تدوین چارت سازمانی

تدوین چارت سازمانی برای هر کسب‌وکاری یک ضرورت است با تدوین نمودار سازمانی ، شغل‌ها و وظایف هر شغل مشخص‌شده و نظم در اجرای فرآیندهای کسب‌وکار ایجاد می‌شود.

قدم‌های اصلی جهت تدوین چارت سازمانی و نحوه ترسیم آن در ادامه توسط پیام خرازیان ارائه‌شده است .

تدوین چارت سازمانی

ضرورت تدوین چارت سازمانی

• تعیین ارتباطات و فعالیت‌های کاری

درهر کسب‌وکاری ،کارکنان جهت انجام فعالیت‌ها با سایر همکاران در ارتباط هستند نحوه ارتباط کارکنان و نقش آن‌ها در موفقیت کسب‌وکار تنها از طریق شفاف‌سازی وظایف و ارتباطات با چارت سازمانی امکان‌پذیر است.

• توسعه کسب‌وکار

گسترش هر کسب‌وکار تنها با ایجاد نظم و تقسیم وظایف به هر یک از کارکنان شاغل در آن کسب‌وکار، امکان‌پذیر است .
ممکن است یک کسب‌وکار کوچک باشد و بدون چارت سازمانی ، فعالیت‌های خود را اجرا نماید اما توسعه و گسترش فعالیت‌های هر کسب‌وکاری بدون چارت سازمانی امکان‌پذیر نیست.

• استانداردهای بین‌المللی مدیریتی

در استانداردهای مدیریتی نظیر ایزو 9001 ، ایزو 14001 ، ایزو 45001 و سایر استانداردهای مدیریتی ،تعیین نقش‌ها ، مسئولیت‌ها و اختیارات الزام است بدیمن منظور سازمان باید شغل‌های سازمانی را در چارت سازمانی مشخص نموده و سپس شرح و مسئولیت‌ها و اختیارات (شرح وظایف)را به کارکنان ابلاغ نماید.

• استاندارد محصول

جهت دریافت نشان استاندارد محصول سازمان باید ساختار سازمانی مسئولیت‌های کلیدی را جهت انطباق محصولات با الزامات استاندارد، تعیین نماید بدین مسئولیت‌های اصلی در چارت سازمانی مشخص نموده و برای هر یک از شغل‌ها شرح وظایف تدوین می‌نماید

چه کسی چارت سازمانی را تدوین می‌نماید ؟

• مسئولیت اصلی تدوین ساختار سازمانی و تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات شغل‌ها بر عهده مدیریت ارشد(مدیرعامل،هیئت‌مدیره) است .
• ترسیم نمودار سازمانی یکی از الزامات بخش منابع انسانی هر سازمان است که ترسیم نادرست آن باعث سردرگمی و ایجاد اختلال در فعالیت‌های جاری سازمان می‌شود.
• طرح اولیه چارت سازمانی توسط مدیر منابع انسانی یا مشاور مستندسازی فرآیندها بر اساس قدم‌های زیر تدوین‌شده و به مدیر ارشد جهت تصویب ارائه می‌شود

قدم‌های اصلی تدوین چارت سازمانی

1- شناخت کسب‌وکار

1-1 شناخت محیط کسب‌وکار

شناخت محیط کسب‌وکار، از طریق روش‌های زیر می‌تواند انجام شود.

• شناسایی ذینفعان و الزامات آن‌ها

مثلاً الزامات قانونی اداره استاندارد در خصوص شرایط احراز مسئول فنی یا شرح وظایف مدیر کنترل کیفیت

• تحلیل کلان محیط بیرونی

بررسی کلان فرصت‌ها و تهدیدهای و استراتژی‌های سازمان (در صورت وجود)

• مطالعه وضعیت ساختار سازمانی رقبا
• مطالعه تجارب موفق در صنعت مربوطه
• بررسی سیاست‌های حاکم بر سازمان

2-1 شناخت درون سازمان

شناخت سازمان از طریق روش‌های زیر می‌تواند انجام شود:

• مطالعه الزامات سازمانی

نظیر الزاماتی که از طرف هولدینگ به شرکت اعلام‌شده است

• بررسی وضعیت انجام فعالیت‌ها

اندازه سازمان نظیر تعداد کارکنان ، سایت‌ها ، کارخانه و دفاتر سازمان

• تنوع و پیچیدگی محصولات

نوع سازمان شامل سازمان تولید محور، سازمان پروژه محور، سازمان خدماتی و ….
مثال سازمان پروژه محور بیشتر کارکنان در پروژه‌ها مستقر هستند و ستاد فرماندهی امور را بر عهده دارد.

• مطالعه ارکان جهت ساز

اسناد کلان مدیریتی نظیر مأموریت ، چشم‌انداز ، ارزش‌های اخلاقی و اهداف (در صورت وجود) مطالعه می‌شود.

