواد تشکیل دهنده (مثلا بدون خامه)، بستهبندی، زمان تحویل را دقیق مشخص کنید، احتمال خطا به حداقل میرسد.
مهترین دلایل تعیین مشخصات محصول
- شفافیت قرارداد با تامین کنندگان
- کاهش دوبارهکاری یا مرجوعات به تامینکننده
- برنامهریزی دقیقتر برای تحویل محصول
- کاهش هزینههای پنهان نظیر از دست دادن مشتری، هزینههای اضافی حمل و نقل، بهای تمام شده، توقفات خط تولید
انواع مشخصات در مدیریت خرید و تأمین
مشخصات محصول
- تعریف ویژگی مواد اولیه و محصول نهایی نظیر ابعاد طبق نقشه، رنگ، عملکرد مطابق استاندارد شمار Z
- مثال: باتری موبایل با ظرفیت 5000 میلیآمپر، عمر شارژ حداقل 500 چرخه.
- مثال: درصد خلوص مواد شیمیایی، مقاومت کششی سیم مسی.
مشخصات فرآیند
- بیان الزامات حین تولید.
مثال: دمای پخت در کوره سرامیک یا فشار تولید قطعات فلزی.
روشهای آزمون
- روشهای تست و سنجش کیفیت.
- مثال: تست میکروبی مواد غذایی یا تست مقاومت پلاستیک در دماهای بالا مطابق استاندارد شماره X.
مشخصات مدیریت کیفیت
الزامات مربوط به سیستمهای کیفیت.
مثال: الزام به داشتن گواهینامه ISO 9001 یا HACCP.
مثال : دارای گواهینامه کیفی محصول از شرکت بازرسی
مشخصات شرایط احراز کارکنان
مثال : شرایط احراز کارکنان برای جوشکاری حتما گواهینامه جوشکاری درجه 1 داشته باشد
اجزای اصلی یک مشخصات خوب
- توصیف دقیق محصول: ساده و بدون ابهام.
- حدود قابل قبول (تلرانسها): مثلاً مطابق نقشه یا طول ±0.5 میلیمتر.
- روشهای اندازهگیری: ابزار اندازهگیری، نمونهگیری، دقت دستگاهها.
- بستهبندی و حملونقل : نوع جعبه، شرایط دما، رطوبت و نحوه حمل و جابجایی.
- ایمنی و قوانین: استانداردهای ملی و بینالمللی.
- قابلیت ردیابی و برچسبگذاری: شماره سریال، تاریخ تولید.
مثال :
مشخصات یک نوشیدنی
حجم 330 میلیلیتر، بستهبندی قوطی آلومینیومی، تاریخ انقضا 12 ماه، تستهای میکروبی و شیمیایی مطابق با استاندارد Z، روش بستهبندی مطابق طرح بسته بندی محصول
برشکاری قطعات
برشکاری نقشه مطابق نقشه با تلرانس مشخص شده در آن، نحوه حمل قرارگیری در پالت مخصوص شرکت، به همراه Test Report نتایج آزمایشگاه معتبر، درج شماره ردیابی یا لگوی شرکت بر قطعات
مهمترین چالشهای رایج در تدوین مشخصات
- ابهام در نوشتن
اصطلاحات فنی یا دوپهلو باشد
- انتظارات غیرواقعی
مشخصاتی فراتر از توانایی تأمینکننده باشد.
- عدم هماهنگی درون سازمان
طراح، خریدار، مهندسی و بخش کیفیت هرکدام چیزی متفاوت میخواهند.
- بهروز نبودن مشخصات
مستندات فنی به روز نباشد یا ویرایش قبلی در دسترس تامین کننده قرار گیرد.
راهکاری کاهش ریسک تضمین کیفیت خرید
- تدوین مشخصات به زبان ساده
- مرور مشخصات با تامین کننده قبل از قرارداد
- تدوین مشخصات به صورت تیمی نظیر کنترل کیفیت، فنی و مهندسی ، تولید و…
- استانداردسازی مشخصات بر اساس استانداردهای متداول از جمله طرح کیفیت یا ایزو 9001
- بازرسی یا آزمون بر نمونه تولیدی
- بازرسی در محل تامینکننده پیش از ارسال به شرکت
- مشارکت تأمینکننده در تدوین مشخصات
- بازنگری دورهای مشخصات
وقتی تأمینکننده دقیقاً بداند چه میخواهید، برنامهریزی بهتری برای برآوردهسازی محصول نهایی مطابق انتظار مشتری انجام میدهد.
مشخصات دقیق، نه تنها انطباق محصول با مشخصات را تضمین مینماید، بلکه زبان مشترک، رابطهای پایدار و بُرد بُرد و قابل اعتماد بین مشتری و تأمینکننده بوجود میآورد.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
منبع :
الزامات استانداردهای مدیریتی از جمله ایزو 9001
Supplier Management Handbook – James L. Bossert
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.