ساختار تدوین روش اجرایی
ساختار تدوین روش اجرایی ، باید به‌صورت متن، نمودارهای گردش کار، جداول یا ترکیبی از آن‌ها و یا هر روش دیگری که متناسب با نیازهای سازمان باشد.
روش اجرایی گردش اطلاعاتی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند را تشریح می‌نماید به‌منظور تشریح فعالیت‌های هر فرایند ممکن است یک یا چند روش اجرایی تعریف شود.
درویرایش جدید استاندارد ISO 9001:2015 ، تدوین روش اجرایی الزام نیست و سازمان باید با توجه به بلوغ سازمان خود در صورت نیاز، روش اجرایی موردنیاز خود را تدوین نماید.
روش‌های اجرایی مدون معمولاً فعالیت‌هایی را شرح می‌دهند که مربوط به امور مختلف است درحالی‌که دستورالعمل‌های کاری عموماً مربوط به کارهایی است که براي انجام یک وظیفه صورت می‌گیرد.
ابتدا برای هر روش اجرایی عنوانی تعیین می‌شود که این عنوان باید به‌روشنی روش اجرایی را مشخص نماید نظیر: روش اجرایی خرید، روش اجرایی نگهداری محصول و ….
ساختار تدوین روش اجرایی ایزو
درساختار نگارش روش اجرایی ایزو ، باید موضوعات زیر مدنظر قرار گیرد: :
1- ظاهر روش اجرایی
- نگارش صفحه روی جلد روش اجرایی
صفحه روی جلد روش اجرایی با ظاهری زیبا و آراسته شامل اطلاعات عنوان سند ،کدسند،شماره ویرایش،تاریخ ایجاد سند، مشخصات بازنگری، تصویب و تجدیدنظر با در نظرگیری تهیه‌کننده، تائید کننده و تصویب‌کننده
- تعیین هدر و فوتر در سایر صفحات
استاندارد نمودن هدر ، شامل :
تعیین محل قرارگیری لوگوی سازمان،
تعیین محل قرارگیری عنوان سند در هدر تعیین محل قرارگیری کد سند ، ویرایش سند و شماره صفحه
| لوگوی شرکت | نام سند | کد سند: شماره بازنگری: |
استاندارد نمودن فوتر :
تعیین محل قرارگیری شماره صفحه
تعیین محل قرارگیری آدرس سایت یا سایر مشخصات شرکت در صورت نیاز
| آدرس سایت شرکت | صفحه 1 از 2 | کد سند: F001 ویرایش:B |
2-شناسه یا کد روش اجرایی
کد روش اجرایی باید بر اساس ساختار کدینگ مستندات تعیین‌شده و کد سند بر روی صفحه روی جلد و در صورت نیاز بر روی هدر یا فوتر هر صفحه لحاظ شود .
3-بازنگری، تصویب و تجدیدنظر
شواهد بازنگری، تصویب، وضعیت و تاریخ تجدیدنظر روش‌های اجرایی بایستی مشخص شود. بدین منظور تهیه‌کننده، تائید کننده و تصویب‌کننده هر سند می‌تواند در محل‌های زیر مشخص شود.
- صفحه روی جلد روش اجرایی
- ویرایش
- 0
- 1
- 2
- 3
- 4
- تاریخ
- 97/01/01
- 97/03/10
- 97/05/15
- 97/10/20
- 98/02/10
- تهیه‌کننده
- رضایی
- رضایی
- رضایی
- رضایی
- رضایی
- تائید کننده
- احمدی
- احمدی
- احمدی
- محسنی
- محسنی
- تصویب‌کننده
- خرازیان
- خرازیان
- خرازیان
- خرازیان
- خرازیان
- در فوتر تمام صفحات
| تهیه‌کننده | تائیدکننده | تصویب‌کننده |
4-اجزای اصلی ساختار نگارش روش اجرایی
هدف یا مقصود :
مقصود از روش اجرایی مدون بایستی بیان شود.
به‌عنوان‌مثال :
- هدف روش اجرایی خرید : تشریح مراحل خرید کالای مصرفی و سرمایه‌ای
- هدف روش اجرایی انبار : تشریح مراحل نگهداری محصول شامل چیدمان، انبارش، محافظت،نحوه ورود و خروج محصولات و جابجایی محصولات است.
دامنه کاربرد
دامنه کاربرد روش اجرایی مدون بایستی حوزه‌هایی که قرار است پوشش داده شوند و حوزه‌هایی که قرار نیست پوشش داده شوند را مشخص نماید.
