ممیزی هلدینگ
برای اجرای موثر ممیزی سیستم های مدیریتی درهلدینگ باید به نکاتی توجه نمود که دراین مطلب با توجه به تجارب پیام خرازیان موضوعاتی ارایه شده است
ممیزی هلدینگ
- ممیزی هلدینگها با توجه به ماهیت آنها با ممیزی سایر شرکتها تفاوت دارد در این مطلب به نکات کاربردی که در ممیزی هلدینگ ها می پردازیم.
- یک هلدینگ ممکن است شامل چندین شرکت تابعه با اندازه، حوزه فعالیت، فرهنگ سازمانی و میزان بلوغ متفاوت باشد. در چنین ساختاری، ممیزی سیستم مدیریت نهتنها یک ابزار نظارتی، بلکه یکی از مؤثرترین روشها برای همسو کردن شرکتها، اطمینان از انطباق، ارزیابی ریسکها و بهبود مستمر باشد.
دامنه کاربرد سیستم مدیریت در هلدینگ
دامنه کاربرد ممیزی سیستم مدیریت هلدینگ باید از قبل مشخص گردد برخی هلدینگها ستاد و برخی شرکتهای تابعه را هم در دامنه سیستم مدیریت تعیین مینماید.
شرکتهای هلدینگ با توجه به ساختار سازمانی و استراتژیهای تعیین شده برای آنها میتواند متفاوت باشد از جمله:
- هلدینگی که علاوه بر محصولات و خدمات ارایه شده توسط شرکت های زیر مجموعه خودش نیز محصولاتی را نیز تولید یا ارایه مینماید.
- هلدینگی که تنوع در سبد محصولات شرکتهای پورتفولیو دارد یا هلدینگی که تخصصی بر یک محصول و خدمات تمرکز دارد.
- هلدینگ سرمایهگذاری و نقش حمایتی در شرکتهای تابعه دارد.
- هلدینگی که نقش تدوین استراتژی، تامین منابع مالی و حمایتی دارد
- و….
مزایای ممیزی در هلدینگها
کنترل یکپارچگی بین شرکتهای تابعه
در هلدینگها معمولاً شرکتهای مختلف هرکدام روشها، اهداف و حتی فرهنگهای متفاوتی دارند. ممیزی کمک میکند نقاط مشترک، شکافها و نیازهای هماهنگی شناسایی شوند تا تصمیمات کلان هلدینگ بر اساس اطلاعات واقعی اتخاذ شود.
ارزیابی اجرا و اثربخشی رویکردها
ممیزی تنها بررسی انطباق با الزامات نیست، بلکه سنجش میزان اثربخشی اقداماتی است که مدیران مدعی اجرای آنها هستند. در بسیاری از سازمانها، سیستم مدیریت فقط در حد مستندات است و ممیزی دقیق میتواند این مسئله را آشکار نماید.
شناسایی ریسکها و فرصتها
یک هلدینگ به دلیل گستردگی عملیات، با ریسکهای متنوعی مواجه است: از کیفیت و ایمنی گرفته تا محیط زیست، امنیت اطلاعات و انرژی. ممیزی یک بستر مناسب برای تشخیص ریسکهای واقعی و تحلیل تاثیر آنها بر هلدینگ است.
کمک به تصمیمگیری استراتژیک
نتایج ممیزی میتواند به هیئتمدیره و مدیرعامل هلدینگ کمک کند تا سرمایهگذاریها، اولویتها و برنامههای توسعهای را بر اساس دادههای واقعی تنظیم نماید.
ایجاد فرهنگ بهبود مستمر
وقتی ممیزی بهصورت حرفهای انجام شود، نهتنها باعث اضطراب نمیشود، بلکه شرکت را به سمت یادگیری، اصلاح و ارتقا سوق میدهد.
نکات ممیزی سیستم مدیریت هلدینگ
تعریف ذی نفعان
در صورتی که فعالیتهای ستادی هلدینگ در دامنه کاربرد سیستم مدیریت تعریف گردد تشخیص ذینفعان هلدینگ ممکن است کمی مشکل باشد بدین منظور باید تامل بیشتری داشت.
برای مثال:
- آیا شرکت های تابعه مشتری میباشد؟
- آیا در داخل ستاد هلدینگ نیز محصولات و خدمات خاصی به سایر افراد یا سازمانها به جز شرکتهای تابعه ارایه مینماید؟
همسویی استراتژیک بین هلدینگ و شرکتهای تابعه
یکی از مهمترین موضوعات، این است که آیا اهداف سیستم مدیریت هر شرکت با راهبرد کلان هلدینگ انطباق دارد یا خیر.
