مهمترین دلایل اثربخش نبودن استانداردهای مدیریتی در سازمان‌ها
بررسی دلایل اثربخش نبودن استانداردهای مدیریتی در سازمان‌های ایرانی به شما برای آمادگی برای اجرای موفق ایزو و استفاده از مزایای واقعی آن کمک می‌نماید این مطلب بر اساس تجارب مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
دلایل اثربخش نبودن استانداردهای مدیریتی در سازمان‌ها
1-تعهد نداشتن مدیریت ارشد به سیستم
- یکی از اصلی‌ترین دلایلی که سازمان‌ها از مزایای واقعی ایزو بهره‌مند نمی‌شوند، عدم تعهد و پشتیبانی واقعی مدیریت ارشد است.
- تعهد نداشتن مستمر مدیریت ارشد منجر به بی‌تفاوتی کارکنان در اجرای سیستم و شکست استقرار سیستم مدیریتی در هر شرکتی می‌گردد.
برخی از اقدامات مورد نیاز جلب حمایت مدیریت ارشد:
- مدیران ارشد به درستی آموزش داده شوند.
- در صورت بکارگیری مشاور، آگاهی مدیران ارشد توسط ایشان قبل از شروع پروژه استقرار ایزو افزایش یابد.
2-مشارکت کارکنان
- برای اجرای موفق استانداردهای مدیریتی همکاری و مشارکت بین بخش‌های مختلف سازمان و هزینه بالایی برای اجرای موفق این استانداردها است.
- در بسیاری از سازمان‌ها کارکنان مستنداتی که بر اساس ایزو تهیه شده و باید اجرا نمایند جدا از فعالیت‌های روزانه خود می‌دانند و تنها در نزدیکی زمان ممیزی خارجی اقدام به تکمیل مستندات ایزو مربوط به فرآیندشان می‌نمایند.
برخی اقدامات مورد نیاز برای جلب مشارکت کارکنان:
- تشکیل تیم‌‌های کاری؛
- تعیین اهداف مشتر کاری؛
- تعریف مکانیزم‌های انگیزشی؛
- مشارکت کارکنان در طراحی مستندات؛
- ارتباط مسستمر مسئولیت تضمین کیفیت با کارکنان؛
- آموزش به کارکنان
3-تامین نشدن منابع مورد نیاز
- در صورتی که سازمان ها برای اجرای استانداردهای ایزو به منابع کافی و مناسب نپردازند، اجرای این استانداردها ممکن است به صورت ناکارآمدی انجام شود.
برخی از اقدامات مورد نیاز:
- تعیین فرد/افرادی مسئول برای طرحریزی، استقرار، نظارت بر اجرا و نگهداری سیستم مدیریت قبل از شروع پروژه؛
- برآورد هزینه‌های مالی مورد نیاز برای استقرار سیستم مدیریتی نظیر ممیزی خارجی، کالیبراسیون، پاداش کارکنان و…
4-تناسب نداشتن سیستم با سازمان
الزامات استانداردهای ایزو به صورت عمومی برای تمامی سازمان‌ها طراحی شده است هر سازمانی باید بر اساس عوامل زیر اقدام به طراحی سیستمی متناسب با سازمان نماید:
- اندازه سازمان؛
- بلوغ سازمانی؛
- پیچیدگی محصولات و خدمات؛
- شرایط احراز کارکنان؛
- پیچیدگی فرآیندها؛
برخی از اقدامات مورد نیاز:
- بکارگیری مشاور با تجربه و حرفه‌ای سیستم مدیریتی؛
- در نظرگیری یکپارچگی طراحی سیستم با توجه به اطلاعات نرم‌افزارها جاری شرکت.
مثال: یک سازمان کوچک با نیروی انسانی محدود ممکن است نتواند به همان صورتی که یک سازمان بزرگ این استانداردها را اجرا کند در نتیجه، برای ایجاد اجرای موفق استانداردهای ایزو، سازمان‌ها باید بر اساس شرایط خود سیستم را بر اساس این استانداردها طرحریزی نماید.
