برطرف نمودن عدم انطباق ممیزی خارجی ایزو
عدم انطباق در ممیزیهای خارجی، نشاندهنده برآورده نشدن الزامات سیستمهای مدیریتی مطابق الزامات مربوطه است.
ممیزی خارجی فرصتی ارزشمند برای بهبود و ارتقای عملکرد سیستم مدیریت فراهم مینماید در این مطلب به بررسی راهکارهای موثر برای رفع عدم انطباق ممیزی خارجی تشریح مینماید.
برطرف نمودن عدم انطباق ممیزی خارجی ایزو
- ممیزی خارجی بر اساس الزامات سیستم مدیریتی مورد نظر سازمان، سازمان را در دورههای زمانی توافق شده مورد ممیزی قرار میدهد.
- ممیزی خارجی در قالب ممیزی شخص دوم و شخص ثالث برگزار میگردد ممیزی شخص دوم توسط ذینفعان نظیر هلدینگ یا قانونگذار و ممیزی شخص ثالث توسط اشخاص یا سازمان بی طرف نظیر شرکت گواهیدهنده ایزو CB برنامهریزی و اجرا میشود.
- در صورتی که در طی ممیزی خارجی سیستم مدیریتی، عدم انطباقی توسط ممیز خارجی شناسایی شود بر اساس نوع عدم انطباق وقوانین ممیز خارجی، اقدامات لازم باید توسط سازمان صورت گیرد.
- عدم انطباقهای ممیزی در جلسه اختتامیه ممیزی خارجی توسط ممیز خارجی اعلام میگردد و برای هر یک از عدم انطباقها، فرم عدم انطباق توسط ممیز خارجی تکمیل میگردد این فرم ممکن است در پایان ممیزی خارجی یا حداکثر چند روز بعد از ممیزی خارجی به ممیز شونده اعلام میگردد.
- اکثر شرکتها در نحوه تعیین اقدامک اصلاحی و تکمیل فرم یا ارایه گزارش اقدامات صورت گرفته برای هر یک از عدم انطباقها به ممیز خارجی دچار سردرگمی هستند که در ادامه اقدامات لازم توسط مهندس پیام خرازیان تشریح شده است.
اقدامات لازم برای رفع عدم انطباق ممیزی خارجی
1-درک عمیق عدم انطباق
- قبل از هرگونه اقدام اصلاحی، ضروری است که سازمان به طور کامل عدم انطباقها را درک نماید. این درک شامل موارد زیر است:
شناسایی دقیق عدم انطباق
- مشخص کردن دقیق هر یک از عدم انطباقها و الزامات برآورده نشده و پیامدهای احتمالی آن.
ریشهای علل بروز
- بررسی عمیق علل اصلی بروز هر عدم انطباق در گروههای کاری یا توسط مسئولین مربوط صورت گیرد.
تعیین اهمیت و اولویتبندی
- اهمیت هر عدم انطباق بر اساس تأثیر آن بر سیستم مدیریت و ذینفعان ارزیابی گردد.
2-اقدامات مورد نیاز برای بر طرف نمودن عدم انطباق
تدوین اقدامات اصلاحی موثر
- اقدامات اصلاحی مورد نیاز بر اساس ریشهیابی صورت گرفته، تعیین و مشخص گردد.
- برای هر اقدام اصلاحی، یک مسئول مشخص و زمانبندی دقیق تعیین گردد.
- در این مرحله سازمان یا ممیزی شونده، اقدامات اطلاخی و زمان انجام را در فرم اعلام شده از طرف ممیز خارجی ثبت نموده و به ممیز خارجی ارسال مینماید.
- در برخی از موارد، گزارش اقدامات صورت گرفته برای بر طرف نمودن عدم انطباق در مهلت زمان تعیین شده نیز باید به اطلاع ممیز خارجی رسانده شود. در این صورت پس اجرای اقدام اصلاحی گام 5، اقدامات اصلاحی صورت گرفته گزارش میگردد.
3-تخصیص منابع
- منابع مالی و انسانی مورد نیاز برای اجرای اقدامات اصلاحی تخصیص داده شده است.
4-اجرای اقدامات اصلاحی
- اقدام اصلاحی توسط مسئولین مشخص شده اجرا گردد و نظارت بر پیشرفت آن توسط مسئول تضمین کیفیت یا سیستمها یا نماینده مدیریت صورت گیرد.
5- تایید اثربخشی اقدامات اصلاحی
- پس از اجرای کامل اقدامات اصلاحی، اثربخشی آنها به طور دقیق توسط مسئولین درون سازمان بررسی گردد.
- اثربخشی اقدامات اصلاحی صورت گرفته برای هر یک از عدمانطباقها در ممیزیهای آتی توسط ممیزین خارجی بررسی میگردد بدین صورت که ممیزان خارجی بر اجرا و اثربخشی عدمانطباقهای قبلی را نیز بررسی مینمایند.
رفع عدم انطباقهای ممیزی خارجی و اجرای اکشن پلن عدم انطباق ممیزی خارجی ایزو نیازمند همکاری و مشارکت تمامی کارکنان سازمان است با اجرای دقیق اقدامات اصلاحی تعیین شده سازمان میتواند به طور موثر عدم انطباقها را برطرف نموده و سیستم مدیریت خود را بهبود بخشد.
در صورتی که برای بر طرف نمودن عدم انطباق های ممیزی خارجی ایزو نیاز به خدمات مشاوره دارید میتوانید با تیم پیام خرازیان در ارتباط باشید.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انشتار مطلب با نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.