ممیزی لایه ای فرآیند
ممیزی لایه ای فرآیند ابزاری ساده اما بسیار قدرتمند برای تضمین کیفیت و بهبود مستمر فرآیندهاست. اجرای درست آن، میتواند منجر به کاهش هزینهها و افزایش رضایت مشتری شده و فرهنگ سازمانی را تقویت نماید.
در ادامه تعریف ممیزی لایه ای فرآیند، اهمیت، مزایا و نحوه اجرای موثر تشریح شده است
ممیزی لایهای فرآیند چیست
مقدمه
- ممیزی لایهای فرآیند یا Layered Process Audit (LPA) یک روش ساختاریافته و منظم برای بررسی اجرای درست فرآیندها در سازمان است.
- در این روش، چندین سطح مدیریتی درگیر میشوند؛ از سرپرستان خط تولید گرفته تا مدیران ارشد. هر کدام از این لایهها با دیدگاه و زاویهای متفاوت به فرآیند نگاه میکنند و با پرسیدن سوالات کوتاه و مشخص، مطمئن میشوند که استانداردها و دستورالعملهای تعریفشده به درستی اجرا میشوند. همین موضوع باعث میشود LPA از ممیزیهای سنتی متفاوت باشد، چون هدف آن صرفاً کشف مشکل نیست، بلکه پیشگیری و ایجاد فرهنگ پایبندی به استانداردهاست.
یکی از ویژگیهای مهم ممیزی لایهای، سادگی و تکرار منظم آن است. سوالات طراحیشده معمولاً کوتاه و کاربردیاند؛ مثلاً بررسی میشود که :
- آیا دستگاه در شرایط مناسب کار میکند؛
- آیا اپراتور آموزش دیده است؛
- آیا قطعات طبق دستورالعمل بارگذاری میشوند.
این سوالات شاید ساده به نظر برسند، اما مرور مداوم آنها باعث میشود کوچکترین انحراف در فرآیند خیلی زود شناسایی و اصلاح شود، پیش از آنکه به یک مشکل بزرگ یا شکایت مشتری تبدیل گردد.
ابعاد فرهنگی ممیزی لایهای
- وقتی مدیران ارشد به طور منظم در کنار اپراتورها حاضر میشوند و ممیزی انجام میدهند، پیامی قوی به کارکنان منتقل میشود: “کیفیت و ایمنی برای همه ما هم مهم است”. این کار نه تنها حس مسئولیتپذیری در کارکنان ایجاد میکند، بلکه اعتماد و انگیزه آنها را هم بالا میبرد. درواقع LPA پُلی میان سطوح مختلف سازمان است که به تقویت همکاری و همسویی با اهداف کلان کمک میکند.
ابعاد اقتصادی ممیزی لایهای
- بدلیل پایش مستمر، هزینههای ناشی از ضایعات، دوبارهکاری، توقف تولید و حتی حوادث کاهش چشمگیری و احتمال بروز مشکلاتی که منجر به فراخوان محصول یا نارضایتی گسترده مشتریان شود به حداقل میرسد. و صرفهجویی مستقیم در منابع و تقویت موقعیت رقابتی در بازار را منجر خواهد گردید.
- در صنایع خودروسازی، هوافضا یا تجهیزات پزشکی، که کوچکترین خطا میتواند پیامدهای جدی به همراه داشته باشد، ممیزی لایهای به یک ضرورت تبدیل شده است.
- ممیزی لایهای صرفاً یک ابزار کنترلی نیست، بلکه یک رویکرد مدیریتی برای بهبود مستمر است. اجرای آن باعث میشود همه افراد سازمان – از اپراتور گرفته تا مدیرعامل – در مسیر یک هدف مشترک مشارکت نمایند.
ساختار و شیوه اجرای ممیزی لایهای
- چک لیستهای ساده و کوتاه (۵ تا ۱۵ سوال کلیدی)
- انجام ممیزی در چند لایه (اپراتور، سرپرست، مدیر میانی، مدیر ارشد)
- تناوب ممیزی (روزانه، هفتگی، ماهانه)
- نحوه انتخاب فرآیندها و نقاط پرریسک
- ثبت نتایج و پیگیری اقدامات اصلاحی
مزایای ممیزی لایهای برای سازمانها
- بهبود کیفیت محصول و کاهش خطاهای تولید
- کاهش ضایعات و هزینههای دوبارهکاری
- افزایش ایمنی کارکنان و کاهش حوادث
- ایجاد جریان نقدینگی بهتر از طریق کاهش توقفها
- ارتقای فرهنگ مسئولیتپذیری و مشارکت کارکنان
- تقویت ارتباط مستقیم اپراتورها با مدیریت
- افزایش قابلیت تولید صحیح در اولین مرتبه (First Time Capability)
نقش مدیریت در موفقیت LPA
- حمایت کامل مدیریت ارشد
- تعیین مالک فرآیند و تیمهای ممیزی
- ایجاد شفافیت در گزارشدهی
- استفاده از KPI ها برای سنجش اثربخشی (مانند ایمنی، کیفیت، هزینه، تحویل بهموقع)
چالشهای رایج و راهکارها
چالشهای متداول در اجرای ممیزی لایهای و ارایه راهکارها بشرح ذیل است:
- بیتوجهی به نتایج ممیزی که راهکار آن اجرای اقدامات اصلاحی و پیگیری عدم انطباقها است
- طولانی بودن چک لیستها که راهکار آن طراحی سوالات کوتاه و هدفمند
- مقاومت کارکنان در اجرا که راهکار آن آموزش و مشارکت آنها