5-اجرای ناقص فرآیندها
- در اکثر سازمان‌های ایرانی استانداردهای مدیریتی به خوبی طرحریزی و اجرا نمی‌شوند که ” مشارکت کارکنان”، “آموزش”، ” مشاور حرفه‌ای” و “حمایت مدیریت ارشد” مهمترین دلایل مربوط به اجرای ناقص فرآیندها می‌باشد.
برخی از اقدامات مورد نیاز:
- طراحی مستندات توسط متخصص حرفه‌ای متناسب با سازمان؛
- نظارت مستمر بر اجرای فرآیندها توسط مسئولین تضمین کیفیت؛
- ممیزی مستقل توسط افراد متخصص به صورت دوره‌ای.
مثال:
- برای اجرای کنترل کیفیت ابتدا باید کنترل کیفیت برای محصولات تعریف شده سپس اجرا گردد اما اکثر شرکت‌ها بدون داشتن مستندات فنی محصول یا طرح کیفیت اقدام به اجرای کنترل کیفیت می‌نمایند.
- بازرسی استخدام نموده و ابزار اندازه‌گیری در اختیار وی قرار می‌دهند و از وی می‌خواهند که نتایج بازرسی را در دفتری یا فرمی ثبت نماید و در سندی تعریف نشده است که چه موقع، با چه ابزاری، توسط چه کسی، چه مقداری باید کنترل شود.
6-آگاهی نداشتن کارکنان
اجرای موفق استانداردهای ایزو نیازمند آگاهی و آموزش کارکنان است در صورتی که کارکنان از موضوعات زیر آگاه نباشند اجرای این استاندارد اثربخش نخواهد بود:
- الزامات استاندارد ایزو چیست
- ماموریت، چشم‌اندازه، استراتژی، خط مشی و اهداف سازمانی چیست و هر یک از کارکنان چه نقشی در دستیابی به آن‌ها دارند.
- چگونه الزامات این استانداردها را به صورت صحیح اجرا نماید.
- تمرکز بر الزامات مشتریان را اولویت خویش قرار دهند.
- چگونه عملکرد فرآیندهای خود را اندازه‌گیری نمایند. ( رویکرد فرآیندگرایی)
- چگونه ریسک‌های فعالیت‌های خود را شناسایی نموده و خود را برای مقابله با آن آماده نمایند. ( تفکر مبتنی بر ریسک)
- هدف از ممیزی‌ها ( ممیزی داخلی و ممیزی خارجی) چیست و چگونه به آن‌ها در بهبود عملکردشان کمک می‌نماید.
7-اعتبار نداشتن ممیزی‌ها
ممیزی دوره‌ای سیستم مدیریت سازمان در اجرای استانداردهای ایزو دارای اهمیت است ممیزی‌ها باعث شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان شده و تدوین برنامه‌های بهبود می‌گردد.
اعتبار ممیز خارجی
- در صورتی که از شرکت گواهی‌دهنده معتبر بین‌المللی به عنوان ممیزی خارجی دعوت گردد قطعا برای سازمان ارزش افزوده خواهد داشت.
- متاسفانه اکثر شرکت‌های ایرانی از گواهینامه ایزو تقلبی یا شرکت‌های گواهی دهنده بی‌نام و نشان یا کم اعتبار برای ممیزی خارجی استفاده می‌نمایند.
صلاحیت ممیزی داخلی
- تیم ممیزی داخلی شرکت باید آموزش‌های لازم را طی باشند و ممیزی ن از جزئیات فرآیندها قبل از اجرای ممیزی مطلع گردند.
- برگزاری جلسه افتتاحیه و جلسه اختتامیه ممیزی در ممیزی داخلی با حضور مدیریت ارشد می‌تواند به اعتبار ممیزی داخلی می‌افزاید.
8-استفاده نکردن از داده‌ها
یکی از مهمترین اهداف اجرای استانداردهای ایزو، بهبود پایدار عملکرد سیستم است. با این حال در بسیاری از سازمان‌ها از داده‌های منتج شده از اجرای فرایندها استفاده نمی‌نمایند.
اقدامات مورد نیاز:
- جمع‌آوری داده‌ها به صورت یکپارچه و تهیه گزارشات متنوع از آن؛
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.