پیاده سازی 5S در محیط اداری

پیاده سازی 5S در محیط اداری تفاوت اساسی با پیاده‌سازی 5S در محیط صنعتی یا تولیدی دارد در این مطلب مزایا و اقدامات عملیاتی جهت پیاده سازی 5S در دفاتر کاری توسط پیام خرازیان ارائه شده است.

5S در دفاتر و محیط های اداری به شناسایی و جمع‌آوری اقلام مازاد در محل کار کمک می‌کند و شرکت‌های خدماتی را مجبور می‌کند تا به موضوعاتی که اغلب نادیده گرفته می‌شوند، توجه ویژه نمایند.

پیاده سازی 5S در محیط اداری

مزایای 5S در محیط اداری

• ایجاد محل کار منظم
• بهبود زمان بازیابی اسناد
• ایجاد احساس تعلق در بین کارمندان
• بهبود بهره‌وری و کارایی کارمندان
• کاهش زمان ارائه خدمات به مشتریان و پاسخگویی به سوالات
• کمک به شناسایی و از بین بردن اقلام غیر ضروروی
• اطمینان از برداشته شدن اقلام غیرضروری
• آزادسازی فضای ارزشمند
• بهبود تعامل بین تیم‌ها و ایجاد روحیه تیمی
• پرورش ایده‌هایی برای پیشرفت
• ایجاد فرهنگ با کیفیت
• ایجاد ذهنیت پیشگیری از مشکلات
• مشارکت همه کارکنان

5S چیست ؟

یک روش ژاپنی برای سازماندهی محل کار است. همانطور که از نام آن پیداست، این یک روش پنج مرحله‌ای برای تغییر ذهنیت کارکنان و مشارکت کل سازمان در بهبودها است.

تاریخچه

مفهوم 5S توسط Taiichi Ohno ، که سیستم تویوتا را طراحی کرده است و Shigeo Shingo ، پزشک ژاپنی که مفهوم پوکا-یوکه را مطرح کرد، رایج شد.

سازمان‌های ژاپنی سفر کیفیت را ابتدا با استقرار 5S آغاز می‌نمایند و سپس قدم‌های بعدی را بر می‌دارند.

مراحل پیاد سازی 5S در محیط اداری

برخی از اقداماتی که برای اجرای نظام آراستگی در شرکت‌های خدماتی نیاز است به تفکیک هر یک از پنج S در ادامه لیست شده است.

1-ساماندهی ( Sorting )

ساماندهی به معنای تشخیص اقلام ضروری از غیر ضروری است و اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویت‌ها برای رهایی از غیر ضروری‌هاست که برای اجرای این مرحله بهتر است.

• کلیه اقلام ضروری و غیر ضروری موجود در محل کار خود را لیست کنید
• غیر ضروری‌ها را دور بیندازید و موارد ضروری را با توجه به موارد استفاده و نوع نیاز به آن‌ها دسته‌بندی کنید
• برای مواردی که نیاز به تعیین و تکلیف یا تعمیر دارند اقدام کنید
• عیوب و خرابی‌ها را شناسایی کنید و برای رفع آن‌ها اقدام کنید
• آلودگی‌ها و منابع آلودگی را شناسایی کرده و برای رفع آن‌ها اقدام کنید
• سیم کشی و کابل کشی محیط کار باید به گونه‌ای باشد، که خطر برق گرفتگی برای کارکنان نداشته باشد.
• میزهای مورد استفاده باید سالم و فاقد هر گونه ترک، شکستگی باشند

2-نظم و ترتیب ( Systematic Arrangement )

در این مرحله تمام مواردی که دسته بندی شده‌اند را در مکان‌های تعیین شده قرار می‌دهند تا بتوانند به آسانی و کارآمد از آن‌ها استفاده کنند.