- ناپیوستگی در اجرا که راهکار آن برنامهریزی و زمانبندی منظم است
فعالیتهای اصلی ممیزی لایهای فرآیند
- تعیین مالک فرآیند LPA برای سایتها
شناسایی تیم برنامهریزی LPA - تدوین رویه و فرمهای LPA
- تهیه چکلیست ممیزی لایهای فرآیند
- آموزش تیم درباره رویه LPA و چکلیست ممیزی
- شناسایی شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهای عملکرد توسط مدیریت ارشد سایت
تدوین برنامه زمانبندی اجرای LPA
- انجام LPA در هر بخش
- طراحی و اجرای اقدامات اصلاحی
- ثبت و بازبینی نتایج LPA در هر بخش
- تخصیص منابع برای اجرای اقدامات اصلاحی
- تحلیل نتایج عملکرد بخشها و تجمیع علل و اقدامات سیستماتیک
- انجام بازنگری مدیریت توسط مدیریت ارشد سایت – ارزیابی KPIها، معیارهای عملکرد و اثربخشی کلی LPAها
- بهکارگیری درسهای آموختهشده برای بهبود LPA
نکات کاربردی برای پیادهسازی موفق LPA
- از کوچک شروع کنید (یک خط تولید یا یک بخش)
- سوالات را بر اساس ریسک و شکایات مشتری طراحی کنید
- آموزش ممیزان در سطحهای مختلف سازمان
- گزارشدهی شفاف و در دسترس برای همه
- استفاده از دادهها برای تحلیل روند و پیشگیری از مشکلات تکراری
بایدها و نبایدهای ممیزی فرآیند لایه ای
موارد زیر در ممیزی لایهای فرآیند (Layered Process Audits) صحیح است
- تأیید اینکه فرآیندها و رویهها دنبال میشوند.
متعلق به گروه عملیاتی است که در آن ممیزی انجام میشود (مانند: تولید). - توسط سطوح مختلف مدیریت در یک مجموعه انجام میشود.
- یک ممیزی متشکل از پرسشهای سریع و معمولاً بله/خیر.
- فهرست کوتاهی از فرآیندها، مراحل و رویههای کلیدی و پرخطر.
- در یک تناوب از پیش تعیینشده و منظم انجام میشود.
- توسط فردی که در طرح ممیزی در هر لایه سازمان مشخص شده، انجام میشود.
- در محل و “جایی که کار انجام میشود” تکمیل میشود.
- روشی برای تأیید و حفظ اقدامات اصلاحی مربوط به فرآیند.
- روشی برای تأیید اینکه مستندات کیفی (دستورالعملها، برنامههای کنترلی و غیره) دنبال میشوند.
- ممیزی است با نتایجی که به طور منظم توسط رهبری سایت بازبینی میشود.
- ممیزی است که در آن عدم انطباقها بلافاصله برطرف میشوند.
- ممیزی است که معمولاً برای فرآیندها و رویههایی که توسط افراد انجام میشود، برنامهریزی شده است.
- روشی برای تسهیل ارتباط بین اپراتورها و مدیریت.
- روشی برای تأکید بر اهمیت پایبندی به فرآیندها و رویهها.
- ممیزیای از فرآیندها و رویهها / مراحل انتخابشده.
موارد زیر در ممیزی لایهای فرآیند (Layered Process Audits) صحیح نیست
- یک ممیزی کیفیت ویژگیهای قطعه.
متعلق به هر گروه پشتیبانی (مانند: کیفیت). - فقط توسط یک بازرس یا تکنسین آزمایشگاه انجام شود.
- ممیزی است که نیاز به اندازهگیری قطعات یا سایر ویژگیهای محصول داشته باشد.
- یک “فهرست بلندبالا” از مواردی که شامل موارد غیرمرتبط با رضایت مشتری میشود.
- هر زمان که ممیز وقت آزاد دارد، تکمیل شود.
- اجازه داده شود که توسط افراد مسئول تفویض گردد.
- در دفتر ممیز تکمیل شود.
- روشی برای تعیین اقدامات اصلاحی.
- یک روش بازرسی برای افزودن به طرح کنترل فرآیند.
- ممیزی است که نتایجی که بایگانی میشوند و بازبینی نمیشوند.
- ممیزی است که در آن عدم انطباقها در زمان بعد یا پس از تجمع تعداد مشخصی از آنها برطرف میشوند.
- ممیزی برای اعتبارسنجی عملکرد یک ماشین.
- روشی برای شناسایی بدترین کارکنان.
- روشی برای نشان دادن به کارکنان که “ما مراقب شما هستیم”
- جایگزینی برای سیستم مدیریت کیفیت داخلی مانند ISO/TS 16949
اگر سازمان شما به دنبال بهبود پایدار و رقابتپذیری در بازار جهانی است، LPA یک انتخاب ضروری است. اجرای آن شاید در ابتدا ساده به نظر برسد، اما اثرات بلندمدت آن بر کیفیت، ایمنی و بهرهوری غیرقابل انکار است. با مشارکت همه سطوح سازمان، ممیزی لایهای میتواند به یک ابزار استراتژیک برای موفقیت تبدیل شود.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است.
منبع :
AIAG-CQI 8-layered Process Audit
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.