به‌عنوان‌مثال :
- دامنه کاربرد روش اجرایی خرید : خرید تمام کالاهای مصرفی و سرمایه‌ای
- دامنه کاربرد روش اجرایی انبار : نگهداری محصول شامل مواد اولیه ،قطعات نیمه ساخته ، اموال مشتری و محصول نهایی
مسئولیت و اختیار
مسئولیت و اختیار افراد و/یا بخش‌های سازمانی و همچنین ارتباط میان آن‌ها با فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان ،مشروح در بخش شرح فعالیت‌ها روش اجرایی مربوطه در نمودارهای گردش کار یا متن‌های توصیفی مشخص‌شده است
در این بخش مسئولیت‌های اساسی مرتبط با روش اجرایی بر اساس مندرجات بخش شرح فعالیت‌ها، به‌صورت مختصر مشخص می‌شود
در روش‌های اجرایی می‌توان به دستورالعمل‌های کاری که نحوه واقعی انجام یک فعالیت را شرح می‌دهند، ارجاع داد.
شرح فعالیت‌ها
میزان جزئیات مندرج در روش اجرایی معمولاً می‌تواند برحسب پیچیدگی فعالیت‌ها، روش‌های مورداستفاده، سطح مهارت‌ها و آموزش لازم برای افرادی که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند، متفاوت باشد.
جدا از میزان جزئیات، موارد زیر هر جا که کاربرد داشته باشند بایستی در تهیه روش‌های اجرایی مدنظر قرار گیرند
- الف- مشخص کردن نیازهای سازمان، مشتریان و تأمین‌کنندگان آن
- ب- تشریح فرآیندها به‌صورت متن و/یا نمودارهای گردش کار مرتبط با فعالیت‌های مورد نیاز
ج- تعیین این که چه کاری بایستی انجام گیرد، توسط چه شخصی یا کدام واحد سازمانی و چرا، چه موقع ، کجا و چگونه - د- تشریح کنترل فرآیندها و کنترلهای مربوط به فعالیت‌های مشخص‌شده
- هـ- مشخص کردن منابع موردنیاز براي انجام فعالیت‌ها (ازنظر کارکنان، آموزش ، تجهیزات و مواد)
- و- مشخص کردن مستندات مناسب مربوط به فعالیت‌های موردنیاز
- ز- تعیین درونداد و برونداد فرآیند، و
- ح- تعیین اندازه‌گیری‌هایی که بایستی انجام گیرد.
سازمان می‌تواند تصمیم بگیرد که کدام‌یک از اطلاعات فوق برای در نظر گرفته شدن در تدوین یک روش اجرایی مناسب‌تر است.
سوابق
سوابق مربوط به فعالیت‌های شرح داده‌شده درروش اجرایی مدون بایستی در همین بخش از روش اجرایی مدون یا در سایر بخش‌های مرتبط تعریف شوند.
فرمهایی مورداستفاده درروش اجرایی و روش مورداستفاده جهت تکمیل، بایگانی و حفظ سوابق بایستی برحسب کاربرد در متن روش اجرایی بخش شرح فعالیت‌ها مشخص گردند.
نحوه نگارش بخش شرح فعالیت در روش اجرایی :
- توصیفی و نوشتاری
به‌صورت نوشتاری ، مطابق توضیحات ارائه در بالا، شرح فعالیت تشریح می‌شود .
- نمودارهای گردش کار Flow Chart
فرمت نمودار گردش کار متناسب با سطح بلوغ سازمان مشخص می‌شود .
- تلفیق متن نوشتاری و نمودارهای گردش کار
پیوست‌ها
پیوست‌های حاوی اطلاعات پشتیبانی‌کننده روش اجرایی مدون از قبیل جداول، نمودارها، نمودارهای جریان و فرم‌ها می‌تواند در روش اجرایی مدون گنجانده شود.
بدین منظور فهرستی از پیوست‌های مرتبط با روش اجرایی مطابق زیر تدوین می‌شود.
| ردیف | نام سند | کد سند |
| 1 | فرم درخواست خرید | F21 |
| 2 | فرم اطلاعات خرید | F22 |
| 3 | فرم تصدیق کالای خریداری شده | F23 |
علاوه بر بخش‌های اشاره‌شده در ساختار نگارش روش اجرایی می‌توان بخش زیر را نیز به ساختار تدوین روش اجرایی اضافه نمود:
مستندات مرجع :
مستندات مرجع مورداستفاده جهت تدوین بخش شرح فعالیت‌های روش اجرایی در این قسمت نام‌برده می‌شود نظیر نام و شماره استاندارد مربوطه
نمونه روش اجرایی توصیفی :
این مطلب توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.