• یک طرح چیدمان از محل کار خود ترسیم کنید و تصمیم بگیرید که هر یک از موارد باید در کجا قرار بگیرد
• هدف کلی در این مرحله استفاده بهینه از فضا می‌باشد
• موارد با توجه به نوع و دفعات استفاده در بهترین مکان قرار دهید
• اقلامی که مرتبا استفاده می‌شوند در محل‌های در دسترس قرار داده شوند
• اقلامی که بعضا مورد استفاده قرار می‌گیرند در محل‌های کمی دورتر که از مرکزیت برخوردارند نگهداری شوند
• اقلامی که استفاده نمی‌شوند ولی باید نگهداری شوند باید در اتاق بایگانی راکد نگهداری شود
• کلیه اسناد باید دارای برچسب و فهرست باشند و قابل شناسایی و ردیابی باشند
• کلیه قفسه‌ها و کشوها باید برچسب‌گذاری شوند
• در تمامی اتاق‌ها و راهروی اصلی سطل زباله قرار دهید
• قرار دادن کپسول آتش نشانی در محل تعیین شده
• قرار دادن جعبه کمک‌های اولیه در محل تعیین شده
• سیم برق، تلفن و کامپیوتر….. نباید در وضعیتی باشد، که مانع رفت و آمد ایمن کارکنان شود و باید سیم‌های بلند جمع‌آوری شده و دور آن بسته شود.
• قرار دادن اشیاء مختلفی مانند کارتن، بسته‌های کاغذ، وسایل پذیرایی در کتابخانه ممنوع است.
• از گذاشتن کیس و پرینتر روی زمین خودداری شود
• از جا سی‌دی‌های مناسب جهت نگهداری سی‌دی ها استفاده گردد
• سی‌دی ها باید از نظر محتوا دسته بندی و برچسب گذاری شوند

وجود هر وسیله بر روی میز اداری به شرط داشتن شرایط زیر بلامانع است :

الف ) در طول زمان اداری حداقل دوبار مورد استفاده قرار گیرد
ب ) با نظم چیده شده باشد
ج ) ابزار کار فنی نباید روی میز اداری باشد
د ) در پایان کار اداری به جزء پرونده در دست اقدام، پرونده دیگری نباید روی میز اداری قرار گرفته باشد و بقیه پرونده‌های جاری باید در محل‌های تعیین شده خودشان قرار گرفته باشد.

کازیه با برچسب‌های: ورودی، خروجی و در دست اقدام لیبل‌گذاری شود و لیبل‌ها تایپ شده، یکسان و منظم باشند

3-نظافت ( Spick-and-Span )

پاکیزه‌سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگی‌ها و مواد خارجی است. به عبارت دیگر پاکیزه‌سازی نوعی بازرسی است برای حذف آلودگی‌ها می‌باشد.

• محل کار را از آلودگی و گرد و غبار پاک کنید
• رنگ آمیزی محل‌های مورد نیاز
• استفاده از سیستم تهویه و سیستم روشنایی مطلوب
• انجام بازرسی و پاکیزه سازی مستمر و پیشگیری از کثیفی
• شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و کنترل آن‌ها
• انجام نظافت مطابق با برنامه نظافت تدوین شده
• تابلوهای سر در اتاق‌ها، راهروها، کف اتاق‌ها را نظافت کنید
• سطل‌های زباله پایان هر روز تخلیه و شسته شوند
• برای جلوگیری از آلودگی صوتی، صدای زنگ تلفن‌ها را تا آنجا که امکان دارد کم کنید
• از بکارگیری تعداد زیاد قاب، تصاویر، پوستر، نقشه، برچسب یا آرم خودداری کنید.
• رعایت نظافت جهت کلیه ملزومات کامپیوتر و سیم‌های رابط آن الزامی است

4-استانداردسازی ( Standardization)

هدف از این مرحله تنظیم کلیه مواردی است که پیاده‌سازی، کنترل و اصلاح دائمی سه مرحله قبل را تسهیل می‌کند همچنین حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای سه اصل اول می‌باشد.

• تدوین کلیه روش‌ها، قوانین، استانداردهای مورد نیاز
• تدوین برنامه نظافت
• تعیین محل کپسول آتش‌نشانی
• تعیین محل جعبه کمک‌های اولیه
• تدوین استاندارد برچسب‌ها و لیبل‌های مورد استفاده

5-نظم و انضباط ( Self-discipline )

انضباط عبارتست از آموزش عادات، توانایی‌ها جهت انجام یک وظیفه خاص و نکته اصلی ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. تمام قوانین و استانداردها و اجرای 5S باید به صورت کارهای روزمره کارمندان در بیاید و بخش جدایی ناپذیر کار آن‌ها شود .

آموزش کلیه استانداردها، روش‌ها و قوانین تدوین شده به کارمندان و رعایت آن‌ها به صورت دائم

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با نام نویسنده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.