ارتباطات استانداردهای ایزو
ارتباطات در استانداردهای ایزو یکی از الزامات ویرایش جدید است که به موضوع ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی می‌پردازد در برخی از استانداردهای مدیریتی هر یک از این دو بخش به عنوان زیر بندی جدا ارایه شده است.
ارتباطات در استانداردهای ایزو
ارتباطات در استانداردهای مدیریتی
- ایزو 9001 بند 7-4- ارتباطات
- ایزو 45001 بند 7-4 ارتباطات( 7-4-1 کلیات ، 7-4-2-ارتباطات درون سازمانی و 7-4-3-ارتباطات برون سازمانی)
- ایزو 14001 بند 7-4 ارتباطات( 7-4-1 کلیات ، 7-4-2-ارتباطات درون سازمانی و 7-4-3-ارتباطات برون سازمانی)
الزامات استانداردهای مدیریتی
نحوه ارتباطات اطلاعاتی در فرآیندهای سازمان، روش‌های اجرایی تشریح می‌شود. سازمان‌ها موارد زیر را تعیین می‌نماید.
- در مورد چه موضوعی ارتباط برقرار کند
- چه زمانی ارتباط برقرا کند
- با چه کسی ارتباط بر قرار کند
- چه کسی ارتباط برقرا کند
- چگونه ارتباط بر قرار کند
هیچ شخصی در سازمان وجود ندارد که تحت تاثیر ارتباط قرار نگیرد اگز ارتباط اثربخش نباشد مشکلات جدی را می‌تواند بوجود آورد. بسیار مهم است که قبل از انتقال هر پیامی به این موضوع توجه شود
آنچه سازمان از خارج با آن ارتباط برقرار می‌کند برای بقای آن حیاتی است زیرا برا برای جذب مشتری، سرمایه‌گذاری، کارمند و غیره به آن نیاز دارد اما همچنین انجام این کار به گونه‌ای است که برای سایر ذی‌نفعان ضرر ندارد
ارتباطات خارجی معمولا از طریق فرآیندهایی نظیر روابط عمومی؛ فروش، بازاریابی؛ ارایه خدمات و پشتیبانی مشتری صورت می‌گیرد
نمونه‌های از ارتباطات برون سازمانی
- اطلاع‌رسانی درباره چیزی به طرفهای ذینفع مثال خدمات جدید، ارتقاء خدمات موجود و..
- هشدار به گیرندگان درباره چیزی که نیاز است بدانند تا در صورت لزوم اقدامی انجام دهند، به عنوان مثال خطرات، فراخوان محصول، مشخصات اصلاح شده، دستورالعمل‌های کاربر، دستورالعمل‌های امحاء و…
راهنمایی به گیرندگان در مواردی که ممکن است در استفاده از محصولات و خدمات سازمان تاثیر بپذیرد. مثلا عوارض جانبی دارو - اطلاع تغییراتی که ممکن است در ارتباط گیرندگان با سازمان تاثیر گذارد مثال نتایج کسب‌و‌کار، جزییات تماس، مالکین جدید و …
- توضیحاتی که چگونگی حل مشکلات برای حل جلب رضایت گیرنده به‌کار می‌رود نظیر رسیدگی به شکایت مشتری، گزارش عدم انطباق و ..
- ارتباط با سازمان‌های قانون‌گذار جهت بروزآوری الزامات و مقررات.
نمونه‌های از ارتباطات درون سازمانی
- اطلاع رسانی خط‌مشی و استراتژی‌ها به کارکنان
- جلسات داخلی برگزار شده بین کارکنان نظیر کمیته بهبود کیفیت
- گردش روال‌ها از طریق فرآیندها یا روش‌های اجرایی مشخص می‌شود نظیر روش اجرایی خرید
- اطلاع به کارکنان در مورد چگونگی انجام کار و آگاهی در مسائل ایمنی و کیفیت محصول
- دریافت پیشنهادات بهبود از کارکنان
اثربخشی ارتباطات
اثربخشی این ارتباطات می‌تواند از طریق ارایه گزارش به مدیریت ارشد در بازنگری مدیریت سیستم مدیریت مورد بررسی قرار گیرد.
اقدامات عملیاتی در ارتباطات
ساختار سازمانی
با تدوین ساختار سازمانی ارتباطات مختلف بین شغل‌ها تعریف شده و سمت‌های سازمانی مشخص می گردد. چارت سازمانی مشخص می کند که:
- مسئول مافوق چه کسی است.
- چه افرادی به افراد دیگر گزارش می‌دهند
- سایر ارتباطات را مشخص می‌نماید
تدوین شناسنامه فرآیند
با تدوین شناسنامه فرآیند شما توالی و تعامل هر یک از فرآیندها را سایر فرآیندها مشخص می‌نمایید.
همچنین روش‌های ارتباط درون سازمانی در تشریح فرآیندها مشخص می‌شود.
نیازها و انتظارات ذی‌نفعان
طرفهای ذینفع شناسایی شده در در بند 4-2 استاندارد مشخص شده است و روش‌های ارتباطی برای هر یک از ذی‌نفعان نیز مطابق بند ارتباطات باید مشخص شود.
روش‌های اجرایی
گردش اطلاعاتی بین افراد مختلف بر اساس ساختار سازمانی در روش‌های اجرایی بیان شده است.
ماتریس گزارش‌دهی
برای اینکه مشخص نمائید چه گزارشی، توسط چه کسی، چه موقع باید تهیه شود و توسط چه کسی تحلیل شود و چه دوره‌ای باید به چه کسی ارسال شود از این ماتریس گزارش‌دهی استفاده می‌شود
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و ادرس سایت بلامانع است
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.