برای مثال:
- آیا KPIهای شرکتها با اهداف کلان همراستا هستند؟
- آیا سیاستها و خطمشیها در راستای استراتژی هلدینگ تدوین شدهاند؟
یکپارچگی فرآیندها و مدیریت ریسک
در ممیزی باید بررسی شود چه میزان هماهنگی در فرآیندها وجود دارد:
- آیا فرآیندهای کلیدی مثل خرید، منابع انسانی، ایمنی، کیفیت و… یکپارچه هستند؟
- آیا ریسکهای مشترک در سطح هلدینگ مدیریت میشوند یا هر شرکت مستقل عمل میکند؟
- مدیریت ریسک نقطهای نیست؛ باید ساختاری واحد در سطح هلدینگ داشته باشد؟
بلوغ سیستم مدیریت در هر شرکت
همه شرکتهای تابعه در یک سطح از بلوغ قرار ندارند. برخی سابقه طولانی دارند و برخی تازه شکل گرفتهاند. در ممیزی باید موارد زیر در نظر گرفته شود:
- توانایی تحلیل دادهها
- مدیریت تغییر
- میزان دیجیتالسازی
- توان پیشبینی و برنامهریزی
ممیزیهای یکسان برای شرکتهای نامتوازن نتیجه مناسبی نخواهد داشت.
رویکرد مبتنی بر ریسک و فرصت (Risk-based Thinking)
بسیاری از شرکتها هنوز از روشهای قدیمی ممیزی استفاده میکنند و بهجای بررسی ریسکهای واقعی، روی چکلیستها تمرکز دارند. در ممیزی هلدینگ ضروری است:
- ریسکهای حیاتی کسبوکار شناسایی و پایش شوند
- نقش محیط سیاسی، اقتصادی و فناوری ارزیابی شود
- فرصتهای رشد و بهبود نیز استخراج شوند
مدیریت منابع
ممیزی باید بررسی نماید آیا شرکتها از منابع کافی برای طرحریزی و استقرار فرآیندها دردامنه کاربرد تعیین شده، را فراهم نموده و بکار گرفتهاند.
- نیروی انسانی متخصص و آموزشدیده
- تجهیزات مناسب
- سیستمهای اطلاعاتی قابل اتکا
- بودجه لازم برای طرحریزی، اجرا و نگهداری سیستم مدیریت در هلدینگ
عملکرد مبتنی بر واقعیت
- بسیاری از شرکتها برای ممیزی بهصورت صوری مدارک تهیه میکنند. وظیفه ممیز حرفهای تمرکز بر عملکرد واقعی شرکت است.
- در بسیاری از هلدینگها برای ارزیابی عملکرد در تمامی حوزههای شاخصهای کمی تعریف شده و از طریق داشبوردهایی عملکرد خود و شرکتهای تابعه را ارزیابی مستمر مینمایند.
مثال:
- مشاهده فعالیتها در محل
- تحلیل دادهها
- مصاحبه با لایههای مختلف سازمان
- مقایسه ادعاها با شواهد واقعی
فرهنگ سازمانی و میزان پذیرش سیستم مدیریت
اگر فرهنگ مناسب وجود نداشته باشد، سیستم مدیریت صرفاً کاغذی خواهد بود. لازم است ممیزی موارد زیر را بررسی کند:
- آیا کارکنان سیستم مدیریت را باور دارند؟
- آیا مدیریت ارشد واقعاً متعهد است؟
چگونگی مدیریت عدم انطباقها
- موضوع بسیار مهم در ممیزی هلدینگ، نحوه برخورد شرکتها با عدم انطباقها است.
- عدم انطباقها در ستاد و شرکتهای تابعه چگونه مدیریت و گزارش میگردد.
مدیریت ارتباطات
تعاملات هلدینگ با شرکتهای تابعه برای استمرار خدمات هلدینگ به آنها و بازخوردهای شرکتهای تابعه ضروری است در این خصوص توجه به موضوعات زیر ضروری است
- روشها یا مکانیزمهای ارتباطی
- شواهد ارتباط شرکتهای تابعه با هلدینگ
- ارزیابی فرآیندهای ارتباطی از طریق شاخصهای کمی
امکانسنجی طرحهای سرمایهگذاری
- با توجه به ماهیت برخی از هلدینگ در سرمایهگذاری، طرحهای مورد نظر برای اجرا در شرکتهای تابعه توسط خودشان یا شرکتهای مشاور مطالعه اقتصادی و ارزیابی میگردد.
توجه به موضوعات فوق در طی ممیزی هلدینگ میتواند به اثربخشی فرآیند ممیزی و شناسایی بهتر موارد بهبود کمک نماید.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.