• انجام مصاحبه با مدیران ارشد
• بازدید میدانی از وضعیت انجام فرآیندها و فعالیت‌ها

شناسایی نحوه‌ی انجام فرآیندها: میزان ارتباط و نحوه‌ی گزارش دهی و گزارش‌گیری مشخص می‌شود. با انجام این موضوع مشخص می‌شود چه کسی با چه کسی در ارتباط است.

خروجی این شناخت می‌تواند به درک بهتر از موضوعات زیر برای تدوین ساختار سازمانی کمک نماید:

• شناسایی کلان فرآیندهای سازمان
• شغل‌های کلیدی سازمان

2- انتخاب نوع ساختار سازمانی

ساختار سازمانی اشکال مختلفی دارد که بسته به هر سازمان و شرایط موجود از هر یک می‌توان استفاده نمود . موضوعات اشاره‌شده در بند شناخت کسب‌وکار می‌تواند در انتخاب نوع ساختار سازمانی متناسب با سازمان کمک نماید

چارت سازمانی اکثر شرکت‌های ایرانی از نوع بخشی، وظیفه‌ای ، سلسله مراتبی و ماتریسی است.

3- طراحی چارت سازمانی

انتخاب نرم‌افزار مناسب

الف) نرم‌افزار ویزیو(Vision)

این نرم‌افزار از گروه نرم‌افزارهای آفیس شرکت مایکروسافت است که برای ترسیم نمودار به کار می‌رود. از قابلیت‌های این نرم‌افزار ترسم نمودار سازمانی است. به دو طریق می‌توان با استفاده از visio نمودار سازمانی ترسیم نمود:

روش اول: ترسیم نمودار سازمانی از پایه و اساس
این روش تنوع زیادی دارد و می‌توانید نمودار را با هر شکل و اندازه‌ای که می‌خواهید ترسیم کنید.

• ابتدا نرم‌افزار Visio را اجرا کنید. و از منوی بازشده، به قسمت General بروید.
• سپس صفحه‌ی جدیدی باز می‌شود که باید بر روی گزینه‌ی Basic Diagram کلیک کنید.
• اکنون می‌توانید طراحی را شروع کنید. در این قسمت اشکال مختلفی قرار دارند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. در قسمت بالا نیز از Connector برای اتصال شکل‌ها استفاده کنید.

روش دوم: استفاده از قالب‌های آماده
با استفاده از این روش می‌توانید با نمودارهای آماده ، سریع چارت سازمانی را طراحی نمایید.

• در همان صفحه‌ی ابتدایی در قسمت Business، یکی از شکل‌های آماده Organization Chart نام دارد. بر روی آن کلیک کنید.
• سپس دو گزینه دارید. می‌توانید از اشکالی که از قبل بر روی یک دیتابیس موجود هستند استفاده کنید و یا شکل خودتان را رسم کنید.
• با انتخاب گزینه‌ی دوم و انتخاب نام نمودار، می‌توان از اشکال آماده استفاده کنید.

ب) نرم افزار اکسل(Excel)

برای ترسیم چارت سازمانی می توان بعد از ایجاد یک صفحه ، از قسمت shape ، باکس های شغل را انتخاب نمود و پس از ترسیم با خط به هم متصل نمود.

ج) نرم افزار Edraw OrgCharting

این نرم‌افزار یکی از ابزارهای مناسب و شناخته‌شده برای رسم نمودار سازمانی محسوب می‌شود. شرکت‌های بزرگ از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند ازجمله:

Dell-cisco-hp-Insight-BDC-HSBC

این نرم‌افزار قابلیت رسم نمودار سازمانی سلسله مراتبی، شبکه‌ای و انواع دیگر را دارد. همچنین می‌توانید برای راحتی کار از قالب‌های آماده‌ی آن استفاده کنید. حجم این نرم‌افزار در پلتفرم ویندوز 60 مگابایت و قیمت آن 145 دلار هست اما می‌توانید نسخه‌های کرک شده‌ی آن را به‌صورت رایگان دانلود کنید.

آدرس سایت نرم‌افزار ترسیم چارت سازمانی:

orgcharting

4- بازنگری و اصلاح

پس از تدوین چارت سازمانی، چارت سازمانی توسط مدیریت ارشد بازنگری و تصویب می‌شود . برای هر یک از شغل‌های مشخص‌شده در چارت سازمان، شرح وظایف تدوین‌شده و به کارکنان ابلاغ می‌شود.
در صورت تغییر عوامل مربوط به محیط بیرون و درون سازمانی مشخص‌شده در بند 2 ، چارت سازمانی توسط واحد منابع انسانی بازنگری شده و جهت طی مراحل تائید و تصویب به مدیریت ارشد ارائه شود.

با رعایت و اجرای چهار قدم ( شناخت کسب‌وکار، انتخاب نوع ساختار، ترسیم چارت و بازنگری و اصلاح )، چارت سازمانی تدوین‌شده و سازمان در انجام وظایف کارکنان و ارائه خدمات و محصولات به مشتریان به‌صورت پویا عمل خواهد نمود.

مطلب تدوین چارت سازمانی، توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است