برگزاری جلسات اثربخش
برگزاری جلسات اثربخش به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر، همواره یکی از چالش های اساسی در هر سازمانی است در این مطلب نحوه برگزاری اثربخش جلسات و انواع آن تشریح شده است.
مشارکت ذینفعان در اجرای استانداردها و مدلهای مدیریتی میتواند از طریق برگزاری جلسات هدفمند محقق شود.
برگزاری جلسات اثربخش
دلایل اثربخش نبودن جلسات
بسیاری از جلساتی که در سازمانها برگزار میشود به دلایل زیر از اثربخشی لازم برخودار نمیباشد
- مشخص نبودن اهداف جلسه
- عدم مشارکت افراد در بحثها
- نداشتن مدیریت زمان در جلسه
- جمعبندی نشدن جلسات
- مشخص نشدن تصمیمات، مهلت زمانی و مسئول اقدام
- مستند نشدن تصمیمات جلسه
- صحبت کردن در خصوص موضوعات خارج دستور جلسه
برگزاری جلسات اثربخش
اهداف جلسه را از قبل مشخص کنید
اهداف جلسه از قبل مشخص شده و از طریق دستورجلسه به اعضای جلسه اطلاعرسانی شود تا با آمادگی بیشتر به همراه اطلاعات و مستندات مرتبط با جلسه در جلسه حاضر شوند.
جلسه را به موقع شروع کنید
مطابق زمان اعلام شده به اعضای جلسه، جلسه را در زمان مشخص شده برگزار نمایید.
تصمیمات لازم را اتخاذ نمایید
تصمیمات مرتبط با موضوعات جلسه را در انتهای جلسه مشخص نموده و در پایان جلسه یکبار برای اعضای جلسه توسط دبیر جلسه قرائت شود.
جلسه را ضبط نمائید
در صورتی که جلسه مهم است برای تدوین دقیق صورتجلسه، بهتر است جلسه را ضبط نمایید و مجددا توسط دبیر جلسه گوش داده شود تا نکات آن را بتوانید در صورتجلسه وارد نمایید.
تدوین صورتجلسه
بهترین زمان برای نوشتن صورتجلسه، پایان جلسه است و امضای حاضرین جلسه اخذ میگردد.
در صورتی که باید صورتجلسه را به صورت تایپ شده آماده نمایید، دبیر جلسه یاداشتهای خود را در طی جلسه ثبت نموده و پس از جلسه پیش نویس صورتجلسه را آماده مینماید و سپس پیش نویس را برای رئیس جلسه ارسال نموده و در صورت تائید وی، امضاء حاضرین جلسه اخذ شده و صورتجلسه به حاضرین و اقدام کنندگان اطلاعرسانی میشود.
پیگیری تصمیمات جلسه
تصمیمات جلسه توسط اقدام کننده اجرا شده و دبیر جلسه، تحقق اقدامات مشخص شده را پیگری نموده و به رئیس کمیته گزارش میدهد
انواع جلسات در استقرار سیستمهای مدیریتی
در استقرار استانداردهای مدیریتی معمولا کارگروههای زیر متناسب با سازمان برگزار میشود.
جلسه کمیته راهبری
اعضای این کارگروه مدیران ارشد، مدیر تضمین کیفیت، نماینده مدیریت و مدیرعامل است و مهمترین اهداف اصلی این کارگروه اطمینان از اثربخشی در استقرار و نگهداری سیستم مدیریت، تصویب مستندات سیستم مدیریت، تدوین استراتژیها، خط مشی و اهداف و برنامهها و تصمیمگیری جهت رفع موانع استقرار سیستم مدیریت است.
جلسات این کمیته در زمان استقرار سیستم مدیریتی به طور منظم در دورههای زمانی مشخص شده اجرا میشود و پس از آن میتواند بنا به نیاز تشکیل شود.
جلسه بازنگری مدیریت
به منظور بررسی اثربخشی سیستم مدیریتی، تمامی اطلاعات مرتبط با سیستم توسط مدیران به مدیرعامل ارسال شده و جلساتی در دورههای زمانی مشخص شده، برنامهریزی و اجرا میشود در جلسات بازنگری مدیریت ، منابع مورد نیاز و تصمیمات جهت بهبود مشخص میشود.
کارگروه بهبود کیفیت
به منظور بهبود کیفیت محصولات و خدمات، جلسات کارگروه بهبود کیفیت برنامهریزی و اجرا میشود.
کارگروه ارزیابی ریسک
به منظور شناسایی ریسکها و فرصتها وکنترل آنها، کارگروه ارزیابی ریسک با مشارکت ذینفعان از جمله پیمانکاران تشکیل شده و جلسات منظمی را برنامهریزی و اجرا مینماید.
کارگروه تدوین طرح کیفیت
به منظور مستندسازی مراحل تحقق محصول و تدوین اسناد فنی محصول یا خدمات، جلسات این کارگروه با حضور مسئولین فنی، کیفیت و تولید تشکیل میشود.
جلسه Kick off Meeting
ایجاد اجماع و هیجان در اولین جلسه آغاز پروژه یا قبل از اجرای هر فاز آن با ذینفعان اصلی در موردزیر است.
- اهداف اصلی
- دامنه کار
- برنامه پیشنهادی
- مسئولیتها
- محدودیتها
جلسه Wash up
این جلسه به عنوان بخش معمول در پایان پروژه، به تمامی اعضای تیم کمک مینماید تا از تجربیات یکدیگر یادگیری نموده و آن را به اشتراک گذارند.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.