رفتار ممیز سیستم مدیریت

رفتار ممیز سیستم مدیریت مبتنی بر اصول ممیزی سیستم مدیریت کیفیت است و می‌تواند به اثربخشی اجرای ممیزی کمک فراوانی نماید در ادامه برخی از نکات و موضوعات کلیدی که باعث می‌گردد ممیز سیستم مدیریت دارای ذهن باز در ممیزی گردد در ادامه ارایه شده است.

در ادامه لیستی از رفتار ممیز سیستم مدیریتی به همراه توضیحات آن ارایه شده است.

مودب و آرام باشید

با احترام و ادب و حرفه‌ای با ممیزی شونده رفتار نمائید

مدیریت موانع ممیزی

موانع ممیزی استرس ممیزی شونده، گرما یا سرمای بیش از حد، رفتار ممیزی شونده
مثلا برای کاهش استرس ممیزی شونده اقدامات زیر صورت گیرد:
مطرح نمودن هدف از یاداشت برداری ممیزی در ابتدای جلسه با ممیزی شونده
در ابتدای ممیزی هر واحد/فرآیند از ممیزی شونده کار خود را تشریح نماید

سیاست مدار

موقعیت شناس در برخورد با افراد

حساس و باهوش

آگاه بودن و قابلیت درک شرایط مختلف به آسانی

تطبیق پذیر

قابلیت تطابق با وضعیت‌های مختلف به آسانی.

سرسخت و استوار

قاطع و متمرکز بر روی دستیابی به اهداف.

قاطع

قادر باشد به نتایج خواسته شده در زمان مورد نظر بر پایه تحلیل‌ها و منطق برسد

اعتماد به نفس

قادر باشد با عمل کردن به صورت مستقل در حالی که با سایر افراد به طور موثر در تعامل است.

تیزبین باشد

مشاهده فعال و خوب فعالیت‌ها و محیط فیزیکی اطراف.

صبور باشید

این اقدام ممکن است همیشه مناسب نباشد و گاهی با مخالفت مواجه گردد.

در پاسخگویی ممیزی شونده به ممیز
در ارایه یا آماده نمودن شواهد و ارایه به ممیز
ناهماهنگی‌هایی که ممکن است در طی فرآیند ممیزی پیش آید با صبورانه حل و فصل نمائید

پذیرای بهبود

از شرایط یاد گیرد و برای نتایج ممیزی بهتر تلاش نماید

مسائل محلی و آداب و رسوم

قبل از حضور در محل ممیزی شونده از آداب و رسوم آن محل /شهر/کشور مطلع شوید و به فرهنگ ممیزی شونده احترام گذارید.
از ممیزی شونده تشکر نمائید.
به منظور کاهش استرس ممیزی شونده از ممیزی شونده در پایان جلسه ممیزی، تشکر نمائید

مشارکت جو

به طور اثربخش با افراد از جمله تیم ممیزی و کارکنان ممیزی شونده در تعامل باشد

مدیریت تعارض

از بحث و مجادله دوری کنید
اگر موضوعی قابل حل نیست و دارای اهمیت است مبتنی بر واقعیت بی طرفانه در گزارش ممیزی بیان نمائید

از دامنه ممیزی و معیار ممیزی تجاوز نکنید

با توجه به برنامه ممیزی و دامنه ممیزی تعیین شده فقط بر روی آن دامنه ممیزی را اجرا نمائید
متاسفانه برخی از ممیزان برای کنجکاوی بر روی سایر دامنه فعالیت سازمان یا معیارهای ممیزی نیز وارد می‌شوند.

مدیریت زمان

طبق برنامه ممیزی و زمان‌های اعلام شده و توافق شده، ممیزی را اجرا نمائید.

آماده باشید

آمادگی از طریق موضوعات زیر توسط ممیز صورت می‌گیرد:

مطالعه مستندات اصلی و الزامات مرتبط با دامنه ممیزی قبل از اجرای ممیزی
ارتباط با نماینده کارفرمای ممیزی ( شرکت) جهت تدوین برنامه ممیزی
تهیه چک لیست ممیزی قبل از اجرای ممیزی

پیش داوری نکنید

زود قضاوت کردن در مورد عدم انجام یک الزام یا فعالیت، عدم انطباق‌ها و …

گوش کنید

ممیز نباید در حین سخنرانی ممیزی شونده صحبت وی را قطع نماید مگر ممیزی شونده پاسخ غیر مرتبط داده یا قصد داشته باشد به حواشی بپردازد.
در صورتی که ممیز شونده به سوال شما مستقیم پاسخ نمی‌دهد و بیشتر بر حواشی می پردازد در این حالت ممیز می‌تواند بگوید “چون زمان ممیزی محدود است روی موضوعات و سوالات مطرح شده توضیحات را ارایه نمائید” .

ارتباط چشمی و با سر

نباید در تمامی زمان ممیزی سر ممیز فقط بر روی یاداشت‌های خود باشد
ممیز نباید در حین صحبت با ممیز شونده به جای دیگری نگاه نماید
استفاده از سر و پایین آوردن آن به ممیزی شونده اطمینان می‌دهد که ممیز در حال گوش دادن است

از ابهامات پرهیز کنید

از طرح موضوعاتی که به باعث ابهام می‌گردد خودداری کنید نظیر اعلام سریع عدم انطباق، و اعلام موضوعاتی که از جزئیات آن اطلاعاتی ندارید
سوالات را مختصر و واضح بیان کنید
انتخاب نمونه‌ها به انتخاب ممیز باشد
ممیز با دریافت سرنخ‌هایی در فرآیندها و فعالیت‌ها، نمونه‌های ممیزی خود را انتخاب نموده و از ممیزی شونده درخواست سوابق مرتبط می‌نماید

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و ادرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.

رفتار ممیز سیستم مدیریت